淺談事業單位檔案的科學化管理

文/肖迪，山東省鄄城縣事業單位監督管理局

1 檔案管理科學化的必要性及緊迫性

1.1 檔案管理是機關單位管理的基礎環節

檔案材料無序零散保存，勢必為某些重要檔案信息資源持有者提供可趁之機，導致管理上的被動，引起機關內部管理混亂。由于人員流動，把檔案保存在個人手中或由各職能部門自行保管，缺乏有效監督管理機制，一旦出現關鍵人員離職或跳槽，輕則使管理層面斷裂，工作無法延續；重則導致機關機密、獨有知識產權和信息流失，導致無法挽回的損失。檔案有其獨有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請專利的技術或機密。占有這些資料就是占有機關的技術或機密。因此，機關單位做好檔案管理工作，可以有效避免因技術、知識產權的流失而影響機關單位的生存與發展。

1.2 檔案是機關單位信用管理的重要保證

檔案是公認的構成信用信息的核心資源。首先，完善的檔案管理可作為展現單位自身誠信的一個窗口，反映各單位的科技成果、管理水平、財務狀況等重要內容。其次，在社會信用體系建設中，信用檔案建設已成為社會各界關注的焦點。國家已經提出要加快建立企業、中介機構和個人的信用檔案，使有不良記錄者付出代價，名譽掃地，直至繩之以法。可見檔案納入社會信用系統是必不可少的因素。

2 當前事業單位檔案管理工作存在的問題

2.1 事業單位重視檔案管理工作程度低。重視程度一直是困擾事業單位檔案管理的重要問題，一些事業單位的管理和領導人員對于檔案管理沒有一個清晰而全面地認知，片面地將檔案管理看做資料的整理和信息的堆砌，導致沒有給予事業單位檔案管理充足的資金支持和足夠的重視，出現了對事業單位檔案管理的漠視。此外，一些事業單位檔案管理人員對自身的工作沒有一個重視的態度，他們抱著應付和混日子的態度進行工作，沒有看到事業單位檔案管理的真正價值，導致檔案管理工作出現各種問題，造成事業單位檔案管理質量不高或下降。

2.2 事業單位檔案管理者業務素質不高。實事求是地講，當前一些在事業單位從事檔案管理的人員存在專業技能不熟悉，關鍵環節有盲區等實際問題，這會導致他們在從事檔案管理工作中經常出現遺漏和缺失，甚至出現檔案資料丟失或泄密等問題，這會直接對事業單位檔案管理工作造成較大影響，進而產生事業單位的基本職能和服務社會功能的障礙，不利于事業單位改革的持續深化和發展。

2.3 事業單位檔案管理更新不到位。事業單位檔案管理過程中對于工作目標的更新存在兩個問題，一是，對于事業單位傳統的信息和資料更新速度慢，特別是對于重要的檔案資料沒有一個及時整理和全面收集的管理方法。二是，對事業單位新式的數據檔案沒有及時加入數據庫，這兩種方式都有可能給事業單位檔案信息造成整理和管理周期過長，容易出現死檔的現象。

3 檔案管理科學化的對策

3.1 政府政策層面

3.1.1 積極完善和宣傳檔案法律法規檔案行政管理部門應加強檔案執法隊伍建設，依法監督和指導檔案工作。并加強與相關部門溝通協調，共同督促，積極營造建檔氛圍，讓更多單位認識到建立健全檔案的重要性，增強機關單位做好檔案工作的自覺性。

3.1.2 積極塑造典型，發揮以點帶面功效精心選擇一些規模大、作風好、有一定檔案管理基礎的單位作為試點，進行重點指導、培養，樹立典型，以點帶面，全面提升檔案管理水平。采取先學會管理的單位帶動后建檔的單位，以老手帶動新手，先推出部分示范單位，使其成為“領頭羊”，讓后來者有榜樣可學習，有先例可借鑒。

3.1.3 積極開展業務培訓和指導

檔案行政管理部門要采取切實措施：一是舉辦培訓班，講授檔案工作的基本業務知識，提高檔案工作者的專業素質，使檔案工作能夠更快，更好地獨立完成。二是深入機關單位，現場指導和培訓。要利用執法檢查等時機，深入到各機關單位現場指導。政府部門應主動幫助制定合適檔案工作制度、檔案工作管理網絡和檔案分類方案，給專兼職檔案人員上培訓課，使機關單位檔案工作走上標準化、規范化、科學化軌道。

3.2 機關單位自身層面

3.2.1 構建科學化檔案管理機制

只要符合國家檔案規范，實行集中統一管理的原則，就可以促進檔案的發展，一切都可以從現實出發。建立檔案管理機制的關鍵是確保檔案的及時、完整收集、保管和提供有效利用上，體現在是否滿足時代發展、社會發展的需要，是否有利于檔案管理可持續發展，沒必要追求設施大而全。如果檔案沒有保存齊全完整，不能提供各項活動服務，檔案室再豪華，設施再完備也是毫無用處，缺少價值。

3.2.2 科學利用信息化手段

在機關單位信息化建設中，檔案部門要充分利用計算機數據存儲量大，檢索速度快等優勢，大力開發適用于計算機完成的檔案檢索方法和存儲模式。檔案部門要建立嚴格的管理制度，從技術與管理兩方面，確保檔案實體與載體的安全，確保網絡傳輸及檔案數據的安全，將歸檔紙質文件與歸檔電子文件采用“雙軌制”整理方法，兩者編為一致的檔號和著錄信息，利于查閱和管理，并做好數據備份工作。有條件的單位，逐步推進數字檔案館(室)建設，把分散于不同載體，不同地理位置的信息以數字化形式存儲，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，向各類工作提供大規模、大信息量的分布式數字信息服務，實現檔案信息資源的有效共享。

4 結束語

總之，檔案是國家和社會的寶貴歷史資源。因此加強檔案的科學管理工作，是檔案部門面臨的共同新課題。各有關部門尤其是檔案管理部門，應從戰略高度來重視和加強機關單位檔案管理工作，以檔案管理科學化促進機關管理的高效化。