淺析機關事業單位檔案管理工作的問題與對策

李美艷

摘 要：隨著信息技術、辦公自動化的飛速發展，以及檔案信息化建設步伐的加快，機關事業單位檔案工作也面臨著重新定位、轉型升級的壓力。在新的重要節點上，原有檔案管理工作中存在的諸如對檔案工作重視程度不夠、檔案管理人員素質不高、檔案硬件投入不足、檔案管理制度不健全執行不規范、檔案管理手段落后等問題逐漸顯現。因此，找準改進的思路及應對策略，扎扎實實地做好檔案管理的基礎性工作，推動檔案管理數字化、信息化建設工作的開展，使檔案工作能夠與時俱進，適應社會主義市場經濟發展的需要，是每個檔案管理工作者義不容辭的責任。

關鍵詞：檔案管理；問題；對策

中圖分類號：G278 文獻標志碼：A 文章編號：1001-7836（2018）09-0154-03

機關事業單位檔案作為機關事業單位人、財、物、事的真實記錄，在領導決策、工作查考、機構改革、職工合法權益等方面發揮著不可替代的重要作用，是完善自我監督、推行依法行政的重要保障，也是各省乃至國家檔案資源體系建設的主要內容之一。當前，多數機關事業單位檔案管理工作存在重視程度不夠、人員素質不高、硬件投入不足、管理制度不健全、管理手段落后等問題。隨著信息技術、辦公自動化的飛速發展以及檔案信息化建設，機關事業單位檔案工作也面臨著重新定位、轉型升級的壓力。在新的重要節點上，針對原有檔案管理工作中存在的問題，找準改進的思路和對策，從提高人員素質、加強制度建設、改進管理方式等方面入手，扎扎實實地做好檔案管理的基礎性工作，加快檔案管理數字化、信息化建設的步伐，使檔案工作能夠與時俱進，適應新時期社會主義市場經濟發展的需要，是每個檔案管理工作者義不容辭的責任。

一、檔案管理工作存在的問題

1重視程度不夠

首先是認識存在誤區。在機關事業單位相當一部分人員對檔案工作的認識存在誤區，認為檔案工作只要保管好，不丟失，不損壞，應對檢查及必要的資料查找利用即可，績效性質不高，不是單位的主要工作，因此對檔案工作并不重視。其次，檔案的價值在于檔案的利用，由于機關事業單位從事檔案管理工作的人員本身對檔案工作重視程度不夠，綜合素質不高，工作缺乏主觀能動性，加之檔案管理手段落后，手工檢索煩瑣，檔案利用效率低下，致使檔案的利用價值不能很好的體現，削弱了檔案在職工和領導層心目中的地位，自然不會被大家重視。第三，檔案部門對檔案工作的宣傳力度不夠，不利于形成人們重視檔案工作的氛圍。目前，機關事業單位檔案人員多數都不是本專業出身，實際中他們只是按部就班地工作，由于沒有扎實的檔案學及相關學科的理論知識、科技知識，因而不能充分地對檔案的行政作用、業務作用、文化傳承、法律憑證等方面做很好的宣傳，因此不利于形成領導層關心重視檔案工作的氛圍。

2檔案管理人員素質不高

檔案工作是一項業務性很強的工作，檔案管理者素質的高低直接影響檔案管理工作質量，尤其隨著計算機網絡技術的進一步發展，檔案管理也從傳統的管理模式向數字化、信息化模式發展，對檔案管理人員提出了更高的要求。當前，機關事業單位的檔案管理人員存在的問題主要表現在：一是主動服務意識不強。檔案管理人員大多在檔案材料收集上都是被動地等材料而不是主動收集材料，被動提供利用而不是主動服務。二是業務素質不高，專業技術知識匱乏。他們中很多都沒有受過專業培訓，從傳統檔案材料收集、檔案的整理、檔案的鑒定、檔案的保管、檔案的編目與檢索、檔案的編輯與研究、檔案的統計和檔案的利用到電子文件的組件、分類、排列、編號、編目等環節掌握得都不深不透，導致在實際運用中經常出現問題，給檔案管理工作帶來很多弊端。三是缺乏開拓創新精神，工作安于現狀，對新鮮事物不愿意接受。比如對館藏信息資源、利用情況進行檔案編研；歸檔電子文件的格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織、存儲；數字化、信息網絡化等現代化管理手段在檔案管理中的開發應用，這些都是檔案管理人員需要學習研究的重要課題。四是政治素質還有待于提高，保密意識還需要進一步加強。

