事業單位檔案管理信息化建設探討

楊小蘭

摘要：近年來，隨著我國信息技術的高速發展，信息技術已經滲透到各行各業的生產和管理當中，事業單位的檔案管理中也逐漸從傳統的檔案管理的模式逐漸的發展為信息化管理模式。在事業單位的日常管理中檔案管理是非常重要的工作內容，能夠影響到事業單位工作的順利開展。檔案管理信息化管理可以使得檔案管理變得更加的高效、便捷，也更加能夠適應現代社會發展的需求。本文主要對事業單位檔案管理信息化建設進行了分析和探討。

關鍵詞：事業單位 檔案管理 信息化建設

隨著我國事業單位管理現代化建設的不斷發展，在事業單位的日常工作和管理中也逐步的實現了現代化、信息化的管理。檔案管理是事業單位管理工作非常重要的組成部分，但是目前很多的事業單位的檔案管理現代化建設卻非常的不樂觀，尤其是信息化建設還相對落后，這也使得事業單位的檔案管理無法適應現代社會發展的要求，不利于事業單位領導的管理，對于事業單位的正常工作的開展也具有一定的影響。因此，加強對事業單位檔案管理信息化建設的研究是非常具有現實意義的。

一、事業單位檔案管理信息建設的重要性

（一）優化檔案管理的環境

事業單位傳統的檔案管理的模式，大多以紙質檔案管理為主，由于受到自身條件的限制，很多的紙質檔案在保存在過程中容易受到環境的影響造成損壞，這也就使得檔案無法進行長期的保存，使得檔案的安全性和完整性都受到了嚴重的影響，并且還需要耗費大量的人力和物力來進行檔案管理工作[1]。檔案管理信息化建設，可以將檔案已電子形式進行保存，這樣一來就可以有效的避免傳統紙質檔案管理中不易保存等缺點，同時也增強了檔案的安全性和完整性。此外，電子檔案也方便檔案管理人員對檔案進行查閱和保存，極大的節省了檔案管理的人力，優化了檔案管理的環境。

（二）促進事業單位信息化建設

事業單位檔案管理信息化建設不僅可以使得檔案管理更加的高效、便捷，還能夠使得在檔案管理信息建設的過程中，計算機信息技術的大量使用，也可以有效的促進事業單位信息化建設的進一步發展，保障了事業單位檔案資源的安全性，同時也提高了事業單位的工作和管理的水平，推動了事業單位的現代化發展。

（三）檔案管理更加的便捷

事業單位傳統的檔案管理的流程較多，檔案的分類、整理和儲存工作量龐大且復雜，這也加大了檔案管理人員的管理難度。此外，在查閱和借閱檔案時也需要非常復雜的流程，并且檔案管理人員需要耗費大量的時間查詢檔案和歸還檔案，嚴重加大了檔案管理人員的工作量。檔案信息化建設就可以有效的解決這些問題，檔案管理信息化之后在可以快速的查閱檔案，優化了檔案管理的環節，節省了檔案管理的時間，極大的提高了檔案管理的工作效率，同時也保障了檔案的完整性。

二、事業單位檔案管理信息建設的具體措施

（一）認識到事業單位檔案管理信息化建設的重要性

事業單位檔案管理的信息化建設，首先需要讓事業單位的全體人員意識到檔案管理信息化建設的重要性，這樣才能夠確保檔案管理信息建設順利的開展。事業單位的領導需要加強對檔案管理信息建設的重視，關注檔案管理工作。檔案管理人員也應當要轉變傳統的檔案管理的思維模式，積極配合檔案管理信息建設的相關工作[2]。此外，還需要對檔案管理人員進行相關的信息化管理的培訓，增強檔案管理人員的信息技術的應用水平，這樣檔案管理人員才能夠更好的運用信息化技術對檔案進行管理，提高檔案管理的信息化水平。同時還需要對檔案管理人員進行專業技能的培訓如：鑒定評估的能力以及信息獲取的能力等，這些都是信息化檔案管理中管理人員必須要具備的能力。

（二）加大設備支持

事業單位檔案管理信息化建設離不開相應的硬件和軟件等設備的支持，因此，在事業單位檔案管理信息化建設的過程中，必須要加強對其的設備支持，配備相應的設備如：計算機、打印機、掃描儀、復印機以及光盤刻錄機等先關的硬件設備，還有檔案管理操作系統等相關的軟件等，只有這樣才能夠使得檔案資料長期有效的保存。事業單位領導還需要提高對檔案信息化建設的重視程度，充分的意識到檔案管理信息建設的重要性，加大對檔案信息化建設的資金投入，積極的引進現代化管理設備和技術，不斷的加大電子檔案的存儲量，并按照檔案法對檔案管理人員進行相應的培訓，讓他們能夠在工作的過程中履行相應的職責，這樣才能夠使得這些設備的功能被充分的發揮出來。此外，還需要對現有的設備進行維護和保養，確保硬件設施的穩定性，避免出現故障，這樣才能夠確保檔案管理信息化的安全性。

