辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的優化措施研究

文/中共鹽城市委黨校 潘海燕

檔案管理是一項需要專業技術和服務意識的工作，其具有十分悠久的歷史，是人類文明得以繼承和流傳的重要技術手段。而基于不同的應用和對檔案信息價值的判斷，大到一個國家小到一個基層組織機構都有相應的檔案管理制度和相關的規范。此外，檔案信息資源的服務對象和范圍也不盡相同，既有面向社會公眾開放的歷史檔案信息，也有服務于檔案建設管理單位內部日常工作需要的企事業單位的運營檔案。

一、新時期辦公室文書檔案收集與歸檔管理面臨的挑戰

辦公室是企事業單位有價值的文書檔案資源產生和傳遞的主要場合，因此，檔案管理工作中的信息資源收集環節通常以辦公室為主要的信息資源采集對象。而隨著信息化時代的來臨，多種科學技術手段被應用到辦公室與企事業單位的管理運營工作中，因此以往基于紙質文書和文字表達形式的辦公室檔案資源的收集面臨新的挑戰。

（一）文書檔案的信息資源形式與內容的多樣化。在傳統的企事業單位辦公室工作中，文書檔案會以紙張為載體直接以文字的形式和標準化的格式形成，因此辦公室文書檔案的收集與歸檔主要以檔案室相關工作人員收集或通過相關部門辦公室主動進行重要文檔資料的交接來完成。檔案管理部門的人員會根據工作規范的要求對辦公室的紙質文書檔案進行處理和歸檔。而目前由于絕大部分企事業單位實現了辦公自動化和信息化，并且各個部門的工作內容因需要處理事務的復雜性也更加豐富。因此，原本就非常多樣的辦公室文書又演化出了更多的內容與形式，不僅信息內容從單一的文字或圖片向多媒體形式演變，信息的載體也從紙質變成了紙張與數字化的存儲介質并存。而且數字化文檔信息的傳播渠道也不再依靠人與人之間的交接，而是可以通過各管理部門之間的網絡進行傳遞。所以對于辦公室文書檔案的收集和歸檔面臨如何確保所有形式和內容的有價值信息資源能夠被完整地收集、在多樣化的信息產生、加工和傳遞模式下，又從哪一個環節入手進行信息資源的收集等問題。

（二）檔案信息具有更高的使用價值和使用頻率。檔案管理工作實質上是對有價值的信息資源的采集、加工和管理，而且最終目的是使相關信息資源能夠服務于特定人群、企事業單位或機構組織的需要，從而創造出更大的經濟效益和社會效益。而在當今快節奏的社會生活環境下，信息資源是人們基于特定目標進行決策的客觀依據，尤其是對企事業單位而言，信息資源對其維持正常的運行和制定科學的發展戰略起到至關重要的作用。因此，檔案作為企事業單位重要活動的記錄和見證資料，在日常運營管理工作中使用價值與應用的頻率正在快速提高。這就要求新形勢下檔案管理工作必須確保檔案信息的時效性與高質量，才能為企事業單位各部門的正常運行和戰略決策提供及時又有價值的信息資源服務，實現檔案管理工作和檔案信息的價值。

（三）文書檔案采集范圍和歸集方法的標準化。面對信息化管理形式下信息資源的形式、內容、載體以及交互模式的變化，檔案管理部門在制定辦公室文書檔案的采集規范和具體的歸集方法方面面臨新的課題。在相關檔案管理規范的框架下，如何判斷辦公室多元化信息資源的價值、對于不同存儲形式的信息資源按照何種標準進行處理和歸檔、怎樣確保一項重要事務在處理的過程中產生的有價值信息資源能夠被及時、完整地收集和歸檔等都是事關檔案信息質量的急需解決的問題。

二、辦公室文書檔案收集與歸檔工作的現實困境

雖然在企事業單位的管理工作中，信息資源的價值已經得到廣泛地認同，但是人們對檔案管理卻存在很多錯誤的認知，很多人將其等同于對文件資料的保管。因此，在很多單位內部，檔案管理部門的工作并沒有得到足夠的重視，導致辦公室文書檔案的收集與歸檔面臨很多困難。

（一）得不到信息資源提供者足夠的支持和理解。為確保檔案信息的價值，對辦公室工作中產生的文書資料必須根據管理規范要求進行定期或跟蹤收集。而通常有整理和歸檔價值的資料基于特定管理事務具有關聯性和流動性，即一項重要事務或經濟活動中會產生一系列的文書資料，并且其產生過程會經由企事業單位的多個部門不斷增加和完善才形成了各種符合歸檔要求的文書檔案。因此，辦公室文書檔案的收集需要得到多個管理部門辦公室工作人員以及管理者的配合和支持，才能夠及時得到相關資料并確保其連續性、規范性與完整性。但是由于目前很多辦公室工作人員對檔案管理工作知之甚少，不能及時配合檔案管理工作提供規范和全面的文書檔案，阻礙了及時和高質量完成重要資料的歸檔。

（二）缺乏檔案管理專業技術和豐富經驗的人才。由于絕大部分企事業單位對檔案管理在其工作和決策中的價值缺乏正確認知，導致檔案管理部門的工作被視為最沒有專業技術含量和無足輕重的任務。因此，很多情況下負責辦公室文書資料收集的人員既缺乏足夠的現代檔案管理專業知識，也不了解具體的檔案信息收集規范。因而不僅信息資源的收集效率不高，也無法保證所收集資料的規范性與完整性。

