檔案管理原理在檔案管理現代化中的運用與分析

摘 要：在科技不斷發展的背景下，信息技術已經融入到生活、工作中，并且對檔案管理工作運行發展有一定的優化意義。本文通過標準化原理、最優化管理，兩個方面對檔案管理現代化的基本原理進行了分析，并從建立系統的檔案管理模式、提高管理人員的重視程度、構建優化信息整合原理，三個方面對檔案管理原理在檔案管理現代化中的運用策略進行了總結，希望為關注這一話題的人們提供參考。

關鍵詞：檔案管理 原理 現代化

引言：檔案是機構、個人的活動記錄，進而維護檔案安全工作較為重要，在應用先進的管理技術進行檔案管理工作時，為了能夠進一步提高管理工作的有效性，需要對檔案管理工作運行現狀，構建完善的管理模式，并提高檔案管理人員的重視程度與工作積極性，推動檔案管理工作進一步運行發展。

一、檔案管理現代化的基本原理

（一）標準化原理

在對檔案進行現代化管理時，需要按照標準化原理進行管理，具體可以通過以下兩個方面來了解，第一，檔案管理工作需要按照應用需求進行規劃分類，保障檔案管理工作能夠穩定運行，并發揮出其管理的實際意義。另外，由于檔案管理行業具有一定的規范性，為了提高檔案管理科學性，需要管理人員按照相關標準進行管理，提高檔案管理工作質量。第二，檔案管理工作在現代化發展的主要目的為提高資源管理有效性，進而在管理的過程中，相關工作人員能夠按照標準進行管理，提高檔案管理工作的運行穩定性。

（二）最優化管理

檔案管理現代化的基本原理中，具有最優化管理這一特點，具體可以通過以下兩個方面來了解，第一，由于檔案管理工作量大、種類多，容易出現管理失誤問題，為了推動管理工作運行發展，需要檔案管理工作中的各部分進行優化分析，提高檔案管理的有效性。第二，由于對資料信息處理工作較為復雜，對信息分類需要消耗大量的時間，降低了檔案管理工作效率，但在現代化管理時，能夠在保障信息完整的基礎上，提高信息處理效率，發揮出檔案管理的實際意義。

二、檔案管理原理在檔案管理現代化中的運用策略

（一）建立系統的檔案管理模式

為了保障檔案管理原理能夠發揮出現代化的意義，需要構建系統的檔案管理模式，具體可以通過以下兩個方面來了解，第一，工作模式對檔案管理工作運行穩定性有一定的影響，但部分檔案管理人員對檔案現代化管理的了解不足，難以提高檔案管理的整體性，為了改善這一現狀，管理人員可以先總結檔案管理工作中存在的問題，按照管理原則有針對性的構建管理模式，提高檔案管理的整體性。例如：為了使檔案管理具有現代化的特點，管理人員可以對其他檔案局應用的管理模式進行分析，對自身應用的檔案管理模式進行優化設計，提高檔案管理模式的完整性，推動檔案管理現代化發展[1]。第二，在構建檔案管理模式的過程中，為了推進檔案管理工作運行發展，需要按照檔案現代化管理原則進行分析設計，提高檔案管理模式的完整性，發揮出檔案管理的實際意義。另外，在構建檔案管理模式的過程中，為了能夠進一步提高檔案管理有效性，需要在初步擬定管理模式之后進行試運行，發現其中存在的問題并進行優化設計，推動檔案管理工作現代化發展。

（二）提高管理人員的重視程度

在檔案管理現代化中應用檔案管理原理時，需要提高管理人員的重視程度，具體可以通過以下兩個方面來了解，第一，部分檔案管理人員對管理工作的重視程度不高，甚至對檔案管理制度不夠了解，導致檔案管理工作混亂，沒有發揮出檔案管理的實際意義，為了改善這一現狀，需要提高管理人員的專業能力，例如：企業可以聘請檔案管理專家，對檔案管理人員講解檔案材料整理、信息分類等工作的方法，提高其專業能力，保障檔案管理工作能夠穩定運行[2]。另外，部分檔案管理人員對培訓工作的重視程度不高，沒有發揮出培訓的實際意義，為了改善這一現狀，需要在培訓工作結束之后進行考核工作，提高檔案管理人員對檔案管理工作的重視程度。第二，應用傳統方法進行檔案管理工作時，會出現人力、物力浪費的問題，為了改善這一現狀，發揮出檔案管理工作的實際意義，需要管理人員發揮出管理制度的實際意義，提高管理力度，使檔案管理工作現代化發展。

（三）構建優化信息整合原理

檔案管理原理在檔案管理現代化中運用時，需要構建優化信息整合原理，具體可以通過以下兩個方面來了解，第一，檔案整合工作能夠構建良好的檔案管理模式，達到提高工作效率的目的，但在整合的過程中，為了提高整合科學性，需要將檔案管理工作進行分類，并構建完善的分工模式，提高檔案信息整合的工作效率，發揮出檔案管理的實際意義。另外，由于檔案管理各部門之間的工作具有一定的聯系，為了保障檔案管理工作穩定運行，需要在信息整合工作之前，分析檔案整合目標，并按照這一方向進行信息整合工作，發揮出檔案管理的實際意義，推動檔案管理工作現代化發展。

結論：綜上所述，在信息技術不斷發展的背景下，為了提高檔案管理的科學性，需要先了解檔案管理工作運行現狀，并結合科技構建完善的檔案管理模式，使檔案管理向現代化方向發展。另外，在對檔案資源管理工作中，為了提高信息管理多樣性的目的，需要豐富檔案管理工作中的內涵，對信息進行整合，提高管理人員的重視程度與工作積極性，推動檔案管理工作向現代化方向發展。

參考文獻：

[1] 劉芙蓉.檔案管理現代化過程中存在的問題和改進措施[J].科技創新導報，2015，12（13）：206+208.

[2] 張長河.檔案管理原理在檔案管理現代化中應用分析[J].蘭臺世界，2013（20）：53-54.

作者簡介：蘇澤汐，性別：男，民族：回族，籍貫：湖南邵陽，出生年月：1987年12月

單位：邵陽廣播電視大學，郵編422000