關(guān)于提高住房公積金檔案工作水平的思考

文/迪麗格爾，博爾塔拉蒙古自治州住房公積金管理中心

住房公積金檔案的有效管理可以為公積金所有者使用賬戶內(nèi)資金提供準(zhǔn)確的依據(jù)，而且可以讓所有者在利用公積金出現(xiàn)問題時(shí)可以通過查閱檔案，找出導(dǎo)致問題發(fā)生的原因，從而盡快處理問題，應(yīng)用住房公積金解決實(shí)際問題，所以社會(huì)保障部門需要重視公積金的檔案管理工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理中存在的問題，及時(shí)采取合理的對(duì)策加以解決，使得住房公積金保障居民住房的權(quán)益可以完全有效的發(fā)揮出來。

1 住房公積金檔案管理工作存在的問題分析

首先檔案管理部門對(duì)該項(xiàng)工作缺乏重視，仍然沿用過去的管理模式進(jìn)行管理，缺乏檔案管理的系統(tǒng)性和規(guī)范性。在住房公積金檔案管理中存在著較多的紙質(zhì)檔案，這些檔案中基本都有相關(guān)賬戶所有者的簽名等富有法律效力的信息，但是管理部門對(duì)檔案管理不重視，未建立專門的檔案管理室進(jìn)行管理，導(dǎo)致檔案散失、發(fā)霉、缺頁情況發(fā)生，給后續(xù)紙質(zhì)檔案的電腦錄入造成了諸多問題，影響公積金賬戶所有者合法合理使用公積金；同時(shí)很多紙質(zhì)檔案中未編寫編號(hào)，在職工進(jìn)行檔案查閱時(shí)無法及時(shí)找到，導(dǎo)致檔案管理工作的效率較低。其次電子檔案系統(tǒng)老化問題嚴(yán)重，目前我國大部分的檔案管理工作均需要實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)辦公，以此在解決紙質(zhì)檔案保存難度大、書寫不規(guī)范、丟失等問題基礎(chǔ)上，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，但是有很多管理該檔案的部門在實(shí)際工作中，對(duì)于電子化檔案管理工作缺乏認(rèn)可，檔案系統(tǒng)構(gòu)建時(shí)沒有充足的資金和先進(jìn)的技術(shù)支持，導(dǎo)致檔案系統(tǒng)經(jīng)常在使用中發(fā)生故障問題，影響工作質(zhì)量。所以上述問題的存在給住房公積金檔案管理工作造成了非常嚴(yán)重的影響， 需要相關(guān)管理部門予以重視。

2 改善檔案工作問題的對(duì)策分析

2.1 加強(qiáng)對(duì)住房公積金檔案管理的認(rèn)識(shí)

2.2 應(yīng)用科學(xué)的管理方法做好檔案管理工作首先檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)人需要在日常工作中不斷學(xué)習(xí)檔案管理、住房公積金管理的相關(guān)知識(shí)，從而在認(rèn)識(shí)提高的基礎(chǔ)上，增強(qiáng)自身對(duì)于檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，從而可以在具體的工作中積極支持與配合檔案管理工作。同時(shí)在領(lǐng)導(dǎo)人管理意識(shí)提高后，還需要領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)部門全體管理人員進(jìn)行管理意識(shí)和管理方法的宣傳教育，可以定期邀請具有專業(yè)檔案管理能力和經(jīng)驗(yàn)的專家學(xué)者來此對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，告知其最新的檔案管理?xiàng)l例、現(xiàn)代化的檔案管理辦法等內(nèi)容，以此提高員工的管理意識(shí)和能力。其次住房公積金檔案管理部門需要積極招聘一批具有檔案管理基礎(chǔ)理論知識(shí)、住房公積金相關(guān)知識(shí)以及從業(yè)經(jīng)驗(yàn)的員工來此就業(yè)，從而不斷優(yōu)化管理團(tuán)隊(duì)的管理能力。最后還需要對(duì)全體管理人員進(jìn)行服務(wù)意識(shí)的提高教育，從事檔案管理人員的服務(wù)對(duì)象為全社會(huì)繳納住房公積金的人員或單位，所以需要為其提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，簡化檔案查閱流程，并且始終要完整保存檔案，避免檔案出現(xiàn)錄入錯(cuò)誤、信息泄露等問題，切實(shí)做到、做好為人民服務(wù)的宗旨。此外在重視檔案管理工作基礎(chǔ)上，管理部門還需要投入大量的資金、技術(shù)進(jìn)行信息化檔案室的建設(shè)工作，依托先進(jìn)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的高質(zhì)量、高效率管理[1]。

住房公積金繳納的人數(shù)較多，涉及的檔案資料也較多，檔案管理人員每天進(jìn)行各項(xiàng)業(yè)務(wù)辦理時(shí)的工作量較大，所以在具體的管理中需要管理部門結(jié)合實(shí)際情況，對(duì)現(xiàn)階段使用的管理方法進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)。首先檔案管理部門需要制定完善的檔案管理制度，在其中明確管理的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等事宜，以便管理人員在管理期間可以做到有制度可依；并且制度中明確了檔案管理的人事組織制度，可以在檔案管理出現(xiàn)問題后及時(shí)準(zhǔn)確的找到相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行問題的快速處理，避免問題解決時(shí)的互相推諉情況的發(fā)生。其次在管理時(shí)需要構(gòu)建信息化的檔案管理系統(tǒng)以及員工登錄系統(tǒng)，每個(gè)管理人員均需要通過密碼登錄管理系統(tǒng)，以此提高檔案管理的安全性，杜絕無密碼操作系統(tǒng)出現(xiàn)的檔案信息的隨意篡改、泄露信息等違法違規(guī)行為[2]。

2.3 提高管理人員的工作能力和素養(yǎng)

檔案管理人員的工作能力與檔案管理質(zhì)量有著直接的關(guān)系，需要管理人員在工作中重視自我管理能力的提高，以此提高檔案管理價(jià)值。首先管理時(shí)管理部門需要對(duì)年齡較大員工定期進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，使其在培訓(xùn)后也可以熟練操作計(jì)算機(jī)，適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的需要。其次管理部門需要定期對(duì)管理人員進(jìn)行管理規(guī)范條例、操作技能的考核，考核通過者才可以上崗進(jìn)行檔案管理。最后管理部門需要制定激勵(lì)機(jī)制，每個(gè)季度評(píng)選一名檔案管理優(yōu)秀的員工給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，以此激發(fā)全體工作人員的工作熱情。

3 結(jié)束語

住房公積金檔案管理工作在現(xiàn)階段進(jìn)行的過程中存在著較多問題，要求管理部門要積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理理念，不斷優(yōu)化管理辦法，以此提高檔案管理工作水平。