（三）檔案信息資料的收集與處理方法滯后于單位的管理模式。由于人們對檔案管理工作不夠重視，企事業單位忽視了對檔案管理部門辦公條件的改善，使其信息資料的收集和處理方法過于依賴人力。并且在信息化建設方面也沒有給予足夠的技術支持，導致對于多媒體形式信息資料的歸檔存儲以及紙質文檔的數字化加工方面缺乏足夠的硬件設施和專業的管理軟件，與普遍實現信息化管理和自動化辦公的運營環境形成了反差。不利于提高檔案信息資料的收集和處理效率，也阻礙了檔案管理部門與其他部門辦公室之間建立有效的溝通和信息交換。

三、創新辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的措施

為使辦公室文書檔案的收集和歸檔管理能夠達到新形勢下的信息服務需要，徹底解決檔案管理工作中基礎的信息收集困境，應從思想意識、管理制度以及信息資源收集規范等多方面進行創新，優化檔案管理工作的效率并提高檔案信息資源的應用價值。

（一）在單位上下形成對文書檔案收集與歸檔工作的正確認知。基于檔案信息資源所反映的企事業單位重要事件的發生和發展過程，通過自上而下適當的普及檔案管理的常識和新時期檔案信息資源的應用價值，能夠扭轉人們對辦公室文書檔案收集和歸檔工作重要性的忽視，并且了解所屬部門辦公室所有文書的規范、價值以及應如何配合檔案管理部門的工作。從而消除辦公室文書檔案收集和歸檔工作中的阻礙，確保所有文檔的規范性和完整性。

（二）創新管理制度和工作流程，提高工作質量。在辦公室文書檔案資料出現多種形式、不同存儲介質與流通模式的情況下，首先應完善相關管理制度和制定新形勢下的標準化工作流程。從而一方面以管理制度對有價值的辦公室文書資料在歸檔前的形成、保管和收集或交接環節明確責任和義務，以便促進相關人員形成檔案資料管理意識。并且確保重要文檔的內容和形式符合規范要求并且按照要求及時交接和歸檔。另一方面，有了標準化的辦公室文書檔案收集和歸檔工作流程，可以讓負責文檔收集和歸檔的工作人員按照工作流程的要求及時跟蹤收集和整理重要的檔案信息資源，提高檔案信息的質量。

（三）充分利用現代科技手段提高文書檔案收集與歸檔的工作效率。鑒于現代科學技術手段在數字化信息的傳輸、分析處理以及信息交互方面強大的功能，檔案管理工作中也應引入最先進的技術手段，用于對辦公室文書檔案資料的收集與加工儲存。首先基于單位內部的信息化管理系統網絡平臺，檔案管理部門應就檔案資料的收集和交接工作建立與各個部門辦公室之間的聯絡，對能夠以網絡渠道傳輸的數字化文檔實現實時傳遞，避免因收集或交接不及時導致文檔資料的缺損或失效性。其次，針對重要的事務或經濟活動中需要收集和歸檔的辦公室文書資料，檔案管理部門的相關人員可以通過網絡平臺關注其產生和傳遞過程，并且對于內容或形式不符合歸檔規范的情況進行指正。

（四）建立與信息化時代相適應的文書檔案收集與歸檔標準和規范。對于不同存儲介質或信息標準不一致的辦公室文書檔案資料，應根據文檔的性質、檔案管理等級與本單位的實際情況制定新的收集標準和規范。在符合國家和行業相關檔案管理規范的前提下，對具體文檔的儲存方式、加工標準和分類進行規范化。例如，紙質文檔是否需要數字化以及數字化文檔是否需要與紙質版本分別存儲等。

（五）培養具備現代檔案管理專業技能和責任心的人才。雖然檔案管理一直是一項專業性很強且需要足夠責任心的工作，但是卻由于普遍不被重視而導致相關工作崗位人員難以安心工作，使具備現代檔案管理專業技能和經驗的人才匱乏。因此，相關企事業單位應在檔案管理人才的儲備方面做更多工作，基于現代檔案管理對信息資源的采集、加工以及歸集的專業化理論和實踐技能的高標準，拓展相關人員的聘任或培訓渠道，逐步改善檔案管理部門人力資源的結構。并且針對檔案管理部門對辦公室文書檔案收集與歸檔工作的創新要求，為其提供物質與資金方面的支持，讓檔案管理部門的工作能夠與單位的整體管理運營體系同步進入信息化，既方便信息化檔案資料的收集和歸檔，也能夠依托管理信息化平臺為各部門的運行提供實時和高質量的檔案信息服務。

四、結束語

信息技術和網絡技術在人類社會的生活和工作領域引發了深刻變革，雖然人們普遍認為能夠通過開放的互聯網獲得任何想得到的信息資源，從而質疑檔案信息對實踐工作的價值。但是檔案信息是基于對一系列有價值的信息資源進行加工和儲存的，因此其提供的信息可以完整再現整個事件的發生和發展過程。因此，在信息資源極為豐富的情況下，越發顯出檔案信息技術對提高信息資源使用價值方面的重要意義。