檔案信息化建設(shè)與檔案管理分析

文/胡玥，天津市管道工程集團(tuán)有限公司

1 檔案管理信息化發(fā)展的必然性

1.1 檔案管理信息化具有軟硬件基礎(chǔ)

當(dāng)前我國(guó)各單位檔案管理部門(mén)基本上配備了各式各樣的打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀，數(shù)碼相機(jī)等，管理人員也達(dá)到了人手一臺(tái)計(jì)算機(jī)的標(biāo)準(zhǔn)，這樣就為實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化提供了硬件設(shè)備基礎(chǔ)；軟件建設(shè)方面，各單位幾乎都配有檔案管理軟件，為檔案的收集、保管、利用等提供了方便。在此基礎(chǔ)上，檔案管理向信息化發(fā)展就有了充足的、完善的條件。

1.2 檔案管理信息化自身具有無(wú)可比擬的優(yōu)越性

檔案信息的數(shù)字信息化首先減輕了檔案工作人員的工作量，提高了工作效率。隨著科技的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷被人們廣泛應(yīng)用。而檔案工作人員對(duì)電子檔案的充分運(yùn)用，不僅改變了自身對(duì)文字信息的管理與記錄，還大大減少了工作時(shí)間，提高了工作效率，減輕了工作人員枯燥乏味的工作量。同時(shí)也方便了大眾對(duì)信息的搜索。其次，電子檔案管理有利于對(duì)文件的修改。在記錄某些重要信息內(nèi)容時(shí)，難免出現(xiàn)錯(cuò)誤，或隨著時(shí)間的推移，某些重要文獻(xiàn)需要更新，對(duì)檔案進(jìn)行修改是在所難免的。所以，如要進(jìn)行修改，電子檔案對(duì)于傳統(tǒng)的文字檔案而言，是極其方便的，只需利用鍵盤(pán)對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行調(diào)整并進(jìn)行保存，就可以了。最后，電子檔案管理有利于文檔的保密。在傳統(tǒng)的書(shū)面檔案中，檔案者的信息是在一起的，如果需要對(duì)其中某一信息進(jìn)行查找，其他信息便也會(huì)一覽無(wú)遺。而在電子檔案中，這些信息是分開(kāi)的，為單份文件提供利用。只需對(duì)需要了解的問(wèn)題進(jìn)行搜索便可得到相應(yīng)數(shù)據(jù)，而其他內(nèi)容是無(wú)法被獲得的。

2 制約檔案信息化建設(shè)發(fā)展的若干問(wèn)題

2.1 缺乏對(duì)檔案的系統(tǒng)管理

檔案的多少往往直接影響檔案管理工作的水平，如若檔案過(guò)少，則無(wú)法體現(xiàn)檔案管理工作的真正作用，如若檔案過(guò)多但是缺乏系統(tǒng)的管理，則檔案管理工作的不足和弊端將嚴(yán)重阻礙檔案管理工作水平的提升。如今，我國(guó)的檔案相對(duì)豐富，但卻缺乏系統(tǒng)的管理，信息往往缺乏殘缺不全，或是雜亂無(wú)章，無(wú)法滿足信息時(shí)代企業(yè)對(duì)工程信息的精細(xì)化要求，也在很大程度上阻礙了檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

2.2 檔案管理隊(duì)伍人員不足，水平不高

某些企業(yè)、單位由于檔案管理資金有限，檔案管理等級(jí)較低等原因，對(duì)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)工作并不太重視，這直接導(dǎo)致了檔案管理隊(duì)伍人員不足，水平不高的現(xiàn)狀。由于檔案管理隊(duì)伍人員不足、水平不高，目前，我國(guó)部分企業(yè)、單位普遍存在管理隊(duì)伍職責(zé)不明，兼職管理人員較多，管理結(jié)果無(wú)明顯反饋渠道等情況，這些都在很大程度上阻礙了我國(guó)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

2.3 檔案信息化建設(shè)工作缺乏明確的方向性，對(duì)檔案信息化認(rèn)識(shí)不深

由于我國(guó)檔案信息化建設(shè)發(fā)展程度并不高，相關(guān)的建設(shè)理論和建設(shè)技術(shù)還有待完善，所以目前我國(guó)檔案信息化建設(shè)工作缺乏明確的方向性，各檔案管理人員由于管理理念和管理經(jīng)驗(yàn)的不同，對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)也不盡相同。