3檔案硬件投入不足

近年來，隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在管理中廣泛運用，機關事業單位檔案管理工作硬件匱乏、資金投入不足的狀況越發突出。庫房陳舊、面積狹窄，防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染、防高溫等設施不配套，引起檔案材料霉變，影響檔案的美觀整潔；個別單位沒有專用的檔案庫房，檔案庫房、辦公室、閱文室不分；檔案保管條件簡陋，檔案柜陳舊老化，不規范、不標準；除濕機、空調設備、打孔裝訂機、切紙刀、防磁音像柜、掃描儀、計算機及檔案管理軟件等配備不齊。現有設備老化、現代化設備嚴重匱乏，這種現象嚴重阻礙了檔案工作的發展與檔案數字化、信息化建設的步伐。

4檔案制度不健全、執行不規范

完善健全的檔案管理制度，加大執行力度，是做好檔案管理工作的前提。當前，很多機關事業單位檔案管理中缺乏完善的體系和規范的制度，這種情況下檔案管理人員就不能依照相應的章程開展管理工作。比如他們不能按照規范的檔案收集范圍進行相關資料的收集，不能依照程序規范地將收集到的資料進行歸檔，不能按照管理細則對其分類保存等，導致檔案的日常管理工作雜亂無章。即使有些單位建立了檔案制度，在具體工作中也沒有依照管理章程辦事，執行不嚴格，隨意性很強。如：檔案材料收集不及時、不齊全、不完整給后序的歸檔整理、檔案利用工作帶來很多不利影響；檔案整理不規范，不能嚴格按照《歸檔文件整理規則》的要求進行組件、分類、排序、編號、編目，對文件歸檔范圍的區分和保管期限的界定不準確，既不便于保管也不方便利用，影響檔案工作的效能；檔案利用不規范，借閱檔案不履行登記手續，借出的檔案不按時歸還，歸還時不認真清點、仔細檢查，不認真做好歸還記錄等。這些問題的存在嚴重影響了檔案工作的規范化、制度化、法制化。

5檔案管理手段落后

在信息化技術飛速發展的背景下，不少機關事業單位檔案管理工作在管理模式上仍以紙質檔案記錄為主，對現代化手段的利用率并不高，這些問題的存在嚴重影響了檔案工作由傳統向數字化、信息化建設的轉型升級的步伐，阻礙了機關事業單位檔案工作的發展。產生這種問題的根源：一是觀念存在誤區。傳統的檔案管理模式，在絕大多數基層檔案管理人員心目中已經根深蒂固，覺得傳統的管理模式仍然管用、好用，似乎沒有必要棄熟從生，從而在觀念上對數字化的推進既不熱心也不關心，對開展數字化建設積極性不高，重要性認識不充分，影響檔案數字化建設的深入發展。二是機關事業單位檔案室用于檔案管理的各種軟硬件設備陳舊，投入檔案部門的經費有限。檔案數字化、信息網絡化建設離不開先進的電子計算機、掃描儀、服務器、存儲備份設備及各類系統軟件，但事實上機關事業單位檔案室的基礎設備陳舊，現代化的軟硬件設施匱乏，沒有足夠的現代化管理軟硬件設備，就談不上檔案管理的現代化。三是缺乏檔案信息化專業人才，機關事業單位檔案管理人員隊伍普遍年齡偏大，學歷偏低，計算機等電子信息化知識匱乏。

