基層疾控中心檔案管理中應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題

文/鐘宇權(quán)，精河縣疾病預(yù)防控制中心

疾控中心開(kāi)展的檔案管理工作具體指的是將疾病防控過(guò)程中涉及的流行性疾病預(yù)測(cè)、流行性病學(xué)特點(diǎn)、疾病傳播范圍、感染情況、預(yù)防和控制效果等工作內(nèi)容的資料全部整合成檔案進(jìn)行有效管理的工作，以此使得疾控中心工作人員可以在后續(xù)的疾病研究中通過(guò)查閱檔案把握相關(guān)疾病在本地區(qū)的發(fā)展、變化、傳播以及預(yù)防等情況，更好的對(duì)新型的流行性疾病進(jìn)行把握與控制。分析基層檔案管理工作可以了解到主要有以下問(wèn)題：首先基層疾控中心不重視檔案管理工作，未做好檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)；缺乏完善的檔案管理制度，導(dǎo)致檔案管理較為混亂；檔案管理人員工作能力較低，無(wú)法滿足管理工作的需要。所以上述問(wèn)題的存在對(duì)基層疾控中心檔案管理工作質(zhì)量存在影響，要求疾控中心重視幾個(gè)方面的問(wèn)題，以此制定針對(duì)性措施提高管理有效性。

1 重視檔案管理工作

基層疾控中心進(jìn)行檔案管理的目的為借助于疾病防控檔案，對(duì)本地區(qū)疾病防控歷史沿革、新型疾病防控思路尋找等工作的進(jìn)行提供助益，即就是檔案的開(kāi)發(fā)利用，但是近年來(lái)有很多基層疾控中心在開(kāi)展具體的管理工作時(shí)僅將工作中心放置在檔案存放方面，而且部分紙質(zhì)檔案由于管理不當(dāng)出現(xiàn)損毀、遺失等情況以及未及時(shí)將重要的紙質(zhì)檔案做好電子化的錄入和登記。因此需要疾控中心領(lǐng)導(dǎo)人以及檔案管理人員提高對(duì)該項(xiàng)管理工作重要性的認(rèn)識(shí)和了解，在管理意識(shí)提高的基礎(chǔ)上，認(rèn)真做好各項(xiàng)管理工作。管理中管理人員需要由原來(lái)的單一的檔案存放管理轉(zhuǎn)換為檔案的合理開(kāi)發(fā)利用，并且主動(dòng)為當(dāng)?shù)厝罕娺M(jìn)行相關(guān)疾病發(fā)展情況的宣傳講解，使得檔案作用可以充分發(fā)揮，有效預(yù)防傳染性疾病大范圍、大規(guī)模的擴(kuò)散，保證人民群眾身體健康。

2 構(gòu)建完善的檔案管理工作機(jī)制

健全的檔案管理制度可以給予管理人員工作指導(dǎo)，規(guī)范管理行為，增強(qiáng)管理效果，因此基層疾控中心檔案管理部門在管理工作中，需要在以往沿用的管理制度基礎(chǔ)上，總結(jié)管理問(wèn)題和經(jīng)驗(yàn)，以此制定新型的管理制度，來(lái)對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行有效管理。該管理制度中首先需要包括日常管理工作內(nèi)容、流程、規(guī)范、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理準(zhǔn)則以及管理服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，管理人員在充分學(xué)習(xí)和掌握制度中的內(nèi)容后才可以上崗管理檔案，以此使得檔案資源能夠?qū)崿F(xiàn)有效的開(kāi)發(fā)，檔案利用率也可以獲得有效提高，能夠?yàn)橛行枰咛峁﹥?yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。其次在制度中需要明確檔案管理工作的人事組織結(jié)構(gòu)，由部門領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)全體管理員工的管理工作質(zhì)量負(fù)責(zé)，并且負(fù)責(zé)人需要對(duì)具體的管理工作進(jìn)行劃分，由不同的人員專門負(fù)責(zé)其中一個(gè)環(huán)節(jié)的管理工作，以便在發(fā)生管理問(wèn)題后可以根據(jù)具體問(wèn)題及時(shí)找到相關(guān)的人員進(jìn)行責(zé)任認(rèn)定和問(wèn)題處理，避免責(zé)任推諉情況發(fā)生，有效杜絕管理人員違規(guī)管理行為出現(xiàn)[1]。

3 投入大量的資金、技術(shù)進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在疾控中心領(lǐng)導(dǎo)人檔案管理意識(shí)提高之后，需要積極配合并投入資金和技術(shù)進(jìn)行現(xiàn)代化、信息化檔案管理室的建設(shè)工作。現(xiàn)階段很多基層疾控中心開(kāi)展的檔案管理工作未實(shí)現(xiàn)全面的信息化管理，仍有著較多的紙質(zhì)檔案，所以在管理時(shí)需要同時(shí)進(jìn)行紙質(zhì)與電子檔案的管理。其中針對(duì)紙質(zhì)檔案管理要結(jié)合檔案重要程度，將重要檔案分揀出來(lái)及時(shí)錄入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)中，其他紙質(zhì)檔案資料建立溫濕度適宜的檔案管理室來(lái)保存；針對(duì)電子檔案，需要及時(shí)淘汰使用時(shí)間久，功能落后的設(shè)備，及時(shí)更換新型設(shè)備，使用先進(jìn)的檔案信息管理系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行科學(xué)的管理，所有管理人員需要將疾控中心工作人員的工作數(shù)據(jù)快速、準(zhǔn)確的錄入電腦中，管理時(shí)需要使用登錄密碼從管理系統(tǒng)的登錄界面進(jìn)入來(lái)管理檔案，以此實(shí)現(xiàn)檔案管理保密性、規(guī)范化，所以充足的資金以及現(xiàn)代化的管理技術(shù)可以為檔案管理的有效進(jìn)行打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4 提高檔案管理人員的工作能力和素養(yǎng)

檔案管理人員工作質(zhì)量的優(yōu)劣對(duì)于疾控中心疾病防控事務(wù)的開(kāi)展有著較大的影響，所以管理部門需要招聘一批具有豐富檔案管理和疾控知識(shí)、檔案管理能力以及經(jīng)驗(yàn)的人員來(lái)此就業(yè)，組建一支專業(yè)能力較強(qiáng)的管理團(tuán)隊(duì)做好檔案管理工作，以此在潛移默化的影響中提升其他管理能力一般員工的業(yè)務(wù)能力。同時(shí)基層疾控中心檔案管理部門負(fù)責(zé)人需要定期邀請(qǐng)同行業(yè)的檔案管理專家學(xué)者來(lái)此對(duì)管理人員進(jìn)行先進(jìn)管理理念和方法的培訓(xùn)教育，以此提升員工各方面的管理能力，樹(shù)立正確的管理觀念。此外檔案管理部門需要制定激勵(lì)機(jī)制，每個(gè)月評(píng)選一名檔案管理工作開(kāi)展較好的管理人員，給予其一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，以此激發(fā)全體管理人員的工作積極性，使其以飽滿的工作熱情投入到管理工作中[2]。

5 結(jié)束語(yǔ)

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的大環(huán)境下，人們的經(jīng)濟(jì)收入和健康保健意識(shí)不斷提高，所以基層疾控中心需要順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要作用，以此在疾病的變化發(fā)展中，結(jié)合管理良好的檔案資料有效控制疾病。