檔案信息化建設與檔案管理的探究

文/邱憶玲，中國航發哈爾濱東安發動機有限公司

1 檔案信息化管理方法

1.1 信息化管理制度的建設

相關部門及時建立完善的檔案管理機制對后期檔案信息化建設具有極大幫助，這是指導信息化建設的基礎約束條件。當下檔案信息化管理工作機制包括：首先，實際管理內容和管理體制的關系，相關部門必須建立全面有效的管理機制，力求企業各個部門之間達到互相連通的效果，這是保證電子文檔有效管理的基本前提。其次，電子政務規劃中需要充分考慮檔案信息化建設的影響，盡管檔案管理所占比例不高，但是相關負責人需要提高對檔案管理、信息化建設的正確認知，保證重視程度滿足實際要求，盡量維持信息化建設和檔案管理的和諧有效性。再者積極頒布并落實績效評估制度。

1.2 提升檔案管理水準

伴隨著社會的不斷進步，信息化慢慢加入到管理里面，并逐步得到推廣。互聯網科技為這項工作提供了便捷，不僅提高了管理水準，還讓發展更加迅速。從文件的性質來看，承載互聯網的管理資源非常具有研究價值，其中蘊藏著豐富的寶藏。這樣的管理可以間接促成資金的涌入，推動社會的發展。所以，提高信息管理的水準要受到重視。檔案管理的目標主要是電子類的材料，要選擇適合的軟件，科學合理地進行工作。運用到設備要具有方便、快捷的功能，更好地開發軟件，促進經濟效益的產生，更好地發揮管理的優勢。選擇高科技的管理設備是關鍵的環節，讓相關工作人員提高管理的能力，提升管理的質量，形成管理系統，這些才能保障管理的高效和成功。

1.3 加大管理的力度

在管理過程中，管理的成敗取決于管理的流程。所以，要重視每個管理的環節，從檔案的搜集到整合都要由不一樣的辦公室去處理，從本質上讓管理的困難變大，但是通過信息化可以讓工作更加高效。管理人員要轉換管理的思路，建成多平臺、多角度、重實踐的管理考核規定，讓員工的素養得以提升。檔案管理的員工要熟練掌握互聯網的內容，并加入到軟件研發中去，選取合適的工作軟件，訂立嚴格的管理制度，改變檔案管理中不合適的情況，從而讓各部門之間得以融合，從而提升管理的成效，創建出適合的發展環境。只有運用好互聯網科技，才能提升管理的水平。互聯網的傳播之快為檔案管理提供了很多的便利，運用互聯網來進行管理，不但能夠讓管理更加高效和便捷，還可以減少員工的開支，減少資源的浪費。所以，在檔案管理中融入互聯網技術，可以讓社會得以進步，為人們提供更方便高效的檔案服務，讓檔案管理的質量有質的發展。

2 加強檔案管理信息化建設的對策

2.1 加強檔案數字化資源建設

現代社會要想更好的提供信息化服務，就需要重視檔案數字化資源建設工作。完善檔案館的基礎軟硬件設施建設，利用現代多媒體與 3D等技術，實現紙質檔案信息資料的電子化，從而建立全方位多功能的立體展示平臺，通過視覺、聽覺等多種感官的試聽感受，以更加真實更加有帶入感的數字化資料文獻提供更加具有吸引力的信息化服務工作；借助網絡平臺，實現公眾在家里、在任何一個角落，都可以借助網絡查詢了解自己感興趣的檔案資料。

2.2 轉變傳統檔案管理模式，強化檔案信息化管理手段

企業若要進一步提升其檔案信息化應用效率，需要相關工作人員不斷轉變以往服務態度與管理模式，轉變以往的檔案管理思想，強化工作人員的反應能力和主動服務意識，現代信息技術迅猛發展的狀態下，檔案工作人員應及時洞察先機，提升時事熱點信息的搜尋和整合力度，將資源信息內容主動提供出來，從而實現檔案信息管理的科技化與現代化，以為社會提供價值比較高的信息內容。此外，企業檔案信息化管理期間，應該不斷強化對電子軟件與信息內容的檢索工作，從而保證檔案管理的規范性、安全性以及使用有效性。

2.3 根據檔案館職能的變化進行機構改革

檔案館的職能隨著社會的發展也在不斷的調整和變化之中，需要相關的管理人員根據時代發展的變化和要求，及時的調整機構設置和確立新的功能定位。圍繞為公眾提供在收集、查詢、制作、閱讀、整理、機構管理等方面的提供的服務，創新改革部門機構的設置和做相應的人員的調整，為檔案館工作人員提供一個更加良好的工作平臺，從而有利于更好的促進檔案館的工作，更好的滿足社會大眾。

2.4 不斷提升檔案工作者的從業素質

從根本上說，應用檔案管理信息化建設，檔案管理人員必須熟練掌握計算機軟件應用技能，若要保證檔案管理工作有序順利展開，實現檔案管理的健康發展，就應該不斷提升企業檔案管理工作者的從業素質，所有知識與技術的應用、實施均需要人才參與其中。所以，檔案部門應該不斷強化工作人員的技術培訓，加大宣傳檔案管理知識的力度，同時采取檔案管理獎罰制度與考核制度，從而激發檔案管理工作者的自主學習性與工作積極性，使檔案管理工作者綜合素質得到整體性提升。除此之外，應該創造多樣化機遇，從而使檔案工作人員自我創造性、檔案信息技能得到不斷提高，進而使我國企業不斷提升其檔案信息化建設效率。

3 結語

總之，檔案信息化建設重要價值高，有助于快速實現對傳統檔案管理的轉變，提高資源的有效利用，實現檔案管理能力的提升。社會進步帶動了檔案信息資源領域的開發，有效利用各種檔案信息資源是發展必然趨勢，為此必須加強服務水平的提升，保證檔案管理工作朝著信息化、數字化方向發展。