高校二級學(xué)院辦公室工作存在的問題之我見

王菁

【摘要】隨著教育部等五部門提出深化高等教育“放管服”改革，高校工作面臨突飛猛進的變化，高校二級學(xué)院辦公室的作用日益突出，其中存在的問題亟待解決。筆者通過多年在高校學(xué)院辦公室的工作經(jīng)驗，對問題進行了整理和搜集，提出淺顯的建議，希望引起高校有關(guān)方面的重視。

【關(guān)鍵詞】高校二級學(xué)院；辦公室工作；問題

辦公室是一個單位對外的窗口，對內(nèi)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)工作的機構(gòu)。高校二級學(xué)院辦公室既是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)下的綜合管理和辦事機構(gòu)，又是面對學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)校各主管單位、全院師生的服務(wù)部門。它是高校不可或缺的銜接機構(gòu)，但又往往缺乏來自學(xué)校的頂層設(shè)計，因此其發(fā)展步伐很難與時俱進，在推進和深化高校綜合改革的進程中或?qū)⑿纬勺璧K，基于此，本文就高校二級學(xué)院辦公室工作存在的問題進行分析，希望得到高校有關(guān)方面的重視，排除阻礙，發(fā)揮辦公室的正常作用。

一、工作“雜”“繁”“細”與人手不足間產(chǎn)生矛盾

近年來，我國高等教育迅速發(fā)展，黨的十九大報告著眼于實現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的中國夢，聚焦新時代社會的基本矛盾，提出了建設(shè)教育強國新目標，對教育發(fā)展作出了一系列新的戰(zhàn)略部署和安排。高校二級學(xué)院辦公室居于學(xué)院管理系統(tǒng)的中心地位，在高校管理中起到橋梁作用，密切聯(lián)系二級學(xué)院和學(xué)校各職能處室，負責(zé)聯(lián)絡(luò)上下左右，協(xié)調(diào)校、院內(nèi)外。學(xué)院辦公室要傳達學(xué)校出臺的各項規(guī)章制度，完成各職能部門通知的各種事務(wù)，配合學(xué)校落實人才引進、專家評估事項，組織教師申報科研項目、安排教學(xué)計劃，完成學(xué)校、學(xué)院下達的公務(wù)接待、負責(zé)學(xué)院安全、環(huán)境治理、甚至黨務(wù)、財務(wù)、工會工作等。而近幾年，教育部相關(guān)規(guī)定限制了高校管理人員的數(shù)量和編制，隨著學(xué)院專任教師的增加、各類人才的引進以及專業(yè)學(xué)位碩士人數(shù)的逐年增加，二級學(xué)院辦公室的管理人員壓力驟增。學(xué)校管理成“鞭打快牛”，最終會導(dǎo)致“快?！睕]了心力和動力，變成“慢?！?。

二、工作時效性強與一崗多責(zé)之間產(chǎn)生矛盾

為響應(yīng)國家優(yōu)化高等教育戰(zhàn)略布局加快“雙一流”建設(shè)，高校搶抓機遇，超前布局，對工作的時效性要求越來越高。目前的情況是，學(xué)校機關(guān)職能部門下達給學(xué)院任務(wù)時部門之間互不通氣，經(jīng)常會有多個部門的任務(wù)紛至沓來，且每項任務(wù)都明確規(guī)定了完成時間，而學(xué)院的辦公室工作人員往往是一崗多責(zé)，要對應(yīng)多個不同的校職能部門，同樣的情況在二級學(xué)院還會因為一個辦公室同時面對多個院領(lǐng)導(dǎo)而加劇。在這種情況下，學(xué)院辦公室人員只能加班加點，犧牲休息時間保證工作按時完成。有時，一項工作還需要學(xué)院辦公室多個部門協(xié)作完成，工作人員常常遇到自己崗位職責(zé)內(nèi)的工作非常急迫，需要協(xié)作的工作更加急迫，有些時候連吃飯的時間都要擠出來工作。疲于應(yīng)對的場面好像家常便飯。

三、工作要求高與人員專業(yè)性欠缺之間產(chǎn)生矛盾

學(xué)院辦公室的工作除了常規(guī)性工作，還有很多是其他部門都不管的事務(wù)，可以說是多向性與多功能的結(jié)合。辦公室成了解決疑難雜癥的機構(gòu)，而無論面對什么樣的工作任務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)都希望辦公室人員有“兵來將擋、水來土掩”的本事，十八般才藝樣樣精通，協(xié)助學(xué)院工作的順利開展。但是辦公室人員人數(shù)少，個人知識和技能結(jié)構(gòu)都有欠缺，很難在短時間內(nèi)形成一個“多面手”或“專業(yè)人士”，只能通過不斷學(xué)習(xí)，在實踐中培養(yǎng)各種專業(yè)技能。

四、學(xué)習(xí)緊迫性與工作時間缺彈性間產(chǎn)生矛盾

學(xué)院辦公室人員要想成為多面手、能夠與時俱進跟上學(xué)校的步伐，跟隨領(lǐng)導(dǎo)的眼光，以及伴隨高校管理權(quán)的下放，要求學(xué)院辦公室人員要有多方面的能力和技能，如應(yīng)具備管理學(xué)、心理學(xué)、計算機技術(shù)與法律等相關(guān)專業(yè)技能。這些都使得系統(tǒng)性、持續(xù)性地為學(xué)院辦公室人員提供多種專業(yè)培訓(xùn)成為迫在眉睫的一項任務(wù)。但學(xué)院辦公室人員不同于專任教師，上班時間要求嚴格，領(lǐng)導(dǎo)要求辦公室不能離人，能夠及時上傳下達，人手少輪不開崗，時刻進行日常事務(wù)的處理等，造成辦公室人員很少有機會和時間參加提高自身業(yè)務(wù)能力的學(xué)習(xí)，這就使得辦公室人員自我提升受到很大限制。

五、激發(fā)工作熱情與晉升通道窄之間產(chǎn)生矛盾

面對繁雜的工作，要想提高學(xué)院辦公室管理成效，當然離不開激發(fā)每一位辦公室管理人員的工作熱情、提高管理人員自身的思想認識，轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)和認識，樹立良好的服務(wù)意識和管理思維，激勵高校辦公室管理人員積極主動地投入到相關(guān)的工作中去。但是目前有些高校不允許管理人員評職稱，職務(wù)晉升制度也不完善，同級職稱的管理人員與教師的待遇存在差距，尤其二級學(xué)院話語權(quán)比不了學(xué)校職能部門，使得二級學(xué)院辦公室管理人員很難有獲得感、存在感，面對繁雜的工作難以激發(fā)工作熱情。

綜上所述，要想改善高校二級學(xué)院辦公室的工作狀態(tài)，提高辦公室管理質(zhì)量，需要學(xué)校高度重視辦公室管理隊伍的建設(shè)和發(fā)展，深刻認識到二級學(xué)院辦公室在校院兩級管理工作中的重要作用，做好學(xué)校方面的頂層設(shè)計，及時增補二級學(xué)院辦公室缺編崗位，不定期組織各類崗位培訓(xùn)和專題講座活動，為管理崗教師提供繼續(xù)深造且獲得學(xué)歷學(xué)位的機會，盡快打通管理人員晉升通道，科學(xué)制定考核模式，以此激發(fā)二級學(xué)院辦公室管理人員的工作熱情，積極投身到中國高等教育蓬勃發(fā)展的進程之中。

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