基層疾控中心檔案管理中應注意的幾個問題

文/鐘宇權，精河縣疾病預防控制中心

疾控中心開展的檔案管理工作具體指的是將疾病防控過程中涉及的流行性疾病預測、流行性病學特點、疾病傳播范圍、感染情況、預防和控制效果等工作內容的資料全部整合成檔案進行有效管理的工作，以此使得疾控中心工作人員可以在后續的疾病研究中通過查閱檔案把握相關疾病在本地區的發展、變化、傳播以及預防等情況，更好的對新型的流行性疾病進行把握與控制。分析基層檔案管理工作可以了解到主要有以下問題：首先基層疾控中心不重視檔案管理工作，未做好檔案管理的基礎設施建設；缺乏完善的檔案管理制度，導致檔案管理較為混亂；檔案管理人員工作能力較低，無法滿足管理工作的需要。所以上述問題的存在對基層疾控中心檔案管理工作質量存在影響，要求疾控中心重視幾個方面的問題，以此制定針對性措施提高管理有效性。

1 重視檔案管理工作

基層疾控中心進行檔案管理的目的為借助于疾病防控檔案，對本地區疾病防控歷史沿革、新型疾病防控思路尋找等工作的進行提供助益，即就是檔案的開發利用，但是近年來有很多基層疾控中心在開展具體的管理工作時僅將工作中心放置在檔案存放方面，而且部分紙質檔案由于管理不當出現損毀、遺失等情況以及未及時將重要的紙質檔案做好電子化的錄入和登記。因此需要疾控中心領導人以及檔案管理人員提高對該項管理工作重要性的認識和了解，在管理意識提高的基礎上，認真做好各項管理工作。管理中管理人員需要由原來的單一的檔案存放管理轉換為檔案的合理開發利用，并且主動為當地群眾進行相關疾病發展情況的宣傳講解，使得檔案作用可以充分發揮，有效預防傳染性疾病大范圍、大規模的擴散，保證人民群眾身體健康。

2 構建完善的檔案管理工作機制

健全的檔案管理制度可以給予管理人員工作指導，規范管理行為，增強管理效果，因此基層疾控中心檔案管理部門在管理工作中，需要在以往沿用的管理制度基礎上，總結管理問題和經驗，以此制定新型的管理制度，來對各項工作進行有效管理。該管理制度中首先需要包括日常管理工作內容、流程、規范、檔案數據庫管理準則以及管理服務標準等內容，管理人員在充分學習和掌握制度中的內容后才可以上崗管理檔案，以此使得檔案資源能夠實現有效的開發，檔案利用率也可以獲得有效提高，能夠為有需要者提供優質的檔案服務。其次在制度中需要明確檔案管理工作的人事組織結構，由部門領導人對全體管理員工的管理工作質量負責，并且負責人需要對具體的管理工作進行劃分，由不同的人員專門負責其中一個環節的管理工作，以便在發生管理問題后可以根據具體問題及時找到相關的人員進行責任認定和問題處理，避免責任推諉情況發生，有效杜絕管理人員違規管理行為出現[1]。

3 投入大量的資金、技術進行基礎設施建設

在疾控中心領導人檔案管理意識提高之后，需要積極配合并投入資金和技術進行現代化、信息化檔案管理室的建設工作。現階段很多基層疾控中心開展的檔案管理工作未實現全面的信息化管理，仍有著較多的紙質檔案，所以在管理時需要同時進行紙質與電子檔案的管理。其中針對紙質檔案管理要結合檔案重要程度，將重要檔案分揀出來及時錄入計算機管理系統中，其他紙質檔案資料建立溫濕度適宜的檔案管理室來保存；針對電子檔案，需要及時淘汰使用時間久，功能落后的設備，及時更換新型設備，使用先進的檔案信息管理系統來進行科學的管理，所有管理人員需要將疾控中心工作人員的工作數據快速、準確的錄入電腦中，管理時需要使用登錄密碼從管理系統的登錄界面進入來管理檔案，以此實現檔案管理保密性、規范化，所以充足的資金以及現代化的管理技術可以為檔案管理的有效進行打下堅實的基礎。

4 提高檔案管理人員的工作能力和素養

檔案管理人員工作質量的優劣對于疾控中心疾病防控事務的開展有著較大的影響，所以管理部門需要招聘一批具有豐富檔案管理和疾控知識、檔案管理能力以及經驗的人員來此就業，組建一支專業能力較強的管理團隊做好檔案管理工作，以此在潛移默化的影響中提升其他管理能力一般員工的業務能力。同時基層疾控中心檔案管理部門負責人需要定期邀請同行業的檔案管理專家學者來此對管理人員進行先進管理理念和方法的培訓教育，以此提升員工各方面的管理能力，樹立正確的管理觀念。此外檔案管理部門需要制定激勵機制，每個月評選一名檔案管理工作開展較好的管理人員，給予其一定的物質獎勵，以此激發全體管理人員的工作積極性，使其以飽滿的工作熱情投入到管理工作中[2]。

5 結束語

在社會經濟飛速發展的大環境下，人們的經濟收入和健康保健意識不斷提高，所以基層疾控中心需要順應社會發展的需要，充分認識到檔案管理工作的重要作用，以此在疾病的變化發展中，結合管理良好的檔案資料有效控制疾病。