知識管理在企業檔案管理中的應用

李小春

【摘要】檔案作為一種蘊含著大量知識的歷史記錄，是眾多信息源中最基礎的部分。我們只有將知識管理的理念與方法應用到企業檔案管理中，逐步建立起與知識經濟發展相適應的檔案知識管理體系，檔案工作才能跟上社會發展、企業發展的要求，更好地為企業服務。

【關鍵詞】知識管理；企業檔案；創新

在知識經濟時代，知識因素參與經濟活動的程度越來越高，在以提高競爭力為目的的經濟活動中，知識取向愈加明顯。在此條件下，建立“知識型”企業和各類“知識型”組織是管理活動的客觀需求，并逐步成為社會的共識。就企業檔案管理而言，其發展只有適應知識經濟，融入知識管理中，才能充分發揮檔案信息的潛在價值，實現全方位效益。

一、檔案知識管理的必要性

（一）檔案知識管理是企業檔案工作發展的必然選擇。知識經濟的顯著特征在于知識成為最重要的生產要素。企業知識管理的主要目標是管理顯性知識，發掘隱性知識，實現知識共享，鼓勵知識創新，實現知識的增值，從而提高組織的競爭力。傳統檔案管理在企業最大的價值是記載“歷史”，而知識經濟時代檔案管理的最大價值是有效利用，促進企業提升效益。檔案中不僅蘊藏著大量顯性知識，對企業的科研生產、經營管理等都有重要的作用。而且，也蘊藏著大量待開發挖掘的隱性知識。作為具有豐富知識資源的檔案，只有按照知識資源的管理過程，將它“應用”到工作中，“創新”工作，實現知識創新和共享，才符合知識管理的規律，企業檔案工作才能“活”的更有意義。

（二）檔案知識管理將給企業帶來新的價值。知識管理通過系統管理知識資源來提高組織效率、創新能力和資本價值。檔案管理走向知識管理，對推動企業發展和科技創新極為重要，將帶給企業新的價值。加強檔案知識管理，把崗位經驗、業務技能知識準確地應用在工作崗位上，那么員工的學習效率、工作效率和企業的科研生產能力就會大大提高。另外，企業的知識與信息、決策的方法大都蘊藏在企業檔案知識中。如果按照知識管理的方法，及時把相關的知識信息配置在決策的各個環節，將極大提高決策質量和決策效率，為企業的持續發展指明方向。

（三）檔案知識管理可以提升檔案智能化服務水平。提供優質、高效的檔案知識服務，實現檔案知識共享是檔案知識管理的最終目標，也是檔案部門與其他部門和外界聯系的紐帶。檔案知識智能化服務可以通過建設知識倉庫，提供知識導航、知識咨詢等方式實現。這種服務的方式將更容易實現，尤其在企業內部，檔案知識管理作為整個知識服務子系統，可以將內部原本各自封閉的信息孤島互相連接起來，有效提升了檔案智能化服務水平，從而實現知識的傳遞和共享，用自己的個性化知識服務滿足企業需求。

二、知識管理在企業檔案管理中的應用策略

檔案知識管理涉及計算機科學、信息科學、管理科學和社會科學等綜合領域，是一項復雜的系統工程，要聯合強有力的跨系統、跨專業的管理和技術部門，進行統一規劃、逐步推進。在實施工程中要統一思想，提高認識，重點加強以知識庫和知識流為對象的檔案業務管理、以知識生產和處理技術為支撐的檔案知識資源庫和系統平臺建設，以知識傳播和教育為目標的檔案宣傳培訓，充分實現知識服務和知識共享。

（一）提高對檔案知識管理的認識。隨著知識經濟的到來，新事物、新技術及相關前沿理論的不斷滲透，要求為人們提供知識服務的平臺，這種對知識的需求給檔案工作開辟了新的天地。企業的管理者和檔案人員只有認識到檔案知識管理的必要性、重要性，建立檔案知識管理的認識和理念，對檔案知識管理達成共識，后續工作才能有條不紊地推進下去，收到良好的效果。

（二）加強以知識庫和知識流為對象的檔案業務管理。檔案知識管理不同于傳統的檔案文獻管理，它不僅管理本館擁有的實體資源，還要對隱含在各類檔案信息資源中的知識進行收集、加工、組織。在對傳統館藏檔案進行數字化加工和電子檔案自動采集的基礎上，通過建立檔案全文數據庫、多媒體檔案數據庫、各種專題數據庫等為內容的知識倉庫，使檔案各類信息按一定的標準進行系統化集成，積累、保存信息和知識資產，加快知識流動，實現知識共享。這是實施檔案知識管理的基礎性業務工作。

（三）建設以數字檔案館為基礎的檔案知識系統。知識管理和服務強調以通信技術和計算機技術為核心的多種高新技術的應用，需要建設現代化的知識信息資源網絡系統。為了實現知識在流動過程中的價值增值，不僅需要建立知識庫，還需要在檔案信息管理系統的基礎上，固化與數字檔案館相關的各種業務和知識，開展包括知識采集、知識處理、知識存儲、知識共享、知識服務和知識評價在內的技術支持系統建設，最終形成檔案知識管理體系，促進知識集成、知識生產、知識共享和知識創新，為用戶提供個性化知識服務。

（四）開展以知識傳播和教育為目標的檔案宣傳培訓。知識只有在使用中才能更好地創造價值，知識的共享和交流是知識管理的重要組成部分，基于知識管理的企業檔案管理需要向外拓展，開展一系列以知識傳播和教育為目標的宣傳培訓活動，促進知識傳播和交流，加快檔案知識管理的外化進程，促進全方位發展。

三、結束語

檔案知識管理要以促進、完善企業知識管理，實現檔案知識共享為總目標。通過統籌規劃，有步驟地進行，逐步將知識管理這種全新的管理理念與管理方法融入檔案工作領域，參與知識管理，實現企業檔案工作的創新，檔案工作才能跟上社會發展、企業發展的要求，才能實現檔案事業的跨越式發展，為企業的發展發揮更大的作用。

【參考文獻】

[1]姚文.論知識管理對檔案管理的創新[J].中國管理信息化，2016（10）.

[2]黃舒.檔案管理與知識管理的關系探討[J].才智，2016（21）.

[3]汪友波.論知識管理對企業檔案管理的啟示[J].蘭臺世界，2014（S3）.