信息時代的圖書檔案管理探析

劉自強

（山東行政學(xué)院，濟南 250014）

圖書檔案可以使讀者更好地了解圖書的基本信息和內(nèi)容，但是由于圖書種類多、數(shù)量多，給圖書檔案管理人員增加了很多工作量。隨著信息時代的到來，圖書檔案管理信息化成為圖書檔案管理的趨勢，因此各單位應(yīng)重視和應(yīng)用圖書檔案信息化管理，并將其和傳統(tǒng)管理進行科學(xué)結(jié)合，促進圖書檔案管理信息化發(fā)展。

1 信息時代圖書檔案管理的含義

在信息時代，圖書檔案管理涉及廣泛，圖書檔案主要利用計算機對數(shù)據(jù)進行分析和處理，并完成數(shù)據(jù)的存儲功能。同時，圖書管理平臺可以將圖書檔案信息對外公開，并完成對圖書的借閱、歸檔等，從而實現(xiàn)資源共享，方便讀者對其進行查閱和監(jiān)督。

2 信息時代做好圖書檔案管理的意義

2.1 提高了圖書檔案管理的效率

由于圖書檔案管理是一項復(fù)雜、繁瑣的工作，需要耗費大量的人力、物力，同時在管理中稍有不慎，就會出現(xiàn)錯誤。在信息時代，圖書管理有了大突破，實現(xiàn)了數(shù)字化管理。信息化檔案管理采用網(wǎng)絡(luò)自動儲存和管理，取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，從而提高了檔案管理的效率，能夠更加方便快捷地找到所需的檔案，減少了管理人員的工作量，使管理更加高效。

2.2 創(chuàng)新了圖書檔案服務(wù)機制

在信息時代，圖書檔案管理有利于創(chuàng)新服務(wù)機制。管理人員通過建立圖書檔案管理網(wǎng)站可以對圖書檔案進行有效管理，并且通過網(wǎng)站還可以提供網(wǎng)上服務(wù)，讀者可以通過網(wǎng)絡(luò)搜索來找到想要的圖書資料，從而實現(xiàn)網(wǎng)上資源共享，為讀者查閱提供更多的選擇，提升了讀者的閱讀熱情。

2.3 確保了圖書檔案的質(zhì)量

在圖書檔案管理中，每個工作都關(guān)系到圖書檔案的質(zhì)量，要想提升圖書檔案的質(zhì)量，管理人員要明白檔案管理的重要性，并認真、積極地做好檔案管理工作。但是由于傳統(tǒng)檔案管理工作量比較大，要想保證圖書檔案的完整性更是難上加難。在信息時代，數(shù)字化可以對圖書檔案進行歸類、管理，并且可以進行及時審查，減少錯誤產(chǎn)生，同時信息化技術(shù)可以對圖書檔案進行電子備份，無論發(fā)生什么情況，都不會造成檔案丟失，有利于保存歷史檔案，從而能夠確保檔案管理的質(zhì)量。

3 圖書檔案管理工作中存在的問題

3.1 圖書檔案管理觀念落后

目前，圖書管理工作有了明確的方向，但是在實際管理中還存在很多問題。在管理觀念上，很多圖書館還沒有將圖書全部開放，這樣就造成很多圖書資料沒有充分實現(xiàn)共享，并且降低了圖書資料本身的價值和作用。

3.2 圖書檔案管理模式落后

在管理模式上，很多單位管理混亂，沒有對圖書資料進行嚴格分類劃分，這樣就增加了查閱、查找的難度。同時，盡管很多單位引進了信息化管理技術(shù)，但是管理對象只是針對時間比較新的圖書和刊物，并且很多圖書不支持下載管理，打擊了人們閱讀圖書的積極性，從而導(dǎo)致圖書管理信息化功能沒有得到充分發(fā)揮。

3.3 對信息化檔案新模式不夠了解

目前，我國圖書信息資源的網(wǎng)站建設(shè)不夠完善，沒有實現(xiàn)全面資源共享。由于信息化檔案新模式不斷發(fā)展，很多單位開始實行這種新的模式，但是大多數(shù)各單位對于這種新模式還不夠了解，同時不能對其進行相關(guān)操作。此外，很多單位對新模式還處于觀望態(tài)度，并沒有完全采用，從而阻礙了圖書信息資源網(wǎng)站建設(shè)。

3.4 管理人員素質(zhì)普遍不高

目前，我國圖書檔案管理人員的素質(zhì)普遍不高，只有小部分圖書檔案管理人員擁有專科以上學(xué)歷，這就造成很多管理人員不具備圖書檔案管理方面的專業(yè)知識，從而造成圖書檔案管理滯后。同時，很多單位沒有對檔案管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致他們不能適應(yīng)現(xiàn)代化的管理方式，不懂如何創(chuàng)新檔案管理方式，已經(jīng)無法滿足圖書檔案的發(fā)展需求，降低了圖書檔案的利用效率，造成了圖書檔案資源浪費。

3.5 圖書檔案信息化管理存在安全隱患

在信息時代，圖書檔案管理操作簡便、快捷，利用計算機便可以進行歸納和管理，降低了出現(xiàn)錯誤的概率，減少了管理人員的工作量，但圖書檔案信息化管理也存在很多安全隱患。由于圖書檔案是利用計算機進行管理，再加上計算機網(wǎng)絡(luò)存在很多不穩(wěn)定因素，并且任何人都可以使用計算機進行閱讀，從而給圖書管理帶來很大的風(fēng)險。

