流程優化在中小企業采購管理中的應用研究

文/王蕾，重慶理工大學會計學院

1 引言

企業信息化技術的應用和國家對企業內部控制建設的要求，推動了企業制度流程化的進程。但是中小企業因為流程建立不夠規范或沒有充分權衡相關者的權利和義務，流程的建立并不能保證流程的有效實施，有時還會降低企業的效率。采購業務是一項重要業務，但是因為其復雜性所以在設計過程中經常會出現不規范或不合理的部分，所以本文分析了中小企業在采購管理中存在的問題并提出了具體的流程優化方案。希望對中小企業的管理者有所啟示。

2 中小企業采購流程現狀

2.1 負責人觀念滯后

負責人都能認識到采購的重要性，知道采購是企業經營的基礎，但也正因為如此，他們對采購的授權非常謹慎，會設置繁瑣的審核程序，甚至有的負責人對企業所有的采購業務都要自己親力親為進行審核，所以他們要耗費大量的時間對企業的采購事項進行審核，這勢必會影響投入到企業重大的經營決策中的精力，同時繁瑣的審核程序也會降低采購流程的執行效率。

負責人購觀念滯后的另一個表現就是他們會在企業的采購崗和審核崗大量安排自己的親信，但是卻不重視他們的專業素養。這就使企業在進行采購時，會缺乏合理的采購計劃和對產品質量的要求，而僅僅以低價作為評價準則。導致采購的產品不能滿足企業生產經營的需要。

2.2 采購缺乏計劃性

中小企業與大企業相比，競爭力較差，所以在與客戶談判時也常處于劣勢地位，經常采用免付定金或少付定金的方式來爭取訂單。訂單的不確定性也導致了采購的隨機性，所以在與供應商進行價格磋商時同樣不占優勢，通常會以較高的單價制定采購協議，甚至還要提前預付定金。此外通貨膨脹也導致原材料的采購價格越來越高。所以中小企業要在采購上花費大量的資金，造成企業的資金運轉困難影響企業的正常經營；較高的采購價格還會導致產品的生產成本較高，進一步降低企業的競爭力。

2.3 采購組織結構混亂 分工不合理

如上文所述，中小企業負責人都非常重視企業的采購活動，但是又缺乏正確的采購理念，所以經常會為了降低采購成本的目的越級干預采購分管領導的決策，使得采購分管領導不能正常行駛自己的權利。同時，在采購業務中，中小企業通常會存在采購分管領導和財務分管領導權利劃分不清的問題，所以兩者經常會因為采購的資金問題發生爭執。這不僅會影響企業里員工間的關系，還會影響采購的效率。

3 完善中小企業采購流程的建議

通過上述分析，我們可以發現在中小企業的采購流程中存在著很多問題，這些問題會嚴重影響到采購的質量和采購的效率。通過對采購流程進行梳理，制定了以下方案來完善中小企業的采購流程。

3.1 設立分級審批制度

負責人作為企業的最高管理人員，他的主要任務是制定企業的戰略目標，負責企業的整體運行，而不是花費大量時間用于采購申請的審批。為了讓負責人從繁瑣的審核流程中解脫出來，還應當根據采購的金額進行分級審核，當金額達到一定數量時才需要負責人進行審核，這樣就能讓負責人擺脫簡單重復的工作，將更多的精力投入到企業的經營管理當中，這樣才可以充分發揮他作為企業最高管理人員的作用。

3.2 制定采購計劃

雖然中小企業的業務量不確定，制定采購計劃比較困難，但是制定采購計劃還是非常必要的。中小企業可以結合具體的業務對所需的材料進行分析。對那些經常使用且價格變動幅度較大的材料制定采購計劃并提前采購。這樣可以提高與供應商的價格磋商能力，在一定程度上緩解企業的資金壓力。同時較低的采購價格還會降低產品的生產成本，提高企業的競爭能力。

3.3 明確不同管理者的權限

從最初制定采購計劃到最終完成采購是一個復雜的過程，如果對職責劃分不明確，就會出現管理者進行權利爭搶的情況。所以明確不同管理者的職責是非常必要的。因為不同企業的情況不同，所以對采購分管領導和財務分管領導的重視程度不同，所以要結合企業的實際情況明確二者的職責權限，確定兩者在采購流程中的層級順序。同時還要明確負責人的審核權限，防止負責人越權審核，影響到其他分管領導的正常決策。