機關事業(yè)單位檔案管理的重要性分析

文/劉美鈴，重慶市礦業(yè)工程學校

1 導言

檔案工作是保持黨和國家歷史真實面貌的重要事業(yè)，也是黨和國家建設不可缺少的一環(huán)。學校檔案工作是學校日常事務的原始記錄。它反映了學校成立后各個歷史時期的實際情況，為學校編纂大事記、澄清組織歷史、編纂書籍和記錄提供了寶貴的真實材料和證據。同時，它也是衡量學校教育質量和管理水平的重要指標。

2 學校檔案管理與保護工作的基本內容

檔案管理是指用科學的原則和方法為黨和國家的事業(yè)服務的檔案管理工作。其基本內容包括:接收和收集文件、整理、識別、保存、編目和搜索、編輯和研究、統計和使用服務。檔案管理是一種普遍而深刻的社會現象，在人類社會的生存、發(fā)展和歷史文化遺產中發(fā)揮著重要作用。沒有檔案和檔案管理，人類社會的統一和連續(xù)性就無法維持。

3 學校檔案管理的重要性

學校檔案可以真實地反映學校的教研水平，也可連續(xù)的記錄學校的歷史，校領導也可利用檔案材料對學校建設發(fā)展做出正確規(guī)劃和決策。

3.1 建立真實可靠檔案，促進教育客觀評估

學校教學評價是根據一定的教育目標和標準，通過系統收集學校教學的主要信息，對學校的辦學水平和教學質量進行客觀、全面的評價。開展教學評估是提高學校教育質量的重要措施，檔案是監(jiān)督、評估和指導學校工作的可靠依據。實施檔案管理可以提高學校檢查和評估的真實性和準確性。利用豐富系統的檔案材料，全面準確的檔案信息，來評估教育工作的日常安排是否適宜、教育內容是否正確、教學程序是否規(guī)范等，從而對學校做出全面準確的評估，也可使評估做到有理有據，公平公正。

3.2 反映現有教研水平，促進教學改革創(chuàng)新

教學檔案的研究可以充分了解學校的硬件和軟件質量，充分反映教學設備的能力和新舊水平，反映每個教師的教學質量和資源質量。隨著教育體制改革、教學改革和教師管理改革的深入，學校可以通過整理和研究教學檔案，利用檔案管理信息和檔案數據，分析教學效果，改進專業(yè)教師的教學方法。在總結早期發(fā)展規(guī)律和經驗教訓的基礎上，可以重新整合教師資源，安排教學計劃，設置合理的課程。

4 學校檔案管理工作創(chuàng)新的途徑

4.1 提高檔案管理人員的素質。

不斷改變學校檔案管理模式，使得對檔案管理人員的要求變得越來越高。特別是學校檔案管理的主要負責人，要想使檔案管理工作能夠順利開展，就必須與時俱進，在日常工作中對自身素質和能力的提高引起重視。主要體現在:第一，檔案管理人員應具備專業(yè)的檔案管理知識。他們不僅要深入鉆研專業(yè)知識，還要在實際工作中掌握各種管理技能和管理技能，從而有效地提高工作能力。第二，檔案工作者應該有能力使用現代信息技術。隨著現代信息技術的迅速發(fā)展，新技術和設備的使用為檔案管理的創(chuàng)新提供了有力的支持。檔案工作者必須擺脫陳舊的觀念，與時俱進，不斷學習現代檔案管理的新知識和技能。第三，檔案管理人員應具備較高的政治素養(yǎng)。因為在學校檔案管理中的所有資料信息都是內部資源，不可以泄露出去，若是檔案管理人員的意志不堅定、政治素養(yǎng)較低，就有可能做出一些導致學校利益受到損害的事情。所以，學校在選聘檔案管理員時，不僅要考察他們的基本能力，同時還要對他們的政治素養(yǎng)進行考察。只有這樣，才可以保證師生、學校的利益不受損害。

4.2 完善學校檔案管理的基礎設施。

基礎設施在提高管理者的業(yè)務水平方面發(fā)揮著重要作用。學校檔案的管理應該改善基礎設施，可以分為整理、參考和總結檔案。相關人員應注意檔案的存儲，優(yōu)化辦公環(huán)境，定期組織檔案。對于存儲環(huán)境相對干燥的一些地方，應該定期通風以確保文件的存儲質量。學校應定期培訓檔案相關的管理人員，使其業(yè)務水平和專業(yè)技能不斷提高，同時還可以到一些檔案管理工作做得較好的學校進行交流和學習，從而提高本校檔案管理工作人員的技能和整體素質。

4.3 建立完善的檔案管理體系，加強對檔案管理的重視。

針對當前檔案管理中存在的缺陷，要想改善檔案管理，就必須完善現有的檔案管理體系。為了實現這一目標，學校應該充分重視檔案管理。學校應該更充分地了解檔案管理的重要性，制定有效的管理計劃，提高學校檔案管理的重要性，加大檔案管理的力度，改善檔案管理中存在的缺陷。檔案管理制度的完善是以提高檔案管理人員的標準意識為基礎的，從而提高檔案管理人員的管理意識。和國外相比，我國的檔案管理工作起步晚，管理制度缺乏完善性，盡管近年來也有所進步，但卻長時間不能出臺科學的管理制度。管理制度不但要對科學的管理流程進行制定，同時還要規(guī)定獎懲制度，從而提高檔案管理工作的效率，使管理失誤現象減少，提高學校的工作效率。

4.4 學習檔案保護技術知識，增強檔案工作人員的檔案保護技術能力。

對于具有一定檔案知識基礎的檔案工作者來說，他們需要通過進一步的研究來加強他們的專業(yè)和技術能力，特別是檔案保護技術中的檔案修復技術，因為在檔案的儲存和利用過程中，由檔案制成的材料由于物理和化學因素以及有害生物而受到不同程度的損壞。為了延長檔案的壽命，受損的檔案必須修復。

4.5 管控、備份檔案數據庫，提高檔案計算機管理安全性。

計算機系統的安全性與使用人數和設備連接數的平方成反比。絕對安全的計算機系統是不存在的，絕對安全的網絡也是不可能實現的。我們當前所能改善的檔案計算機管理安全問題主要有三個部分:檔案管理計算機系統物理安全、檔案數據安全、網絡安全。

5 結束語

學校檔案管理是學校管理的重要組成部分。如果檔案管理要在學校管理中顯示出自己的價值，學校應該更加重視檔案管理，不斷完善檔案管理體系，加強檔案工作者的培訓，不斷提高科技管理效率。從檔案管理工作入手，不斷提高學校管理水平，提高辦學質量，提高學校核心競爭力。