淺議信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策

文/王青 果帥珂 李小翠 王敏 宋昕 李汝恬，遼寧電力中心醫(yī)院

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的背景下，信息技術(shù)得以迅速發(fā)展。當(dāng)下我國(guó)已然進(jìn)入了信息時(shí)代，信息管理與信息應(yīng)用已然成為了我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要舉措。檔案信息化管理工作可謂是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工程，能夠有效提升檔案管理工作效率與質(zhì)量。但是當(dāng)前檔案管理工作依舊存在諸多問(wèn)題，嚴(yán)重影響到了檔案管理工作的順利開(kāi)展。鑒于此，本文深入分析“信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策”具有極為重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1　信息時(shí)代檔案管理工作面臨的諸多問(wèn)題分析

1.1　缺乏規(guī)范的檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)

傳統(tǒng)檔案管理工作要想實(shí)現(xiàn)信息化管理，就需要推廣使用各種檔案管理軟件。雖然檔案管理軟件能夠?qū)n案內(nèi)容實(shí)現(xiàn)信息化與數(shù)據(jù)化，但是依舊存在諸多問(wèn)題，具體表現(xiàn)在系統(tǒng)建設(shè)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)不協(xié)調(diào)，造成檔案信息難以實(shí)現(xiàn)共享，同時(shí)由于不同軟件的兼容性不一致，導(dǎo)致一些系統(tǒng)難以滿足當(dāng)前需求[1]。此外，我國(guó)并沒(méi)有建立統(tǒng)一的信息化標(biāo)準(zhǔn)，不利于檔案信息化管理工作的開(kāi)展。

1.2　檔案安全性不足

通常情況下，電子檔案管理系統(tǒng)的登陸需要兩個(gè)環(huán)節(jié)的保護(hù)，具體為登錄名的驗(yàn)證以及密碼保護(hù)。但是一旦密碼或者用戶名泄漏，將會(huì)讓一些不法分子惡意進(jìn)入系統(tǒng)當(dāng)中，盜用信息或者更改信息，這樣一來(lái)嚴(yán)重影響到了檔案使用的安全性。

1.3　缺乏完善的法規(guī)體系

近年來(lái)，我國(guó)對(duì)檔案管理工作引起了高度重視，并且頒布了相應(yīng)的法規(guī)，但是檔案信息化管理法規(guī)并不是十分完善，難以滿足時(shí)代發(fā)展的實(shí)際需求。這一問(wèn)題已然受到了重視，并定期更新檔案管理法規(guī)，為檔案信息化管理提供相關(guān)法律依舊。然而實(shí)際情況是檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)并不是一日之功，還需要長(zhǎng)時(shí)間實(shí)踐與修正。

2　信息時(shí)代檔案管理工作問(wèn)題相對(duì)應(yīng)的解決措施分析

2.1　加強(qiáng)信息化建設(shè)，確保管理軟件兼容

信息時(shí)代檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化管理是一項(xiàng)十分重要的工作，信息化管理主要目的是實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，以此充分發(fā)揮檔案信息的價(jià)值。為此，檔案管理部門首先需要加強(qiáng)信息化建設(shè)，具體為采用當(dāng)前最為先進(jìn)的信息技術(shù)，同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)化處理，從而有效提升檔案檢索效率[2]。此外，為了確保檔案信息化建設(shè)早日完成，就需要檔案管理部門對(duì)各系統(tǒng)進(jìn)行編程，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案信息實(shí)現(xiàn)自動(dòng)分類，并進(jìn)行存儲(chǔ)，以此實(shí)現(xiàn)軟件的兼容。這樣不僅僅有助于實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)化，有利于長(zhǎng)時(shí)間保存。

2.2　制定統(tǒng)一規(guī)范的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理部門制定統(tǒng)一規(guī)范的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案管理工作的開(kāi)展具有極為重要的現(xiàn)實(shí)意義。尤其是在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，檔案信息化管理手段的增多，就需要制定統(tǒng)一規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，才能為檔案管理工作的開(kāi)展提供一定的指導(dǎo)。值得注意的是在實(shí)際管理過(guò)程中，必須采取有效措施落實(shí)這一標(biāo)準(zhǔn)，避免管理標(biāo)準(zhǔn)的流于形式。除此之外，在實(shí)際管理過(guò)程中，需要實(shí)施責(zé)任制，并明確各崗位的工作內(nèi)容，才能確保日常檔案管理工作順利開(kāi)展，從而有助于促進(jìn)檔案信息化管理水平的提升。

2.3　提升檔案安全性與完善相應(yīng)法規(guī)

檔案信息的安全直接關(guān)系社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，為此有必要提升檔案信息的安全性，具體為更新管理理念，提升檔案管理人員的安全意識(shí)。最為主要的是對(duì)檔案管理系統(tǒng)實(shí)施監(jiān)控，避免不乏分子侵入[3]。除此之外，檔案管理部門需要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中安裝最新版本的殺毒軟件，定期做好殺毒工作，同時(shí)做好檔案信息數(shù)據(jù)備份，以此提升檔案的安全性。

檔案信息化管理的安全保障，關(guān)鍵在于是否具有完善的相應(yīng)法規(guī)。為此，相關(guān)部門需要結(jié)合時(shí)代需求，深入分析當(dāng)前檔案管理需求，對(duì)當(dāng)前檔案信息化法規(guī)加以完善，以此滿足檔案信息化管理發(fā)展需求。

3　結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，人們對(duì)檔案信息的重視度逐漸增加。尤其是在信息時(shí)代，檔案管理作為企業(yè)日常管理工作尤為重要的一部分，直接關(guān)系到企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。為此，檔案管理部門需要更新傳統(tǒng)管理理念，注重信息化建設(shè)，制定統(tǒng)一規(guī)范的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)、提升檔案安全性與完善相應(yīng)法規(guī)，才能確保檔案管理效能的充分發(fā)揮。

【參考文獻(xiàn)】

[1]魯明君.議信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策[J].經(jīng)貿(mào)實(shí)踐,2017,19:186.

[2]王學(xué)武,馬迎秋,于長(zhǎng)海.信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策探析[J].中國(guó)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè),2017,17:65-66.

[3]都業(yè)慧.信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策[J].赤子(上中旬),2017,07:208.