4 信息時代圖書檔案管理的途徑

4.1 轉(zhuǎn)變陳舊的管理觀念和模式

在信息快速發(fā)展的新時期，圖書檔案管理要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，改變以前對特定人員開放的方式，做到對圖書資料進行全面開放，方便人們借閱和查看。

在管理模式上，為了提高信息化圖書檔案的管理效率，各單位要根據(jù)圖書檔案管理的特點制定管理制度，在編制圖書檔案時，要嚴格遵守規(guī)章制度，確保檔案的真實性和完整性。同時，各單位要對圖書資料進行合理的整理和歸類，并及時更新圖書檔案，及時補充一些新的圖書資料，也要及時整理比較舊的圖書檔案，從而實現(xiàn)圖書檔案的全面信息化。

4.2 建立圖書檔案資料庫

很多讀者在閱讀圖書時都是進行有針對的閱讀，但是由于很多單位擁有大量的圖書資料，增加了讀者查找圖書資料的難度，建立資料庫可以使讀者更加了解各單位的檔案資料，更加快速地找到自己想閱讀的圖書。首先，各單位要對資料進行分類處理，明確查找方向，提高讀者的查找效率。其次，各單位要建立信息資料庫，通過網(wǎng)絡(luò)互通消息，實現(xiàn)資源共享。最后，各單位要往資料庫中不斷添加新資料，并和網(wǎng)絡(luò)互通，進行聯(lián)合編譯，不斷地充實材料，從而提高圖書檔案的整體質(zhì)量。

4.3 建立開放的檔案用戶目錄數(shù)據(jù)庫

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，圖書檔案管理也開始朝著信息化發(fā)展。圖書檔案信息化管理要想實現(xiàn)信息內(nèi)容的快速查閱，還需要建立開放的檔案用戶目錄數(shù)據(jù)庫。首先，各單位要建立開放的檔案用戶數(shù)據(jù)庫，確保用戶能夠通過搜索了解書籍的目錄，從而找到適合自己的書籍，并提供免費查閱功能，減少辦公系統(tǒng)運行期間對內(nèi)存的需求。同時，為了防止數(shù)據(jù)被有意修改，工作人員在登陸時要自己設(shè)定密碼，從而提高系統(tǒng)的安全性。

4.4 建立原文影像資料庫

建立原文影像資料庫也是圖書檔案信息化的重要途徑。首先，可以將圖書檔案中比較重要和有價值的內(nèi)容、圖片通過掃描的方式進行轉(zhuǎn)化，并存儲到U盤等外界存儲器上，便于文件的存儲和永久保存。其次，各單位要將這些信息數(shù)據(jù)傳到一個信息資料庫，使讀者在需要這些資料時可以隨時查看，也讓更多的讀者從多渠道了解和閱讀圖書檔案資料。

4.5 培養(yǎng)和引進綜合性人才

無論是傳統(tǒng)的圖書檔案管理，還是信息化圖書檔案管理，都需要專業(yè)的檔案管理人員進行操作，因此，各單位必須提高檔案管理人員的素質(zhì)和基本工作流程。在招聘上提高門檻，各單位要招聘學(xué)歷較高的人員，引進更多的人才，還要加大對檔案管理人員的培訓(xùn)，使檔案管理人員能夠熟練操作計算機。同時，各單位還要鼓勵檔案管理人員多學(xué)習(xí)與檔案管理相關(guān)的最新知識，不斷提升自身的綜合能力，在工作中認真負責(zé)，保障圖書檔案管理的規(guī)范化、完整化。

4.6 加強信息化圖書檔案系統(tǒng)管理

目前，由于我國信息化圖書檔案的安全性存在隱患，因此在圖書檔案管理中，各單位必須保障圖書檔案管理系統(tǒng)的安全性，不斷加強系統(tǒng)管理。在對圖書查看和下載時，可以設(shè)置密碼，為保障其安全性，密碼設(shè)置的要相對復(fù)雜一些。同時各單位還可以對比較重要的圖書檔案設(shè)置查看和下載的權(quán)限，防止圖書檔案隨意查看造成的危害。同時，圖書檔案管理人員還要為網(wǎng)站設(shè)置防火墻，并對網(wǎng)站進行實時維護，防止黑客和木馬入侵，為圖書檔案管理營造良好的環(huán)境。

5 結(jié) 語

圖書檔案管理是一項全面、系統(tǒng)的工作，在科技發(fā)展迅速的今天，圖書檔案的管理模式也需要不斷創(chuàng)新。信息化圖書檔案的管理模式與傳統(tǒng)的管理模式相比可以減少工作量，并且方便隨時查看，同時對圖書檔案的審查及時，可以發(fā)現(xiàn)圖書檔案中存在的不足，并且可以對圖書檔案進行備份，提高圖書檔案的使用效率和管理質(zhì)量。因此，在圖書檔案的管理中，各單位應(yīng)轉(zhuǎn)變現(xiàn)有的管理觀念和模式，建立專門的資料庫，開放檔案用戶目錄數(shù)據(jù)庫，建立原文影響資料庫，培養(yǎng)和引進綜合性人才，同時加強信息化圖書檔案系統(tǒng)管理，實現(xiàn)檔案管理的信息化、科學(xué)化、專業(yè)化。

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