人力資源管理視角下企業(yè)人事檔案管理問題探析

文/張夏萍 雷越麟，四川科銳得實業(yè)集團有限公司

1 人事檔案在人力資源管理中的作用

人事檔案在人力資源管理中具有以下作用:

1.1 提供真實可靠的信息

企業(yè)要想真正做到知人善任、人盡其才，挖掘每個員工的潛力，發(fā)揮他們在各個崗位上的最大效力，就必須首先掌握每個員工的最真實、最全面的個人信息，如員工的工作經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)水平、個人技能、個人素質(zhì)等。通過查閱員工檔案可了解每個員工的全部工作經(jīng)歷，從而為企業(yè)選人、用人提供有價值的參考信息。

1.2 提供重要的依據(jù)

人事檔案為企業(yè)的一些重大決策提供了必要的依據(jù)。如績效考核，又稱人事考核、績效評估、員工考核等等，關(guān)系著員工的晉升和獎懲，決定著企業(yè)對不同員工該采取什么樣的培訓(xùn)方法，給予多少薪金等決策，而績效考核需要有大量的考核記錄作為依據(jù)。人力資源管理部門可以充分利用人事檔案對員工的業(yè)績、素質(zhì)、能力等進行綜合分析，做出相應(yīng)的決策，從而保證企業(yè)決策的科學(xué)化、合理化。

1.3 優(yōu)化人力資源的合理配置

人力資源配置是實現(xiàn)人與物相結(jié)合、提高人力資源使用效率和使用價值的重要途徑。人力資源并不是靜止的，隨著時問的推移和內(nèi)外環(huán)境的變化，會出現(xiàn)人員流動、崗位變化、優(yōu)勝劣汰等情況，人事檔案可以實現(xiàn)人力資源信息的共享，科學(xué)預(yù)測人力資源的需求，促進人才在各地區(qū)、行業(yè)、組織之問和企業(yè)內(nèi)部的合理流動，使人力資源得到最佳的配置。

2 企業(yè)人事檔案管理存在的問題

目前，我國很多企業(yè)的人事檔案管理工作還存在著許多問題，這些問題直接阻礙了企業(yè)人事檔案工作的開展，從而使企業(yè)無法有效進行有效的人力資源管理，制約著企業(yè)的發(fā)展。

2.1 重視程度不足，制度體系不健全

首要的問題就是無論是企業(yè)還是員工都沒有形成正確的人事檔案管理意識，對人事檔案的重視程度嚴重不足。很多企業(yè)的人事檔案管理部門只是被動地接受員工檔案，只保管而不更新記錄，更不會合理利用;還有一些企業(yè)存在私自扣留員工檔案的行為，更有很多中小型、民營企業(yè)根本沒有人事檔案管理系統(tǒng)，這些問題都體現(xiàn)出企業(yè)缺少核心的人事檔案管理意識。一旦企業(yè)重視程度不足，也容易導(dǎo)致員工個體對個人檔案認知模糊，不重視檔案資料內(nèi)容等問題。

2.2 人事檔案資料科學(xué)性、時效性差

對于現(xiàn)代企業(yè)，崗位和工作的多樣性使得企業(yè)員工的個人檔案難以系統(tǒng)地編寫與整理出來，而企業(yè)的流動人員增多也使得檔案管理更加復(fù)雜與困難。并且，人事檔案很難完全客觀地呈現(xiàn)，不同企業(yè)對于員工評價的重心也有所不同，更嚴重的是，一些企業(yè)員工的檔案真實性都存在疑問。這些問題就導(dǎo)致了人事檔案管理的科學(xué)性與客觀性較差。

而由于意識形態(tài)和制度等原因，企業(yè)人事檔案管理的時效性很多時候也得不到保證。很多企業(yè)的人事檔案管理部門受傳統(tǒng)檔案管理思想影響，工作效率不高，由于資料同質(zhì)性強而工作熱情低下，使得員工信息無法及時更新;而對于一些流動性強，工作范圍復(fù)雜的員工更是沒有能力保證檔案的及時更新。

2.3 無法合理利用人事檔責(zé)

很多企業(yè)人事檔案管理部門，是一個部門“孤軍奮戰(zhàn)”，而無法與用人機制聯(lián)動，相互協(xié)作，這就使得企業(yè)人事檔案管理與人力資源管理相脫節(jié)。無論是招聘還是內(nèi)部工作調(diào)動，如果企業(yè)無法合理利用人事檔案，都無法科學(xué)有效地挖掘人才能力，導(dǎo)致人才特點集中、無法“因材施教”、“因材施用”等問題產(chǎn)生，降低企業(yè)管理效率，員工個體的價值也得不到充分的體現(xiàn)。

3 針對性建議與對策

3.1 加強意識培養(yǎng)和制度建設(shè)

在當(dāng)下這個信息時代，無論是企業(yè)還是員工，都需要更新已有的人事檔案觀念，端正傳統(tǒng)的意識與態(tài)度，改變被動接受的方式，認真細化人事檔案信息，促進企業(yè)人力資源管理;同時，國家和企業(yè)均需出臺相應(yīng)的法律法規(guī)和制度體系，使人事檔案管理中的問題有法可依，有章可循，也使員工個體能夠針對性地學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)知識，增強觀念。

3.2 完善人事檔案資料的記錄與維護

在完善制度體系之后，企業(yè)還需成立一定的檔案監(jiān)管體系，加強對人事檔案的監(jiān)督與審查，保證檔案的真實性、科學(xué)性和條理性;并且，企業(yè)應(yīng)規(guī)定日期對檔案進行更新和維護，保證人事檔案的時效性，提升檔案管理的效率，縮短信息反饋、收集和再利用的時間。企業(yè)還可以引人人事檔案管理部門內(nèi)的竟?fàn)帣C制，實現(xiàn)目標(biāo)管理與量化管理。

3.3 提高對人事檔案的利用程度

檔案管理部門，作為企業(yè)用人行為的基礎(chǔ)與載體，要和其他的部門緊密聯(lián)系起來，形成可以互聯(lián)互通的網(wǎng)絡(luò)體系，實現(xiàn)人才信息的聯(lián)動和共享，用人事檔案指導(dǎo)人力資源管理，加強能動性，做到檔案與人事相互指導(dǎo)，相互協(xié)作，及時有效地和人力資源部門合作，共同完成人事檔案的管理工作，實現(xiàn)對人事檔案的最高的利用程度。