淺談以檔案管理把控熱計量項目關鍵節點

孫淼

摘要：目前國家大力推行供熱按熱計量收費，以天津市為例，新建住宅項目必須安裝熱量表并實現數據遠傳。熱量表安裝及遠傳系統搭建項目一般以小區為單位，有著項目規模小、實施周期短、項目量大、同時進場項目多等特點，傳統大型項目管理的方式和經驗并不適用于熱計量項目。

關鍵詞：檔案管理 熱計量項目

熱計量項目的開展時間受供熱季影響較大，一般在6-10月份集中實施，難以避免多個項目同時進場，且要求的竣工時間基本一致，另外由于該類項目已非常成熟，一般項目的施工周期不會超過1個月。這些特點就要求項目負責人同時管理多個項目，經常由于項目節奏快、短時間收到的相似信息較多導致存在項目臺賬管理混亂、檔案資料歸檔不及時等問題。

通過多年熱計量項目管理經驗積累，總結出通過檔案管理把控項目關鍵節點的管理方式，顛覆在項目進行中收集資料然后歸檔的方式，而是以資料歸檔情況反推項目進度從而實現項目管理。

熱計量項目實施過程一般存在現場勘查、入場通知、設備到貨、安裝完成驗收及竣工驗收等關鍵節點，每個關鍵節點都有重要的項目資料產出：現場勘查應產出現場勘察表，記錄現場狀況、實施方案、問題及整改情況等信息；入場通知應產出入場通知單，明確現場安裝表計的品牌、數量、管徑及實施系統遠傳搭建的供應商；到貨確認應產出到貨確認單，核對現場供應的設備和招標封樣是否一致；安裝完成驗收應產出驗收單，確認現場安裝情況是否符合驗收標準；竣工驗收應產出驗收單，確認遠傳系統數據上數情況是否符合驗收標準。以及項目招標、合同簽訂、付款申請等流程資料，項目整體所有關鍵節點均有資料產出。

項目管理過程中存在多類臺賬，分別整理項目進度、合同款項、檔案管理等內容，由于不同臺賬一般由不同人員負責，不同臺賬之間很難做到同步更新，經常出現項目臺賬顯示已經準備安裝完成驗收，但是檔案管理臺賬卻顯示到貨驗收單都還沒有歸檔，由于項目多，周期短，節奏快，項目負責人極容易出現忘記歸檔或者記混歸檔情況等問題，但是很作過程資料涉及相關方重多，一旦丟失，很難重制，尤其由計量院出具的鑒定報告，原件只有一份，無從補辦。

以歸檔情況管理項目進度后，根據最新歸檔的資料類別反推項目進度，將項目進度臺賬的關鍵信息加入到檔案臺賬內，有新的項目資料歸檔后，項目進度即隨之同步更新，如檔案臺賬顯示A項目最新歸檔的資料為入場通知單，項目進度即為項目已具備入場條件，下一步準備設備供應及到貨驗收。從而避免檔案臺賬和項目進度臺賬更新進度不一致等問題。

基于上述思路和理念，設計了檔案管理軟件，實現通過檔案歸檔進行項目管理。

軟件共分4個功能模塊，分別為檔案添加，修改，匯總展示，項目進度和設置。

檔案添加，修改模塊負責新建項目和添加檔案及修改既有信息，記錄項目名稱、編號、檔案的名稱及實際歸檔存放的物理位置，通過項目的名稱和項目編號可以查詢到已建項目的全部檔案信息，實現檔案的添加和覆蓋，考慮到過程資料的完整性，不支持刪除操作。

匯總展示模塊可以通過項目名稱或者編號查詢具體項目，也可以通過選擇查詢類別匯總檔案短缺、未完工項目或歸檔時間異常的項目，并支持導出查詢結果操作。

項目進度模塊提供項目查詢和檔案查看功能，通過項目名稱可以查詢具體項目，也可以通過選擇查詢類別匯總未完工、已完工或全部項目，右側上方表格顯示項目的所有節點信息，如節點名稱和完成時間等，導出功能能夠導出根據查詢類別匯總的結果和項目的當前進度，右側下方表格顯示該節點的檔案名稱及歸檔存放的物理位置，打開功能能夠實現打開選擇的檔案的電子版本。

檔案臺賬管理人員將根據檔案歸檔情況倒推的項目進度按期發放給所有項目負責人，由項目負責人分別核對項目進度和實際情況是否一致，一旦有不一致情況發生，即說明有檔案資料未及時歸檔，同時領導也可以參考檔案歸檔情況決定是否同意如付款申請等流程單據。