城建聲像檔案管理工作面臨的問題與對策

楊建林

（中山市城市建設檔案館，廣東 中山 528400）

0 引言

城建聲像檔案（City building audio and video files）能夠直觀生動地反映城市建設過程，記載城市的建設和變化，是全面記錄城市建設發展軌跡的重要載體。城建聲像檔案管理，是通過聲音、圖像和文字等形式共同展示城市的建設過程，能夠提升城市的建設基調。近年來，隨著城市建設的發展，城市檔案館加強城建聲像檔案管理，并且安排專人深入施工現場，拍攝重點工程項目的建設、城區實景及舊貌，讓城建檔案記錄城市發展的每一個畫面，留住城市的美麗記憶。

1 城建聲像檔案管理工作面臨的問題

1.1 政府對城建聲像檔案管理工作缺乏重視

聲像檔案的管理需要專業的工作人員，但是現階段由于資金有限，導致檔案部門無法花重金去邀請專業的拍攝人員，這就會導致現階段的城建聲像資料的整體水平不高。此外，由于資金的限制，拍攝使用的設備老化，導致拍攝的質量存在問題，甚至拍出的資料沒有實用性。還有，缺乏專業的編輯人員對檔案進行文字處理，導致部分檔案破損。究其原因，是因為政府對城建聲像檔案管理工作的重視程度不夠，導致城建聲像檔案的管理存在問題，進而使其失去了其本身的價值。

1.2 檔案的保存隨意性較大

現階段，很多的城建聲像檔案已經實現了數字化的管理形式，但是，仍然存在著保存的問題，由于保存不善導致的檔案丟失或是損壞的情況還是不能避免，這就會導致城建聲像的檔案收集具有很大的困難。老化的技術設備直接影響了檔案收集工作的開展。城建聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格，但是現階段只有少數單位設置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，多數單位還將聲像檔案與其他檔案混存，更無法做到恒濕、恒溫、防磁等保存要求，導致照片資料變黃褪色，磁帶受損消磁等，無法實現聲像檔案的長久保存和有效利用。

1.3 缺乏監管的管理制度和管理措施

現階段，我國的城建聲像檔案管理缺乏完善的管理制度和管理措施。究其原因，在我國的城建工作中，常常由很多部門公共進行聲像檔案的管理，管理比較分散，沒有統一的部門進行集中管理。缺乏完善的管理制度和管理措施，并且缺乏集中性的管理，這就會導致無法由統一部門進行時間上的分類管理，造成城建聲像檔案的作用無法有效體現。

1.4 城建聲像檔案資料收集不全面

首先，由于資金的限制導致城建聲像檔案的拍攝不夠全面，這是因為很多拍攝工作需要大量的資金支持，但是政府對城建聲像檔案的預算有效，就會導致很多拍攝無法實現，導致城建聲像檔案收集不全面。

其次，因為部分建設工作單位或城建檔案管理部門在進行拍攝工作時，沒有準確控制對城市整體面貌的把握，導致在實際拍攝中沒有找到適合的位置進行拍攝，導致城建聲像拍攝的內容不全面。

再次，因為城建檔案管理部門沒有深入了解工程的項目進度，耽誤項目的工程拍攝，導致拍攝工作缺乏有效性，收集的聲像檔案沒有記錄開發前的相關資料，無法體現施工變化過程。

最后，由于建設單位的個人問題，導致聲像資料沒有遞交給城建檔案管理部門，由于這些資料缺乏集中的管理方式，導致原始資料丟失或損壞，嚴重影響城建聲像檔案的收集和管理。

2 城建聲像檔案管理工作面臨的對策

2.1 提升政府對城建聲像檔案管理的重視程度

想要提升政府對城建聲像檔案的管理的重視度，需要強化政府對聲像資料的宣傳力度。政府需要發揮其管理職能，具體落實各管理部門之間的關系，并且提升對城建聲像檔案管理的資金投入，只有在資金充足的情況下才能保證城建聲像檔案管理工作的正常進行。城建聲像檔案的采集、移交和管理，需要大量的人員和專業設備，更是離不開足夠的資金保障。這就要求政府必須保證城建聲像檔案的資金投入。政府需要加大技術研發力度，運用計算機技術對收集到的城建聲像檔案信息進行系統化處理，并將檔案信息保存在計算機當中，形成電子檔案，以防檔案信息丟失，并且降低信息收集的工作量，提升資金的利用效率。

此外，加強對城建聲像檔案管理工作者的業務技能培訓以及監督指導工作，提升城建聲像檔案管理工作者的職業素養和專業技能。城建聲像檔案實現集中統一管理依然面臨著很多困難，需要各個項目部門設立專業人員、專門制度和專項經費，切實保障聲像檔案集中采集和管理工作的正常進行。當城建聲像檔案的資料收集工作完成以后，要對所收集的資料進行系統化和全面化的整理。資料的整理也需要投入大量的人力，因此要對資料的整理人員進行明確分工，將城建聲像檔案資料劃分出區域，并對檔案整理的工作人員進行分組，然后分區域整理檔案資料。資料整理完以后，要輸入計算機中進行備份，以建立完整的大檔案資料庫。由于城市建設聲像的工作量大，并且要求工作人員具有較高的技術含量，這就要為檔案部門配備專業人才，進而滿足城市建設活動的需要。這就需要提升聲像檔案編輯的水平和能力，增強聲像檔案的督查和業務指導能力，全面加強對城建聲像檔案形成單位相關人員專業知識和業務技能的培訓。此外，可以利用社會資源，做好城建聲像檔案的拍攝工作。在城建檔案部門或城建聲像檔案形成單位人員設備不足的情況下，可廣泛利用社會資源，邀請社會聲像專業人員，完成拍攝任務工作。