（三）加強對檔案管理信息化管理平臺的建設

在事業單位檔案管理信息化建設過程中，信息技術是非常關鍵的，對于事業單位檔案管理效率的提高具有非常重要的促進作用。構建信息化管理平臺是事業單位檔案管理信息化的重點內容，這是檔案管理的主要載體。檔案管理工作中的錄入、檢索和保存都離不開信息化管理平臺的支持。另外，檔案信息化管理平臺的建立也可以增強事業單位內的信息交流和資源共享，同時也能夠更好的滿足單位人員對于檔案方面的需求。檔案管理信息管理平臺主要包括以下幾個主要功能：以網頁的形式為檔案管理人員提供檔案信息服務、網上檔案查詢、下載和整理電子檔案以及設置各級權限等。另外，事業單位還需要不斷的提高檔案信息系統的建設功能，實現檔案信息的共享，這樣才能夠使得事業單位的檔案管理更加的適應新時代下檔案管理的發展趨勢[3]。此外，事業單位還應當要積極的引進國內外先進的硬、軟件技術，和實力較強的信息技術公司合作，為事業單位量身打造一套能夠完全適應事業單位發展的檔案管理操作系統，從而有效的提高檔案信息更新換代的頻率，提高事業單位對數據信息管理的水平。

（四）明確檔案管理信息化的標準和規范

在事業單位檔案管理信息化建設的過程中，要想充分的發揮出檔案管理的作用，那么就必須要先明確檔案管理信息化的標準和規范，只有這樣才能夠更好的推動檔案管理信息化建設工作的有序開展。運用計算機信息技術進行檔案管理工作，才能夠使得事業檔案的檔案管理更加的使用未來社會發展的趨勢，更能夠更加高效的完成檔案管理的工作，提高事業單位的管理工作的效率和水平，推動事業單位的不斷發展，同時這對于社會的發展也具有非常重要的促進作用。因此，事業單位應當要結合自身的實際情況，制度相應的內部管理的標準體系。在建立事業單位檔案目錄數據庫的時候，需符合國家的相關標準，并且還需要便于實際的操作。另外，在檔案的內容、數據庫的結構和格式以及著錄項目都需要制定統一的標準，同時還需要對檔案數據的文檔格式以及數據指標進行規范，這樣才能夠更好的實現數據信息的共享。此外，事業單位還需要使用統一的檔案管理的軟件，這樣一來可以有效的避免的管理的工作中數據無法轉換等問題，確保檔案數據的正常讀取。

（五）建立完善的檔案管理制度

只有科學的管理制度才能夠確保事業單位檔案管理信息化建設的順利開展。因此，事業單位必須要結合自身的實際情況，建立科學、完善的檔案管理制度，這樣才能夠使得檔案管理工作變得更加的科學化、規范化和信息化，從而促進事業單位的進一步發展。對于檔案管理人員來說，只有健全的制度，才能夠更好的指導和監督他們的工作，讓他們認真的做好檔案的收集、整理、歸檔、保存和查閱等相關的檔案管理的工作[5]。另外，還需要完善對檔案管理人員的績效考核制度、獎懲制度。責任追究制度等，提高檔案管理人員對于檔案管理工作的重視程度，激發員工的工作熱情，提高檔案管理的工作效率，從而使得檔案管理能夠在事業單位的日常運行中充分的發揮出其應有的價值和作用，為事業單位今后的發展奠定良好的基礎。

（六）將檔案管理系統和辦公自動化系統的相結合

在事業單位檔案管理信息化建設中，將檔案管理系統和辦公自動化系統相結合是非常重要的，將這二者進行有效的結合可以將辦公自動化過程中所產生的電子文件和信息直接轉化為電子檔案，這樣一來可以大幅度的提升檔案管理的工作效率，并且還可以實現文件的集成以及紙質文件和電子文件同步管理等功能。事業單位內部可以通過檔案管理軟件來對各個部分的信息進行收集、整理、分類、儲存、檢索等，并且還可以利用計算機來對不同格式和不同來源的電子檔案進行標準化處理，從而實現檔案管理系統和辦公自動化系統的有效結合，進一步提高事業單位工作和管理的效率。

三、結語

綜上所述，隨著我國社會經濟的發展和科學技術的不但進步，對于事業單位的檔案管理工作也提出了更高的要求，檔案管理信息化建設可以有效的提高事業單位檔案管理的水平，優化事業單位的檔案管理的環境，提高檔案的安全性和完整性使，得事業單位的檔案管理更加適應社會的發展。因此，在事業單位的檔案管理中應當要加強檔案管理信息化建設，明確檔案管理信息化的標準和規范，結合現代信息化技術，構建科學的信息化管理平臺，從而促進事業單位檔案管理信息化的建設。

參考文獻：

[1]宋桂榮.事業單位檔案管理信息化建設探討[J].現代商貿工業，2014，（22）：167-167.

[2]郅永紅.事業單位檔案管理信息化建設探討[J].城建檔案，2017，（07）：28-29.

[3]馮維茜.事業單位檔案管理信息化建設探討[J].東方企業文化，2015，（15）：90-91.

[4]陳軍.事業單位檔案管理信息化建設探討[J].卷宗，2017，（16）：56-57.

（作者單位：廣靈縣企業養老保險管理中心）