關于新經濟形勢下檔案管理工作的新思考

鄭世民

摘 要：新經濟形勢下，檔案管理工作越來越受到人們的重視，但是受傳統管理模式的影響，現在檔案管理工作中出現很多問題，首先檔案管理人員綜合素質不高，其次管理體系不健全，最后管理人員對其重視性不足，本文對其工作策略做出幾點針對性思考，旨在改善檔案管理工作效率，僅供參考。

關鍵詞：新經濟形勢下；檔案管理；工作；新思考

引言：隨著市場經濟的發展，越來越多的企業產生，其中檔案管理工作是每個企業都要有的部門。隨著時代的進步，檔案管理工作人員要重視檔案管理工作，結合新經濟形勢下檔案資料管理手段，構建完善管理制度，促進檔案管理工作高效進行。但是現在很多企業中檔案管理工作現狀不容樂觀，所以要積極優化檔案管理工作，提升檔案管理水平。

一.新經濟形式下檔案管理工作出現的問題

（一） 檔案管理人員專業素質不高

現在我國市場經濟快速發展，很多工作部門需要專業人才，檔案管理也是如此，檔案管理需要專業素質更強的管理型人才。現在不單單是傳統的紙質檔案，有更多的電子檔案，而是更加科學化，轉向電子檔案，需要管理人員不但有良好的檔案管理知識，還要熟練利用計算機進行操作。但是很多企業檔案管理部門人員專業素質低，甚至有的檔案管理人員是其他部門臨時調遣過來的，對檔案管理流程不了解，計算機系統的使用更是不懂操作，不利于順利完成工作[1]。

（二） 檔案管理體系不健全

長久以來，企業部門進行工作都離不開資料信息，檔案管理在其起到重要的作用。現在我國很多企業工作中缺乏健全體系，檔案管理人員不知道相關制度，工作過程中經常出錯，降低工作效率。另外，缺少系統的檔案管理工作制度，很多工作人員工作時按照以往工作經驗進行，經常出現檔案缺失甚至丟失情況，找不到源頭，最后不了了之，卻對企業的發展帶來巨大的影響。

（三） 管理人員重視度不夠

每個企業的發展都離不開資料的收集和整合，科學的管理工作可以為管理者提供重要信息，提高員工工作效率。目前很多管理人員對其工作重要性了解，產生工作人員消極怠工，很多工作不能有效落實，更有甚者很多重要檔案缺失。有的企業對檔案管理部門投資少，很多基礎設備不完善，影響檔案管理工作順利進行。

二.新經濟形式下檔案管理工作新思考

（一） 增強檔案管理人員素質

現在很多企業單位中檔案管理工作變得越來越重要，增強工作人員素質很重要，第一，管理人員明確的工作職責，加深檔案管理工作重要性認識，建立獎勵機制和責任體制，保證檔案管理人員具有良好的責任意識，自主強化自身業務水平，加強檔案管理工作創新性，積極完成工作職責。第二，管理人員經常對檔案實行總體檢查，發現缺少或遺漏的資料及時上報，采取有效策略解決，提高檔案管理工作質量。第三，管理人員不斷更新工作觀念，創新工作手段，隨著現代化的發展不斷提高認識，防止出現思想觀念不符合現代化發展的行為。現在很多企業都利用辦公自動化進行辦公，檔案管理人員也要跟上形勢，熟練掌握計算機知識，提高業務水平，及時轉變思想，創建新型管理體系。相關部門對檔案管理人員進行專業技術和計算機操作流程培訓，保證其工作符合現代自動化辦公的發展，提高管理人員責任意識。

（二） 創建檔案管理工作新體系

企業運行過程中，常常出現大量的檔案集中處理或者很多零散的檔案的收集和整理。基于此，工作人員工作過程中時需要對每個工作過程進行詳細的規劃和練習，創建完整的管理體系，對相近的檔案進行整理歸類，對不同種類檔案進行劃分。迎合時代發展，建立網絡檔案平臺，管理人員按照操作流程正確錄入資料，提高錄入速度，并利用計算機技術自動分類整理，實現信息化管理。由于很多檔案涉及的范圍比較廣泛，人工分類很難進行，這時計算機信息技術充分發揮管理作用，利用計算機技術，對錄入檔案進行備份，通過計算機智能化對檔案進行分類，減少工作人員工作量。針對電子檔案，工作人員嚴格按照國家要求，增強計算機網絡建設，保證檔案管理在計算機網絡安全情況下順利進行，確保網絡中檔案信息的真實性和完整性，并和紙質檔案內容相符。

（三） 增加資金投入，提高重視度

新經濟形勢下，企業要對自身檔案部門提高重視，根據各部門檔案資料的實際管理情況，建立專門檔案資料管理室，配置復印機、掃描儀、傳真機和檔案柜等設施。政府部門要增加資金投入，增強檔案管理設備先進性和檔案保存環境優良。加快檔案管理軟件和設施的購進，保證檔案的閱讀和借閱環節的順利進行。利用計算機進行檔案的整合，改變傳統工作模式，提高工作效率和檔案信息存儲量，提高借閱人員檔案檢索速度，提高工作效率和借閱效率。建立專門的人員進行資料監督檢查，保證檔案沒有丟失和遺漏，嚴格按照相關法規執行工作，在資金充足情況下，建立企業內部局域網，對檔案數據進行內部共享，方便各部門工作人員通過計算機查閱資料。另外，確定檔案管理期限，對失效或者超過管理期限的檔案，按照要求進行銷毀，減少無用檔案占空間。

（四） 優化檔案管理流程

近幾年市場經濟發展迅速，各企業中檔案逐漸增多，其管理工作量不斷提高。但是大多數企業檔案管理時問題頻出，導致檔案管理工作效率降低，所以各個企業要改變工作狀態，優化檔案管理工作流程。首先，檔案管理部門要和其他部門緊密合作，保證每個部門都有專門人員進行檔案收集，保證所有部門檔案無遺漏，落實檔案責任制，避免出現問題工作人員互相推諉情況出現。其次，檔案管理相關部門之間工作流程要進行優化，做好協調工作，保證工作合理分配，避免工作分配不合理，員工產生意見。最后，工作人員落實工作職責，嚴格按照工作流程進行操作，嚴禁出現企業外部人員隨意借閱內部機密檔案的行為，檔案管理人員在自己的管轄范圍內負起管理責任，保證管理工作的順利完成[2]。

結論：綜上所述，我國大多數企業中檔案管理工作面臨困難，隨著社會的發展，新經濟形勢下，辦公自動化的建立對檔案管理工作帶來很大挑戰。所以，企業管理人員要對內部檔案管理體系進行改革和創新。通過增強檔案管理人員素質、創建檔案管理工作新體系、增加資金投入，提高重視度和優化檔案管理流程等手段，保證檔案工作順利進行。

參考文獻：

[1]雷東玉.新時代辦公室檔案管理工作的創新研究[J].人力資源管理，2018（04）：238-239.

[2]段竹芳.淺談新時期企業檔案管理存在的問題及對策[J].辦公室業務，2018（03）：97+100.