規劃局檔案管理信息化的重要性

文/閆珂，安達市規劃局

隨著信息化時代的來臨，規劃局檔案工作也要順應時代發展的需求。由于傳統的檔案保存、管理難度大，檔案管理工作必須與時俱進，順應時代發展，充分發揮計算機在檔案管理工作中的重要作用，全面推進檔案計算機管理，建立現代模式的檔案數據庫，提高現代化服務水平。

1 規劃局檔案管理的重要性

規劃局負責轄區的規劃責任和義務，關系著轄區建設的各個方面，包括規劃的申請、證件、文件、方案和相關部門的批示、相關會議紀要記錄以及光盤、專題片等資料。規劃檔案作為記錄規劃工作的歷史資料，對城鄉建設具有重要的參考作用和歷史保存價值，不僅反映著城鄉經濟發展的水平、地方的居民素質，還反應著檔案管理者的能力和水平。規劃檔案管理可以為一個地方的規劃工作科學決策提供有效參考。規劃檔案全面記錄了規劃工作，是對規劃歷史的真實呈現，通過對規劃檔案的進行分析研判，作出科學合理的規劃，更好的滿足經濟和時代發展需要。規劃檔案的形成凝聚著記錄人員和檔案管理人員的辛苦勞動，記錄著當地建設和發展的變遷，反映著時代歷史風貌，特別是規劃工作中基礎設施、道路、建筑等內容，可以通過規劃檔案調取查閱，作出科學的分析、判斷，指導和推進規劃工作順利開展。對規劃局來說，對內部檔案實現科學管理是規劃順利開展的前提。隨著計算機科學技術在檔案管理中的應用，檔案管理工作效率得到極大提升，規劃局檔案管理與信息化管理結合成為大勢所趨。

2 實現規劃局檔案管理信息化的重要性

2.1 規劃檔案管理效率得到提高。檔案管理信息化運用先進的計算機技術，對規劃檔案進行管理，將檔案信息與原始檔案資料分離開來，由傳統的案卷式管理升級為電子文件管理，可使文件資料的收集、儲存、分類、統計和調閱更為快捷，檔案管理人員工作量大大減輕，實現了檔案資料信息的資源共享，提高了檔案的利用效率。傳統的人工檔案管理，資料查找緩慢，資源、成本消耗大，信息資源難以高效共享。信息技術的應用有效整合了檔案資源，加快了查找速度，提高了資源共享率，檔案管理更加快捷高效。

2.2 辦公效率得到提高。傳統的檔案管理依賴人工操作，資料收集難以保證完整性，分類和統計方面很難做到準確無誤。借助計算機軟件進行規劃檔案的管理，文件資料的收集、儲存、分類、統計和查閱十分快捷，檔案管理效率得以提高。

2.3 保存穩定性提升。傳統的紙質檔案資料耐久性較差，受檔案保存環境影響較大。規劃檔案采用電子文件形式，存取、讀取方便快捷，易于傳遞、儲存時間長，受外部環境的影響很小，穩定性很強。通過計算機網絡技術管理文件，可以直接通過網絡傳遞，保證了文件傳遞的安全性和及時性。

3 實施檔案信息化的措施

3.1 加強檔案信息化管理。規劃局檔案管理繁瑣復雜，工作量巨大。隨著信息化技術的快速發展，要把信息化技術融入到規劃局檔案工作管理中，提高管理質量和管理的工作效率。規劃單位要加強信息設備的資金投入，采購必備的硬件與軟件，利用網絡與計算機開展檔案管理，通過計算機與掃描儀做好文字圖片檔案信息存檔工作，做到信息的準確傳遞和合理應用。同時，要利用信息化加強對檔案的開發利用，便于檔案的調取查閱，有效提升檔案管理工作的服務水平。

3.2 加強檔案全過程、全方位及全員管理。從規劃資料的檔案形成到歸檔，檔案管理人員要根據檔案管理的要求和標準，制定科學的管理規劃，促進管理的科學性。材料搜集要科學有效整理，確保信息搜集的準確性。歸檔環節要嚴格規范檔案文書寫作，檔案分類編號。要加強檔案管理方面的培訓，增強管理人員的檔案意識和管理意識，準確真實記錄檔案材料，細致認真鑒別檔案資料，認真裝訂、編號、分類和收集，嚴格執行登記、調閱等制度，做好檔案的轉遞工作，杜絕檔案信息外漏。

3.3 健全管理機制，提高服務性。檔案管理的根本目的是為了檔案的有效利用，必須要健全規劃局檔案管理機制，準確和詳實地采集信息，進行科學化歸類，保證每一個環節規范有序，推動檔案的科學化、信息化、規范化管理。規劃檔案在城市規劃、建設、管理中提供著重要的指導作用，電力、通信、供水、排污等地下管網的敷設等都需要規劃檔案的支持。規劃檔案工作人員必須樹立服務至上的理念，重視規劃檔案，通過規劃檔案資料為城市建設管理提供服務，通過檔案資料的歸檔給未來城市建設發展資料借鑒和參考。

3.4 提高依法治檔意識。檔案管理信息化建設過程中，要大力宣傳檔案法律法規,提高對依法治檔工作的重視,樹牢法制觀念,增強檔案法律意識,提高檔案法律素質,使檔案法制觀念深入人心。

3.5 合理配置檔案資源。進行規劃檔案管理的目的是通過記錄、保存檔案資料，提高檔案資源的利用率。要加強規劃檔案管理的信息化建設，購置先進的計算機設備和信息管理軟件，將辦公自動化系統和檔案信息化建設有機融合，全方位搜集整理檔案信息，增加信息的儲存量。要加強信息安全建設，運用網管技術加強保密工作，保證檔案的安全性。

4 結語

加強規劃局檔案信息化建設，是提升規劃檔案管理工作的重要途徑，也是檔案管理工作的大勢所趨。要在加強工作人員的檔案意識、提升專業管理水平的基礎上，加強檔案信息化建設，變革傳統守舊的檔案管理模式，加強規劃檔案的分類分級管理，簡化管理程序，提升檔案信息的收集、分類、存儲、查閱等服務效率，提高規劃檔案資源的利用效果，為城市建設發展做出更加優質的信息服務。