信息技術(shù)在檔案管理中的應用

文/劉亞琴，天津津航技術(shù)物理研究所

1 引言

隨著我國信息時代高速的發(fā)展，信息技術(shù)越來越多的應用在檔案管理之中，檔案管理因為信息技術(shù)而變得的更加具有系統(tǒng)性，信息技術(shù)為檔案管理帶來了極大的變化以及影響，讓檔案管理變得更加合理與效率，本文主要是通過對信息技術(shù)的相關特點來講述在檔案管理中的現(xiàn)狀以及應用。

2 信息技術(shù)在檔案管理中的重要性

如今社會信息系統(tǒng)發(fā)展過程中要不斷促進資源管理利用水平，在作用和地位上要不斷優(yōu)化處理好檔案管理工作順利進行，運用計算機提高檔案管理工作中優(yōu)勢互補，保障檔案管理信息合理處理。積極運用計算機信息技術(shù)促進檔案管理積極意義，計算機技術(shù)本身就是可以容量大量的內(nèi)容，同時存在很多優(yōu)勢特點，比如成本比較低、搜索比較方便、穩(wěn)定性比較強和保存時間比較長，保密性比較好，和傳統(tǒng)檔案管理相比較存在很多優(yōu)勢，需要不斷推動國家檔案管理水平，促進檔案管理人員檔案管理積極性，充分積極運用信息技術(shù)和檔案管理技術(shù)，完整做好檔案管理工作。

3 信息技術(shù)在檔案管理中的運用

3.1 通過信息網(wǎng)絡進行宣傳，提高檔案利用效果

檔案管理工作不僅僅是各項信息工作參考作用，同時也是可以很好引導檔案管理工作主要內(nèi)容，需要不斷開拓檔案管理思路，通過信息網(wǎng)絡技術(shù)對于靜態(tài)資料進行靈活和積極宣傳管理，比如可以誒建立良好校園網(wǎng)絡信息平臺，教師還可以不斷優(yōu)化檔案管理信息和資料通過校園網(wǎng)絡平臺這都非常利于提高工作效率，并且在學校的期初以及期末時，各班的班主任可以參考班級工作計劃總結(jié)，不但對學生有著積極地意義，對拓展班級教學工作的思路也有著極大的提升，如果教師可以積極地運用校園網(wǎng)絡平臺來查詢相關的檔案資料信息，這對信息技術(shù)在檔案管理中有著極大的影響，也是提高教學工作效率的關鍵處所在，只有相關的檔案管理人員在檔案管理工作中積極地運用信息技術(shù)，才能有效的提高檔案管理的效率以及完整性的積極意義。

3.2 利用多媒體保證檔案質(zhì)量

通過檔案管理可以看出一個單位管理水平的高低，要根據(jù)檔案管理模式是一個單位的代表性向，相關的質(zhì)量以及完整性極其重要，檔案能否展現(xiàn)出真正的作用，主要是看它的質(zhì)量是否良好，通過信息技術(shù)可以極大地改進傳統(tǒng)檔案管理模式，并且可以快速的統(tǒng)一字體，如果繼續(xù)運用傳統(tǒng)的檔案管理模式，不論是格式還是字體，都無法做到真正的統(tǒng)一化，計算機保存的檔案資料通過打印，極大地保證了文字的清晰及整齊，更加便于閱讀，只有相關的檔案管理人員在檔案管理工作中積極地運用信息技術(shù)，才能有效的提高檔案管理的效率以及完整性的積極意義。

3.3 依托特定軟件進行精細化檔案管理

現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展且應用范圍越發(fā)廣泛下，事業(yè)單位可以借助特定的軟件進行精細化檔案管理嘗試。例如，事業(yè)單位檔案管理人員可以借助檔案管理軟件實時進行檔案信息的修改亦或檔案的調(diào)出等。傳統(tǒng)檔案管理工作開展對于人力資源十分依賴的狀況可以得到很好扭轉(zhuǎn)，在檔案管理軟件應用程度不斷加深下，事業(yè)單位在檔案管理上的實際選擇也能不斷增加。值得注意的是，依托檔案管理軟件進行精細化檔案管理對于檔案管理人員綜合素質(zhì)有較高要求，正因如此，事業(yè)單位要強化對檔案管理人員進行的專業(yè)化技能培訓，特別是要通過定期培訓的方式不斷提升相應管理人員應用信息技術(shù)或軟件進行檔案管理的能力，從而較好提升事業(yè)單位檔案管理能力與效果。

3.4 憑借云技術(shù)實現(xiàn)共享式檔案管理

云技術(shù)當前已經(jīng)十分成熟，電腦或智能手機也能成為云端的物理接口，云技術(shù)作為現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展下的一種具體技術(shù)產(chǎn)物，其也能夠在事業(yè)單位檔案管理中得到應用。例如，事業(yè)單位可以憑借云技術(shù)的優(yōu)勢，提升事業(yè)單位內(nèi)檔案管理的共享程度，進而逐步達成檔案管理向云管理的基本目標。各省市政府可以進行地區(qū)自有的檔案數(shù)據(jù)庫構(gòu)建，并做好檔案信息數(shù)據(jù)庫的維護性工作。區(qū)域內(nèi)的事業(yè)單位可以在自有檔案信息數(shù)據(jù)庫得以較好構(gòu)建和運轉(zhuǎn)下，將這一數(shù)據(jù)庫作為檔案管理的云端支撐，并定期在數(shù)據(jù)庫內(nèi)進行檔案信息的上傳，從而使得事業(yè)單位的檔案管理可以成為一種現(xiàn)實管理與云端管理良好融合的管理，這對于事業(yè)單位深入踐行“互聯(lián)網(wǎng)+”運轉(zhuǎn)和管理理念也有很大幫助。

3.5 借助數(shù)據(jù)技術(shù)進行檔案信息備份與留存

事業(yè)單位可以借助現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案信息進行備份與留存，從而為傳統(tǒng)形式下開展的檔案管理提供較好補充與支持，并彌補傳統(tǒng)檔案管理方式方法產(chǎn)生的不足和缺陷。現(xiàn)代信息技術(shù)理念下，大數(shù)據(jù)相關技術(shù)已經(jīng)十分成熟，大數(shù)據(jù)技術(shù)更加能夠被較好應用到檔案管理相關工作開展之中。在檔案管理相關工作的實際開展中，相關主體便可以借助數(shù)據(jù)技術(shù)對傳統(tǒng)的檔案進行數(shù)據(jù)化信息轉(zhuǎn)化，并通過影像信息與文字信息相互綜合的方式將傳統(tǒng)檔案進行數(shù)據(jù)化備份與留存。這一方式方法下，檔案管理直接相關的支出能夠得到一定程度管控，且檔案管理實際效率能夠得到很大程度提升。這一形式下對數(shù)據(jù)技術(shù)進行檔案管理的應用也能幫助檔案管理人員積累出更多新穎的檔案管理經(jīng)驗。

4 結(jié)語

綜上所述，將現(xiàn)代信息技術(shù)應用到檔案管理工作中，會對檔案管理工作產(chǎn)生重要影響，會推動檔案管理實現(xiàn)變革。因此，在未來工作中，工作人員必須要認識到信息技術(shù)對檔案管理工作的影響，能正確利用條碼技術(shù)、多媒體技術(shù)，對檔案管理工作進行優(yōu)化，保證檔案管理工作能實現(xiàn)變革，最終更好地滿足發(fā)展的需求。