電子校務推動高校檔案管理創新的思考

李琦

【摘要】隨著全球信息化進程的不斷加快，信息技術逐漸被應用于社會的各個行業之中，而高校的檔案管理也在這種大環境中逐漸改革，逐漸實現現代化建設。在這個時候，電子校務在高校檔案管理中得到了大力的推廣和應用，這給高校的檔案管理帶來了機遇和挑戰，而本文在電子校務檔案管理所面臨的問題基礎上探究高校檔案管理的創新途徑。

【關鍵詞】電子校務；檔案管理；高校；創新

電子校務是電子政務的一種具體應用，它主要通過網絡平臺將高校的各種教學事物以及各種教學資源進行整合，能夠有效對學校各種資源進行配置，能夠有效提升教學管理的質量，在一定程度上有利于學生的學習、有利于教師的教學。同時電子校務也是高校檔案管理現代化建設中的一個重要手段，能夠使學生和教師及時關注到各種教學信息以及就業信息，有利于學生的創業和就業。

一、電子校務背景下檔案管理存在的問題

我國的高校檔案管理在逐漸改革，電子校務的發展已經取得了不錯的成果，但是在這樣的情況下，檔案管理還存在著很多的問題，將這些問題進行全面的認識才有利于高校檔案管理的創新，具體表現在以下幾個方面：

（一）檔案管理的信息沒有得到充分的共享。就目前高校的現狀而言，高校隨著國家經濟實力的提高逐漸擴大招生，使得高校的規模不斷變大，在這樣的發展形勢下，高校的檔案管理變得更加重要，學生數量的增多使得對檔案資源信息的需求也越來越高，而高校檔案管理的信息并沒有被充分共享，這樣就使得高校電子校務檔案管理沒能充分發揮它應有的優勢，阻礙了高校檔案管理的發展。

（二）檔案管理信息化沒有跟上電子校務發展的節奏。當下，高校想充分發揮電子校務的功能，更好地實現電子校務的發展、實現校務信息的公開，但是檔案管理的水平還跟不上電子校務的發展需要，這就嚴重制約了高校電子校務的發展以及檔案管理的發展。

（三）檔案管理還存在很大的安全問題。高校電子校務的發展在很大程度上促進了檔案管理中信息資源的共享，也有效提升了檔案管理的工作效率。但是在這個過程中，檔案管理存在著很大的安全問題，導致一些機密檔案出現泄露的情況，可能會為高校帶來無法估量的嚴重后果。

二、高校檔案管理創新的思路

針對以上敘述到的檔案管理的問題，本文對檔案管理的創新思路進行淺顯的探討。

（一）加強檔案管理中信息資源的共享。高校的檔案管理系統并不僅僅是一個大系統，它是由很多個子系統組成的，它的數據是由很多的、不同類別的數據構成的，所以要想更好地實現高校的檔案管理，就必須加強各個子系統或者各個職能部門之間的信息資源共享，實現各個部門之間的相互溝通，最重要的一點就是實現電子校務與檔案管理的有效銜接，他們之間不能出現紕漏。而要想實現信息資源的共享，就必須要制定一套完整的信息共享的方案和措施，這樣才能有效保證信息資源共享有目標和方向。

（二）加快檔案管理信息化建設的步伐。檔案管理信息化沒有跟上電子校務發展的節奏，嚴重制約了高校電子校務以及檔案管理的發展，所以要實現高校檔案管理的創新就必須加快檔案管理信息化的建設步伐，這樣才能充分保證檔案管理的數字化和信息化發展，而要實現檔案管理的信息化，就必須要對檔案管理的資源進行豐富和收集，這樣有利于檔案管理結構的深化。

（三）要充分保證檔案管理的安全。在高校檔案管理創新和發展的過程中，必須要保證檔案管理的安全，這里指的是那些不適合公開的資源的安全性，適合公開和共享的資源還是應該更好地共享，但是對于這種私密文件或資料應該對其進行安全防護，保證其不被泄露和被偷取。而檔案管理的安全性要從兩個方面進行保障：首先，要從技術方面進行保障，將檔案管理中的技術不利因素進行針對性解決。一般黑客竊取資料都是從技術層面中的漏洞作為突破口，那么檔案管理中應該將在技術層面實現檔案管理系統的完善，盡量不留下漏洞，不給黑客可乘之機。其次，要構建嚴格的檔案管理制度，避免工作人員不小心將資料泄露出去，或者資料被工作人員順走。加強管理制度過后，就能夠在很大程度上避免檔案資料的泄露和遺失。

（四）在檔案管理的前后進行管理。高校的檔案一般有三個環節，分別是檔案的形成、檔案的保存和分類、檔案的銷毀。在這里，除了在檔案的管理過程之外，還可以在檔案的形成和檔案的銷毀兩個過程中實現對檔案的管理。首先，在檔案形成前，檔案管理部門可以從高校的各個部門調集材料，直接生成一手的、可靠的、真實的、完成的檔案資料，保證檔案管理過程中資料的準確性。其次，在檔案的銷毀過程中，檔案管理人員要親自監督每一個環節，不能漏掉一絲一毫，以防出現檔案資料被掉包、被偷換、被竊取的現象發生，保證對每一份檔案資料的去向清楚。

三、結束語

隨著高校的教學規模逐漸變大，高校的師生數量在一定程度上都得到了增加，這對高校的檔案管理提出了更高的要求，電子校務能夠有效幫助高校進行檔案管理，但同時在電子校務的背景下，檔案管理還存在許多問題，本文對電子校務下高校檔案管理的創新進行了思考。

【參考文獻】

[1]徐秀娟.電子校務視角下的高校檔案管理工作創新對策探析[J].城建檔案，2016（9）：69-70.

[2]王蕓，吳志強.電子校務環境下文件歸檔系統設計與實現[J].科技廣場，2016（2）：43-46.

[3]屈明英，張良簫.公安院校電子文件歸檔管理工作中存在問題及對策[J].遼寧警察學院學報，2017，19 （1）：124-128.