項目檔案信息化管理研究

孫錫銘

摘要：項目檔案在各種檔案資源中屬于十分重要的內容及組成部分，并且占據不可替代的地位，因而科學合理開展項目檔案管理具有重要作用及意義。在當前項目檔案管理中，為能夠滿足實際需求，應當積極實現項目檔案管理信息化，從而使檔案管理水平及質量得以有效提升，促使項目檔案資源能夠得以更好利用，使項目檔案價值及作用得以更好發揮，促使項目檔案管理得以更好發展。

關鍵詞：項目檔案；信息化；管理

根據國家檔案局、國家發展和改革委員會關于印發《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》的通知（檔發[2016]11號）要求，對于項目檔案電子文件歸檔也越來越重視，因而加強檔案資源管理也就十分重要。在目前項目檔案管理過程中，信息化管理已經成為必然發展趨勢，也是必然需求，因而作為項目檔案管理工作人員，應當積極實現項目檔案信息管理，從而使項目檔案管理得到更理想效果，使檔案管理要求及需求得以滿足，為人們提供更好服務。

1項目檔案信息化管理概述

所謂項目檔案指的就是建設項目在建設過程中通過計算機等電子設備產生的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄，使傳統紙質檔案能夠經過掃描、拍攝及采集等手段轉變成為數字檔案，使其能夠在計算機中進行存儲，并且能夠在網絡中進行傳輸。項目檔案管理信息化的實現使傳統檔案信息管理方式得以改變，可對項目檔案更好進行儲存、傳輸以及利用，而項目檔案信息化管理的實質就是改變檔案資源存在形式，由紙質檔案轉變成為信息化數字檔案。

在當前社會科學技術不斷發展的大背景下，項目檔案管理信息化已經成為檔案行業發展的必然選擇及趨勢。對于傳統紙質檔案而言，在實際管理及利用方面有一定缺陷存在，如不利于借閱，借閱過程往往比較麻煩，且紙質檔案受各個方面因素影響比較大，很容易出現損壞情況。而項目檔案管理信息化的實現可使這些問題得以較好解決，將相關檔案信息儲存在計算機中，可較大程度地節約空間，并且能夠減少管理成本，同時也比較有利于借閱及查詢，另外，這些數字化檔案受環境因素影響比較小，不容易出現損壞情況，具有更高的安全性，因而在項目檔案管理中實現信息化管理也就十分必要，并且這也是新形勢下檔案管理的必然要求。

2項目檔案信息化管理有效途徑及策略

2.1轉變檔案管理理念

在項目檔案管理工作中，為能夠使檔案管理信息化得以更好實現，首先任務就是應當轉變管理理念。作為項目檔案管理部門及相關工作人員，應當認識到傳統檔案管理中存在的缺陷及新形勢下檔案管理要求，對于項目檔案管理信息化的優勢應當加強認識，從而在項目檔案信息化管理方面加強投入力度，為更好實行檔案信息化管理提供良好的支持。另外，項目檔案管理工作人員對于檔案信息化管理應當加強進一步研究，從而為檔案信息化管理的實現提供更加科學合理的理論依據及方法，確保檔案信息化管理得到更理想效果。

2.2構建項目檔案信息化管理機制

在項目檔案信息化管理過程中，另外一點就是應當構建科學合理的管理機制，這一點在項目檔案信息化管理方面也是基礎保障。具體而言，應當從以下幾個方面入手，首先，應當制定項目檔案信息化管理制度。在實際工作過程，檔案管理部門應當對原本檔案管理制度進一步完善，融入信息化管理內容，從而為檔案信息化管理的實現給予一定指導及規范，從而使檔案信息化管理得以更加科學合理開展。其次，應當構建檔案信息化管理方法。檔案管理部門應當結合自身實際情況，構建科學合理的信息化檔案管理方法，并且應當合理應用，在這一方面應當將檔案信息安全性作為重點內容，在保證安全性的基礎上，才能夠使檔案信息得以更好利用。再次，注重檔案信息利用。由于項目中記錄項目信息，因而在項目管理人員借閱時應當對借閱人員身份進行核實，避免非法利用項目檔案信息情況出現，使檔案信息利用率提升。

2.3加強項目檔案信息化管理隊伍建設

在項目檔案信息化管理中，具體管理工作需要管理工作人員進行落實，因而加強管理隊伍建設也就十分必要。在實際管理工作中，檔案管理部門應當對相關管理人員加強教育及培訓，主要就是對工作人員信息化技術進行培訓，提升其信息化技術水平，從而使工作人員更好實施信息化管理工作，提高檔案信息化管理水平。同時，檔案管理部門內部應積極引進信息化專業技術人才，不斷充實檔案管理隊伍，使檔案管理隊伍整體信息化水平得以提升，確保檔案信息化管理的更好實現。

小結

在現代項目檔案管理中，信息化管理已成為必要任務及需求，也是促使項目檔案管理更好發展的必要手段。為能夠使項目檔案信息化管理目標更好實現，項目檔案管理人員應注重檔案信息化管理，并且以有效測量及措施實現檔案信息化管理，以滿足檔案管理需求，進而使其實現更好發展。

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