芻議檔案信息化建設管理問題研究

文/孟曉華，河北省邯鄲市邯山區人力資源和社會保障局

1 檔案信息化建設的現存問題

1.1 缺乏正確的認識

當前檔案管理工作中存在一系列障礙因素，首當其沖的就是思想意識落后。很多單位從負責人到管理人都缺乏對檔案管理工作的改革意識，檔案管理的規范性和科學性嚴重缺乏，管理人員固守傳統的管理方法和管理理念不愿改進，導致了管理水平長時間難以提高。檔案管理工作的改革發展不僅僅是工作態度嚴謹所能實現的，還需要與現代信息技術、網絡技術、數字技術相結合，構建一套科學化、現代化的管理系統，提高管理效率。只有首先認識到檔案管理信息化的定位及重要性，才能實現檔案管理工作向著規范化和標準化全面轉型。

1.2 缺乏投入的力度

檔案管理工作的信息化建設意味著檔案管理系統，包括管理設備、管理技術、管理人才等都需要全面的優化改革，并與信息技術接軌，實現信息化管理。檔案管理設備要更新，技術要改進，人才要培養，而每一項工作的優化升級都需要投入大量的人力物力才能保證檔案管理工作信息化的實現。但是，從目前的情況來看，檔案管理工作信息化建設的進程過于緩慢，很大程度上與資金投入量過小、經費支持不足有關，相關機構的供給能力有限，檔案管理部門的融資情況不好，導致檔案管理的信息化建設失力。

2 信息技術檔案管理中的應用策略

在檔案管理應用中，大量地應用信息技術具有明顯的優勢，也為現代化的檔案管理工作的效率提升提供了有力的技術支持，因此為了采用更好的技術發展手段來確保檔案管理工作的高效性，就應該設計能夠滿足現代化檔案電子管理要求的技術體系，使用行之有效的信息技術手段，為企業和單位創造出更加高效和準確的檔案管理保障。

2.1 檔案管理工作的硬件準備

信息化技術必須依托于完善的硬件和局域網，只有完善局域網和信息儲存手段，才能夠為企事業單位的專業性的信息分類整理、利用和收集的過程，提供必要的硬件基礎。強大的信息支持系統，不僅可以有效地保證電子化檔案的管理過程準確有效，而且能夠全面地提升檔案工作的處理效率，可以多元化的實現企業內部的快速信息反饋和共享機制，為企業的現代化溝通和合作提供使用檔案信息的基礎。

2.2 對檔案管理人員實施培訓

信息化的檔案管理是一種重要的歸納總結技術，因此傳統的檔案管理人員的技術手段和信息技術水平，已經不能滿足現代的檔案電子化管理需求。尤其是老牌國有企業或大型集團性企業的檔案管理工作，本身是一個需要檔案管理復合型人才進行綜合服務的體系化過程。這就需要檔案管理工作和信息技術體系的快速完善和發展能夠同步進行，因此，企事業單位必須要保證各管理人員在技術水平上，能夠與檔案電子化管理技術保持同步。定期對于當管理人員進行有針對性的培訓，使所有管理人員都能夠滿足黨管理的基礎性需求，并且在不斷的工作過程中提升自身的檔案管理素質。

3 案管理科學化水平的提高對于檔案建設管理意義

3.1 適應當前時代要求

提高當前檔案管理的科學化水平，能夠幫助當前的檔案管理工作更好的適應時代的需求。當然，需要注意的是，在提高檔案管理科學化水平的工作當中，主要是需要依靠科學理論來進行，需要通過科學化的管理方法、理念，并且建立一套完善的科學化管理制度，這樣才能更好的促進檔案管理工作科學化的發展，以此來提高檔案信息的利用價值，使其為社會的發展建設提供更大的幫助。而檔案管理工作之所以這么重要是因為在檔案信息中包含了豐富的信息，包括政治、經濟、文化等多個方面的信息。而這些信息，在將來制定重要決策時能夠提供巨大的幫助。然而，從目前的情況來看，在如此巨量的信息數據面前，如果依然采取傳統的檔案管理方法是無法完全發揮信息作用的，而科學化的水平正好可以解決這一問題。

3.2 推動信息化的建設

自從進入21世紀以來，計算機信息技術與互聯網技術都得到了飛速的發展，在當前已經是一個信息化的社會。而在信息化社會當中，各行各業都爭先開始計算機技術與互聯網技術的利用，通過這些技術的引用，能夠幫助企業更好的提高工作效率，創造更多的收益。而對檔案管理工作，采用計算機信息技術與互聯網技術能夠有效的提高檔案管理工作的效率，并且擴展檔案管理的渠道與載體，使得檔案在進行管理時能夠更加的安全和高效。

3.3 推動檔案管理工作的發展

自從改革開放以來，我國的市場經濟發展的越來越迅速。而市場經濟的發展，不僅讓檔案信息變得更加具有價值，同時所收集和管理的檔案信息的種類也越來越多。而在這樣的情況下，傳統的檔案管理首先是很難適應這樣的轉變，同時也無法高效的處理大量檔案信息，這樣一來，勢必會對當前的檔案信息管理產生不良影響。

3.4 改善檔案信息化管理的基礎設施

很多單位只是認識到信息化對檔案管理工作的促進作用，卻沒有認識到信息化技術的成本要求，依然采用較為落后的管理設備，檔案的管理環境也存在諸多弊端，給檔案信息化管理工作造成一定阻力，檔案始終管理不善正是由于信息化設備不足導致的。很多單位的計算機硬件標準不過關，或者根本沒有為檔案管理工作者配備信息化辦公設備。檔案信息化管理軟件也需要定期更新，不斷優化升級，才能使檔案信息化管理系統正常運轉工作。因此，必須在軟件和硬件兩個方面不斷加強技術維護，促進檔案信息化管理水平的提升[3]。

4 結語

檔案信息化管理還需要不斷提升對管理人員的技術要求，不斷提升檔案管理工作者的職業技能，大批量錄用信息化管理專業人才，對于在崗員工也要不斷加強技術培訓，從而提升檔案信息化管理工作的質。檔案部門轉變觀念，改變傳統的檔案管理模式，就能夠建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，使檔案管理工作更好地適應信息時代發展的要求，為經濟建設和社會發展服務，為建設具有國際競爭力的技術服務公司服務。