流動人員檔案管理工作中存在的問題及措施

文/張慶，河北省承德市圍場滿族蒙古族自治縣人力資源和社會保障局勞動人事爭議仲裁院

受經濟發展和人事改革的雙重影響，社會流動人員的檔案管理的重要性不言而喻。流動人員作為弱勢群體，失去的不僅僅是工作和收入，還有更多的社會保障。流動人員的檔案有著其自身的特殊性，因此需要對其思想作風、業務表現甚至薪資待遇等等進行歸檔記錄。流動人員的檔案管理工作嚴重影響著和諧社會的建設。但是流動人員檔案在管理過程中不可避免地出現諸多問題，只有提高對其檔案的關注程度，加強對其檔案的管理，才能保證可持續發展的順利進行。

1 流動人員檔案管理的重要性

信息時代背景下，檔案的地位日益提升，檔案管理工作的開展更加重要。檔案管理工作不僅與相關單位和部門聯系緊密，而且還關系到個人的利益。我國目前在檔案管理方面存在著很多不足，尤其是對于流動人員的檔案管理工作，問題更加凸顯。流動人員的檔案中包含的個人信息、工作經歷及表現等，具有參考憑證的作用。通過檔案還可以辦理社保、退休等，甚至對再就業和其他業務工作起著事實依據的作用。因此，相關管理部門和勞動者自身應當重視流動人員檔案的意義，加強管理水平。

2 流動人員的檔案管理中存在的問題

隨著時代的不斷創新與變革，流動人員的數量與日俱增。流動人員的檔案管理工作中存在著很多的問題，對于流動人員檔案方面的管理工作刻不容緩。只有對其工作進行規范化、科學有效地保證其工作的實施，才能促進我國社會的和諧發展。

2.1 管理方向不合理

流動人員屬于社會的弱勢群體，其發展具有很大的隨意性。當今時代，大多數企業都缺乏對流動人員檔案進行管理的機制，甚至企業自身在職員工的檔案工作都不能夠順利完整地開展，對流動人員的檔案的管理方向就更加無從說起了。而對其檔案管理方向的不合理，使流動人員的檔案信息或多或少的缺失的現象的存在，直接影響了流動人員正常地辦理其他涉及其個人利益的業務工作。

2.2 管理人員太被動

許多企業只注重經濟效益，認為檔案管理與企業發展沒有太大的關系，尤其是流動人員的檔案，更是不值得一提。因此，很多企業的檔案管理工作很被動，管理體制也很不健全，導致即便有一些現存檔案，其檔案信息也不夠全面，尤其對于流動人員而言，檔案大部分丟失，給其他事務的辦理造成了很大的麻煩。管理人員僅僅局限于企業的指示，其長期被動的工作反而會阻礙企業的長久發展。

2.3 管理態度不端正

一些企業的檔案管理人員對于流動人員的檔案不夠重視，甚至態度相對松散，使得絕大多數流動人員的檔案處于混亂、缺失甚至丟失的境地。有的工作人員沒有及時地對檔案進行管理，一時的工作疏忽導致流動人員的檔案不夠完善。還有一些工作人員擅自修改或蓄意偽造流動人員的檔案，導致流動人員檔案不盡真實。總之，相關管理人員不端正的工作態度，再一次使流動人員的檔案管理陷入困境。

2.4 管理水平顯低級

目前流動人員的檔案涉及的范圍比較廣泛，但卻局限于各種內外界因素的影響，存在著很多問題，阻礙了其正常的發展。在流動人員檔案的管理工作一直處于比較被動的形勢下，還伴隨經常會出現丟失的現象。許多企業基于資金等多方面因素的考慮，很少會對流動人員的檔案加以關注和處理，更不可能花費精力用現代化技術去提高其管理效率。

3 流動人員檔案的科學化管理措施

為了提高流動人員的生活水平，促進其再就業的情況，必須要對流動人員的檔案進行科學高效的管理。流動人員的檔案管理工作與其切身利益密切相關，只有完善其工作中出現的諸多問題，才能提高其整體水平，使流動人員檔案向著更加科學化的方向發展。

3.1 規范管理工作方向

要對流動人員的檔案進行科學化的管理，需要規范其管理工作方向。流動人員的個人檔案與其根本利益直接相關，對其后期的整個職業生涯規劃起著決定性的作用。因此，需要采取一定的手段創新流動人員檔案的管理工作。管理者可以借助現代化的技術手段，將日常的人為工作與計算機技術相結合，轉變單一的工作方法為雙重的工作作風，在一定程度上從宏觀層面提升流動人員檔案的管理工作水平。

3.2 規范管理人員意識

任何企業或者部門都應當重視流動人員的檔案，應當根據相關要求規范檔案管理人員的意識。在思想層面上，管理人員應當樹立認真負責的工作態度，發揮嚴謹細致的工作作風，深切重視流動人員檔案的管理工作。在工作方面上，管理人員在加強自身責任的同時，應當努力配合構建完善的管理體制，同時遵循有關的監督機制，做好相應的監督工作，保證檔案管理工作的有序性，保障檔案管理的完整性。

3.3 明確管理態度職責

流動人員檔案的重要性，迫切地需要相關管理人員明確其崗位職責，端正其工作態度，堅決杜絕虛假錯誤的現象的發生，從而確保檔案信息的完整性和真實有效性。相關工作人員應當以身作則，力所能及地做好流動人員檔案的管理工作。管理人員還應當避免可能由于個人的工作失誤對檔案管理工作造成的損失。當然，不同單位或者部門之間也可以互相協作，加強溝通，共同提升檔案管理工作的質量。

3.4 借助管理技術設施

信息技術已經隨著社會的進步滲透到了社會上的各個工作階層。對于流動人員的檔案管理而言，可以借助以往檔案管理工作的經驗，利用信息技術，改善檔案管理的環境，從時間和空間等層面上節省資源。以檔案自身的分類工作甚至是檔案庫房的管理工作為出發點，以各項基礎設施的創新來優化檔案的管理過程，在科學化的開展檔案的收集、分類、保管等工作的基礎上，為流動人員提供切實有效的服務。

檔案管理對于人們尤其是流動人員來說有著非常重要的意義。為了社會的和諧和可持續發展，必須加強流動人員的檔案管理工作。目前有關流動人員的檔案管理工作中存在著很多的矛盾和問題，需要采取一定的措施和手段，各個擊破，才能使流動人員的檔案管理工作有序地開展下去。