二、加強檔案管理工作的對策

1通過多種途徑，增強人們對檔案工作重要性的認識

首先，加大檔案宣傳力度。只有加強檔案宣傳工作，全員檔案意識才能得到增強，通過宣傳使人們了解檔案、充分認識檔案工作對促進機關事業單位發展的重要作用，才能引起大家對檔案工作的廣泛關注和興趣，才能擴大檔案工作在機關事業單位乃至社會的影響。在宣傳形式上可以采取多種渠道、多種方式。可以積極在本單位的相關會議上將檔案工作中存在的問題、要求向全員宣講，大力宣傳檔案的作用及重要性，同時也可以借助報刊、媒體宣傳檔案和檔案工作。通過宣傳使大家在潛移默化中了解檔案和檔案工作，提高對檔案工作重要性的認識。其次，加大《檔案法》的宣傳力度。要全員懂法，一切有關的檔案活動，都要受《檔案法》的約束，只有知法、懂法，才能自覺守法、護法、執法和依法辦事，這樣才能切實增強社會的檔案法律意識。最后，做好檔案的開發利用工作。檔案利用是檔案工作價值的最終體現，為了提高檔案利用工作的質量，除了在檔案的收集、保管等基礎性工作上下功夫外，應著重編制適用的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，以便及時、快捷地滿足檔案利用工作的需要。在此基礎上加快檔案信息化建設步伐，利用檔案數字化、信息網絡化實現檔案資源共享，提高檔案利用的質量和水平，使檔案利用更靈活、便捷，只有這樣，才能引起社會各界對檔案管理工作的重視，才能得到各級領導的支持，使得檔案管理工作處在良性循環狀態下，有利于檔案工作的發展壯大，以適應我國經濟社會快速發展的需要。

2注重隊伍建設，全方位提高檔案管理人員的專業技能和素質

檔案管理人員的業務素質和工作能力直接影響檔案管理的質量，提高檔案管理人員的業務水平是做好檔案管理工作的重要保證。首先，機關事業單位對本單位檔案管理人員隊伍的建設要給予高度重視，在人員的配備上盡量選擇政治素質高、有專業基礎、懂計算機網絡知識的復合型人才。第二，要特別注重現有人員業務素質的提高，鼓勵檔案管理人員參加檔案類專業培訓班或者是交流活動，檔案管理人員也應立足本職工作，強化自我學習意識，主動學習意識，提高自身的業務素質和工作水平。在豐富檔案管理基礎知識的同時，為盡快實現傳統檔案管理模式向現代管理模式的轉變，檔案管理人員更要努力學習掌握計算機操作、數據錄入、數據庫管理、網絡管理等基本技能，只有這樣才能在新時期檔案管理工作中得心應手，應用自如，才能適應新形勢發展的需要。第三，檔案管理人員還需要不斷提高自身的思想道德水平，這樣才能在檔案管理過程中堅守職業道德。檔案資料有許多涉密信息，檔案管理人員只有不斷提高自身的思想道德水平，才能在管理過程中不泄露、不販賣檔案信息，保障檔案管理的私密性。第四，檔案管理人員要增強主動服務意識。在做好檔案管理基礎性工作的同時，創新服務意識，提高服務水平，樹立工作就是服務的觀念。改變以往在辦公室坐等收集檔案材料和提供檔案利用的方式，以主動服務作為工作的出發點，由關門服務向開門服務、上門服務、網上服務轉變，從根本上提高檔案信息的利用效率。在現代檔案管理工作中，檔案管理人員的專業技能和素質直接影響檔案管理工作的質量，所以必須要對這一問題給予足夠的重視。

3加大資金投入，加強軟硬件配置

就目前各機關事業檔案管理部門的現狀來看，絕大多數單位對檔案部門的資金投入不夠，軟硬件設施跟不上，有的極為匱乏。這些必須引起各級領導的高度重視，各機關事業單位要按照檔案室建設標準、規范要求，加大資金投入，配備必要的軟硬件設施。庫房面積應滿足實際需要，避免擁堵狹窄；檔案柜、除濕機、空調設備、打孔裝訂機、切紙刀、防磁音像柜、計算機及檔案軟件、掃描儀等必備設備及防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染、防高溫設施要配備齊全；有條件的配備安全溫濕度消毒凈化一體化智能控制系統、煙霧感應檢測系統、紅外防盜報警系統、視頻監控系統、門禁系統、漏水報警系統，以及檔案存儲設備智能密集架管理系統，為現代化的檔案室營造一個舒適、便捷的工作環境，為檔案提供一個安全、舒適的存放環境，最終實現節約時間、節約能源和提高管理效率的目標。