3 檔案信息化建設(shè)的改進(jìn)措施

3.1 從思想認(rèn)識(shí)上給予高度重視

提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度，是開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的前提條件，只有深入了解檔案信息化建設(shè)對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)和行業(yè)發(fā)展起到的重要作用，才能落實(shí)到行動(dòng)上，主動(dòng)采取措施，促進(jìn)企業(yè)檔案的信息化建設(shè)。提高重視程度應(yīng)該主要從高級(jí)管理人員和檔案管理人員兩個(gè)層次入手，高級(jí)管理人員是企業(yè)戰(zhàn)略的制定者，只有高層制定完善的檔案信息化建設(shè)方案，下級(jí)部門(mén)才能按照方案組織實(shí)施。檔案管理部門(mén)也應(yīng)該對(duì)檔案信息化建設(shè)給予高度重視，積極配合上級(jí)部門(mén)的決策，制定合理的實(shí)施方案，為企業(yè)建設(shè)檔案管理制度提供便利條件。企業(yè)的高級(jí)管理人員可以加強(qiáng)宣傳，提高檔案管理部門(mén)、制度設(shè)計(jì)部門(mén)、人事管理部門(mén)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度，做好相關(guān)法律法規(guī)的普及工作，促使員工明白檔案信息化建設(shè)是與他們的工作密切相關(guān)的，同時(shí)也是每個(gè)員工應(yīng)盡的責(zé)任和義務(wù)，發(fā)動(dòng)全部力量搞好檔案信息化建設(shè)。

3.2 建設(shè)統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)

建設(shè)統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，首先要保證具有完善的法律法規(guī)體系，同時(shí)行業(yè)內(nèi)部應(yīng)該制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中提供制度規(guī)范，為檔案信息化建設(shè)工作保駕護(hù)航。行業(yè)協(xié)會(huì)應(yīng)該制定統(tǒng)一的指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，嚴(yán)格按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)組織建設(shè)，實(shí)現(xiàn)行業(yè)檔案信息化建設(shè)的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。另外對(duì)于檔案信息化建設(shè)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)也應(yīng)該執(zhí)行統(tǒng)一的規(guī)范，如檔案的整理依據(jù)、檔案數(shù)量的統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、檔案資源傳輸?shù)臉?biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的共享等，都應(yīng)該進(jìn)行引導(dǎo)和規(guī)范，只有這樣才能使得信息系統(tǒng)的各個(gè)部分之間相互協(xié)作相互合作，加強(qiáng)不同工作模塊之間的聯(lián)系，促進(jìn)系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。如果檔案信息化的建設(shè)過(guò)程中缺乏規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)給予指導(dǎo)，那么檔案資料庫(kù)中的信息系統(tǒng)就無(wú)法正常運(yùn)行，如果企業(yè)各個(gè)部門(mén)之間各行其事，沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)范，那就很難實(shí)現(xiàn)檔案管理的效率。

3.3 引進(jìn)信息技術(shù)型人才，加強(qiáng)人員培訓(xùn)

檔案管理部門(mén)要完善崗位責(zé)任制度，建立行業(yè)準(zhǔn)入制度。通過(guò)與高校合作，進(jìn)入高校引進(jìn)相應(yīng)的信息型人才推進(jìn)信息服務(wù)體系的建設(shè)。同時(shí)要制定相應(yīng)的人才引進(jìn)戰(zhàn)略，通過(guò)公開(kāi)招聘、合理競(jìng)爭(zhēng)等方式吸引社會(huì)優(yōu)質(zhì)信息人才投入到檔案管理隊(duì)伍當(dāng)中，促進(jìn)檔案管理隊(duì)伍踐行人力資源更新，相關(guān)檔案管理人員要根據(jù)自身的理論認(rèn)識(shí)，學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的理論和實(shí)踐技能，結(jié)合管理體系建設(shè)發(fā)展要求逐漸提升綜合素質(zhì)，以此來(lái)推進(jìn)檔案信息化管理體系的優(yōu)化和進(jìn)步。

4 結(jié)束語(yǔ)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)信息化水平不斷提高，所產(chǎn)生的海量數(shù)據(jù)給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn)。因此，檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理發(fā)展的主要趨勢(shì)。檔案管理信息化不但能夠有效提升工作效率和工作質(zhì)量，還能夠有效降低檔案管理成本，實(shí)現(xiàn)信息資源的長(zhǎng)期存儲(chǔ)與共享，對(duì)于檔案管理的未來(lái)發(fā)展具有重要的意義。