黨校圖書館辦公室信息工作初探

胡曉雯

【摘要】辦公室在黨校圖書館中具有重要的作用，其信息工作能力決定了圖書館的服務效率以及各項業務的開展。因此圖書館辦公室工作人員要在提高自身業務水平和工作能力的基礎上，加強與其他部門的合作，從而更好地為讀者提供服務。

【關鍵詞】高校圖書館；辦公室；信息溝通

一、辦公室信息工作的主要內容

圖書館是學校的文獻信息中心，是為教學和科研服務的部門，在圖書館中，辦公室工作內容相對復雜：一是承擔著為領導決策和圖書館的發展提供參謀作用、助手作用和協調作用的職能。二是承擔著協調多個部門之間的工作、溝通上下、協調左右、處理公務、參與館務、搞好服務，包括草擬公文、會議通知、上情下達、下情上達、文件收發等，每天所接觸到的信息內容非常多，其中包括信息收集、信息溝通、信息儲存、信息加工和信息傳輸等工作。所以，信息工作在圖書館辦公室工作中占有十分重要的地位。

二、如何做好圖書館辦公室信息工作

（一）圖書館辦公室信息收集的作用。圖書館辦公室工作既有一般辦公室工作的性質和特點，又與圖書館專業有著密不可分的聯系。有著各種渠道收集的材料信息，如對館藏結構、開放時間的安排、工作量的考核、設備的添置、崗位的設置、讀者的意見和建議等。需要提煉出對決策制定有益處的信息，將信息進行綜合和匯總，為館領導決策的制定提供幫助。在制定了相應的決策之后，實施過程中要向各個部門進行信息傳遞，將領導的決策轉變成為具體工作去實施，并且負責將其他部門在實施過程中遇到的問題，及時向領導進行反映。解決問題保證順利完成工作任務，實現圖書館整體和諧發展。

（二）圖書館辦公室信息溝通的作用。辦公室要多與各職能部門和教研部門溝通交流，宣傳圖書館的發展現狀；提供他們所需的各種信息，并反映圖書館的困難和需求，使圖書館的各種服務得以順利開展。隨著圖書館的發展，越來越傾向于為讀者提供個性化的服務，通過發放各類調查問卷、開座談會、研討會以及利用微信、微博等方式，及時地獲取讀者的真實需求，對讀者的申訴進行整理和匯總，及時向讀者進行反饋，保證第一時間處理問題、妥善解決矛盾，并掌握反饋回來的各類信息，實現與讀者的有效溝通。使圖書館的管理者與讀者之間的距離更近，準確了解讀者的需求，從而為讀者提供優質的服務。

（三）加強信息存儲意識、完善檔案管理工作。檔案是一種重要的信息資源，圖書館辦公室檔案是指辦理完畢的具有查考價值和保存價值的公文材料等，為了以后使用需要保存起來。按照它們之間的內在聯系歸檔，運用科學的方法對檔案分類保管，使檔案資料準確反映黨校及圖書館不同時期的真實情況。主要內容：一是上級下發的各種文件、重要會議材料、本單位的請示、報告、統計報表、總結、計劃、會議紀要、規章制度、崗位職責等。二是學校不同時期的教學、科研資料、課件管理情況。讀者數據包括讀者的姓名、專業、所在部門、年齡、借閱數量、借閱種類、借閱偏好等，包括圖書館人員結構、職稱、數量、科研、進修情況，圖書館固定資產數量、名稱、所在地。三是文獻資源采購數據、館藏數據，各類紙質文獻和電子文獻采購的合同、名稱、數量、價格、館藏地、每年的采購量等。四是圖書館的各種公共活動如閱讀推廣活動、贈書活動、新書推薦等活動的工作計劃、活動的簡報、照片、成果等。現在的歸檔文件既有紙質又有電子的形式，必須緊跟信息處理技術潮流，運用信息處理技術規范建立檔案信息庫，實現資料收發、處理、傳送、調用和保存的一體化，在保密的前提下通過網絡實現信息資源共享，提高工作質量和工作效率。

（四）培養圖書館辦公室人員信息素養，提升處理信息的能力。每天有大量的各種信息在辦公室中流轉需要處理，包括領導傳達下來的信息，部門之間傳達的信息，計劃進行下一步工作的信息，這些信息的處理工作量大，若要保證信息處理中的快速性和準確性，就要提升工作人員處理信息的能力。首先，工作人員要掌握現代辦公技術，能熟練運用計算機和網絡進行信息處理，找到處理信息的最佳方法，將不同的信息給予劃分，做好信息的篩選、加工、采集、反饋、傳送、和存儲等工作，避免不同的信息混雜在一起，提高信息處理的效率。其次，圖書館辦公室工作的綜合性、專業性和特殊性要求相關人員具有較強的圖書館管理方面的知識和經驗，從文獻資源的管理、傳遞到讀者意見統計、信息分析、物資使用到圖書館發展方案的規劃擬定、日常公文的起草，都要熟知，才能當好領導的參謀、助手，為圖書館的發展提出合理化建議。

提升業務素質要以自學和在職培訓為主，要為辦公室人員提供進修、調研、參加相關會議、參加各種繼續教育培訓的機會，同時養成閱讀專業書籍的習慣，關心專業發展動態，通過業務學習和調查研究等方法掌握圖書館專業的發展、動態，緊跟圖書館學理論研究與實踐的步伐，把學到的知識運用到工作中。

三、結束語

隨著黨校教育事業的發展，圖書館的作用越來越大，是學校進行教學和科研的主要場所之一。圖書館在提供服務時，辦公室擔當著關鍵性的角色。圖書館工作人員提高溝通能力和業務技能，可以為圖書館內外的聯系、領導決策的制定及處理讀者的訴求提供有效的幫助。因此全面提升辦公室工作效能，更好地服務于黨校的教育事業。

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