2.2 改善城建聲像檔案管理的保存條件

由于城建聲像檔案管理存在一定的特殊性，所以需要在進行管理工作中，必須遵循城建聲像檔案保存的特殊性要求。對于城建聲像檔案管理，需要使用聲像柜進行單獨的存放，避免光照和磁場，提升城建聲像檔案的使用壽命。這就需要爭取使用資金，強化聲像檔案的建設和工作，添置必要的檔案保存的使用工具，需要做好聲像檔案的備份和數字化處理工作，實行聲像檔案專柜存放，并創造保存條件，建立專用的檔案保存庫房，定期進行檢查，嚴格控制庫房溫濕度，加強管理工作，盡量延長聲像檔案的壽命。并且，需要配置聲像檔案資料編輯系統，優化館藏檔案，提高聲像檔案的利用效果。

2.3 建立健全完善的聲像檔案管理制度

首先，由于城建聲像檔案管理技術專業性較強，涉及學科比較廣泛，這就更要相關部門不斷地加強規范化管理工作。城建聲像檔案法規及業務規范的制定和完善能夠為開展城建聲像檔案工作提供重要的指導價值，并且建立健全城建聲像檔案管理制度是開展城建聲像檔案工作的重要保障，完善城建聲像檔案法律法規是開展城建聲像檔案工作的法律依據。城建檔案部門應根據國家制定的各種建立健全城建聲像檔案管理制度并完善《城市建設檔案管理規定》《科技檔案工作條例》等相關法規，嚴格把城建聲像檔案材料的形成、整理、歸檔管理納入城市規劃、建設、管理程序之中。完善的規章制度是城建聲像檔案規范化管理的理論依據，使檔案管理工作有法可依、有制度可循，有利于檔案管理工作的順利開展。通過完善法律制度，使聲像檔案管理工作有法可依，避免檔案丟失，將相應的規章制度落到實處，并制訂相應的實施流程。例如，對于城建聲像檔案的丟失或者損壞，必須要有處罰措施，檔案管理人員應該重視對電子檔案的建立和管理，重視檔案的保密工作，避免檔案隨意傳播，以利于后期檔案資料的收集和檔案的有序化管理。

其次，必須切實提升廣大公眾對于城建聲像檔案集中管理的重要意義的認識程度。政府可以通過廣播、電視、網絡等途徑來切實提升民眾對城建聲像檔案集中管理的認識。

最后，政府需要建立健全檔案管理的法制建設。采取一定的措施來保證制度的落實。對于分散在不同的業務部門的城建聲像檔案，必須通過制度的制約來提升城建聲像檔案管理部門的執法權力，保證檔案部門能夠依法跨部門收集聲像檔案，從而能夠在很短的時間之內有效地集中城建聲像檔案，提升城建聲像檔案的使用效率。對于現階段城建聲像檔案保存分散的問題，政府必須發揮其職能，督促各個保存單位統一建立相應的科學管理制度，保證城建聲像檔案資料的拍攝、收集和保存流程的完整性，保證城建檔案聲像資料的歸檔和科學管理高效進行。

2.4 拓寬城建聲像檔案信息的收集渠道

由于城建聲像檔案能夠直觀生動地反映城市建設過程，記載城市的建設和變化，是全面記錄城市建設發展軌跡的重要載體。所以，想要完整地記錄城市發展的歷程，單單靠城建檔案管理部門是不夠的。這主要是因為我國檔案管理部門的資金、技術和人員設備有限，采集資料和管理資料具有一定的局限性?；诖?，城建聲像檔案資料的收集應該面向社會大眾，通過各種渠道收集信息。例如，可以向社會廣泛征集城建聲像資料，動員全民進行信息的收集。尤其對于城市的重點工程和重點項目，需要多方位地收集資料，因為這些重點工程將對社會的發展產生重要的影響。此外，城建檔案管理部門必須和重點工程施工單位取得聯系，并且讓施工單位幫忙收集資料，進而確保資料的準確性。

3 結語

綜上所述，城建聲像檔案是城建檔案中重要的一部分，聲像檔案與普通的檔案具有差異性，現階段，我國的城建聲像檔案管理體系尚不健全，仍然存在很多的問題，新時期我們必須積極處理漏洞問題，促進城建聲像檔案管理科學地發展。

主要參考文獻

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［3］許慶昇.城建聲像檔案管理工作面臨的問題與對策［J］.城建檔案，2014（11）：28－29.