4完善檔案工作體制機制，健全各項檔案管理制度

完善檔案工作體制機制，就是要真正形成各部門、各單位共同參與檔案工作的格局。各機關事業單位要以加強綜合檔案室建設為基礎，根據實際工作需要，各科室配備兼職檔案工作人員，負責本科室檔案材料的收集整理工作，形成以綜合檔案室為中心，各科室為分支覆蓋整個單位的檔案管理工作機構，保證檔案材料收集工作的完整。綜合檔案室集中收集保管本單位各類檔案材料并提供利用，按規定向上級檔案館移交檔案。此外，健全完善切合實際的各項檔案管理制度、工作職責也是非常必要的。當前，隨著檔案事業的不斷發展，一些機關事業單位檔案制度、工作職責不健全、不完善、可操作性差等現象比較突出。各機關事業單位都要依據檔案法的有關規定結合本單位實際，健全、完善各項行之有效的檔案管理制度和工作職責。包括檔案歸檔立卷制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案保密制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統計制度、檔案管理人員工作職責等，建立的規章制度要簡明適用、可操作性強。同時，還要根據本單位檔案工作自身的發展需要，建立規范的、行之有效的檔案數字化建設規章制度，用于指導和規范檔案數字化建設，為檔案數字化建設奠定基礎。此外，每個崗位都要建立崗位職責，使不同崗位的檔案管理人員明確自己的職責，工作有的放矢。檔案管理工作中的各項規章制度、崗位職責都要上墻，相關制度一旦確立，必須遵照執行，真正形成一套制度健全、職責明確，程序嚴謹，落實有力，運轉靈活的工作機制，為檔案工作各項任務的圓滿完成提供堅實的保證。

5加強檔案信息化建設，逐步實現檔案管理現代化

在現代辦公技術和信息化技術飛速發展的背景下，各機關事業單位檔案管理部門，應順應時代潮流，不斷創新檔案管理方式，改變傳統的檔案管理模式，突破人工整理檔案的局限，將傳統的檔案管理方式與現代化的管理方式有機結合，逐步實現檔案管理現代化。就目前機關事業單位檔案管理工作的現狀來看，首先要做的就是，認清形勢、轉變觀念，改變傳統的思維定式，樹立檔案數字化、信息化管理意識，這樣檔案數字化信息化建設才能穩步、有效地不斷推進；其次，各機關事業單位檔案部門，根據自身的實際情況，循序漸進地開展本單位的檔案數字化建設工作，在短時間內把積累了多年的檔案資源，全部數字化是不可能的，應當遵循先后有序、確保重點的原則，可將工作重點放在利用率高的檔案優先數字化上；第三，機關事業單位檔案管理部門要將檔案信息化建設納入本單位的綜合管理建設規劃中，通過與單位局域網、OA 辦公系統的無縫銜接，實現各類數據的接收、整合和利用，為電子文件管理、數字化檔案室的建立提供有效平臺。第四，機關事業單位檔案信息化建設離不開單位領導層的大力支持，檔案管理人員要經常針對上級部門對檔案信息化建設的要求和本單位檔案信息化建設的情況向領導請示、匯報，提高單位領導層對檔案信息化建設工作的重視程度，只有領導層重視，在人員、設備、經費上給予相關保障，機關事業單位檔案管理信息化建設才能順利開展。

Abstract：With the rapid development of information technology and office automation as well as the acceleration of archives informationalization， archives work of government departments and institutions is also faced with the pressure of re-orientation， transformation and update. In the new era， problems gradually arise in the original management of archives， such as under-emphasis of the management of archives， low quality of archives management staff， insufficient input of archives hardware， imperfect archives management system and un-standardized implementation and backward archives management measures. Therefore， it is each archives management workers obligatory duty to accurately find the improvement idea and countermeasures， steadily conduct the basic work of archives management， and promote the digitalization and informationalization of archives management in order to make the archives work keep pace with the times， and adapt to the demand of socialist market economy.

Key words：management of archives； problem； countermeasure

（責任編輯：蔣 琰）