提高科研項目檔案管理工作的幾點思考

任潔 馬琦

【摘 要】隨著國家對科研項目檔案的日益重視，科研項目檔案工作越來越成為科研管理工作的重要組成部分，其目的是為了保證科研項目檔案資料的真實性、可靠性、完整性和可利用性，更為重要的是促進科技資源長期保存和有效共享。但目前在科研項目檔案方面存在歸檔完整差、利用率低等問題，科研項目檔案管理水平有待提高，為此我們分析原因，積極規劃并調整管理方法，努力提高其價值與利用率。

【關鍵詞】科研項目檔案；科技資源；利用率

中圖分類號： R197.3 文獻標識碼： A 文章編號： 2095-2457（2018）21-0242-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2018.21.112

【Abstract】With the increasing emphasis on the archives of scientific research projects，the archives work of scientific research projects has become an important part of scientific research management.Its purpose is to ensure the authenticity，reliability，integrity and availability of the archives of scientific research projects，and more importantly，to promote the long-term preservation and effective sharing of scientific and technological resources.However，there are still some problems in the archives of scientific research projects，such as poor filing integrity and low utilization rate.The management level of scientific research project archives needs to be improved，so we analyze the reasons，actively plan and adjust management methods in order to improve their value and utilization.

【Key words】Scientific research project archives；Scientific and technological resources；Utilization ratio

0 引言

科研檔案作為科研活動成果的結晶在科研活動中的地位十分重要，對科研活動起著重要的支撐和借鑒作用[1]。科研項目檔案工作是科研管理工作的重要組成部分，如實的記錄科研項目在前期論證、申報立項、評審答辯、具體執行、中期檢查、結題驗收等全過程管理的資料以及在此過程中的經驗教訓。科研項目檔案有著兩方面的作用，一方面是對當前的科研項目的記載與傳承，另一方面是對未來的科研項目的借鑒與指引。但是目前科研項目檔案管理受重視程度不夠，因為歸檔過程持續時間長，且相對瑣碎，因此科研工作者不愿意花費如此長的時間來進行此項工作，導致目前多數科研項目檔案管理工作中存在諸多不足之處，特別是研發過程的記載不全，過程性關鍵文件遺失，儲存信息不夠系統化，后期查找利用不方便等問題。這對我們的科研管理工作是一項損失，更是科研資源的一種浪費。為此如何積極提升科研項目檔案管理水平是值得深入思考的。

1 科研項目檔案的價值

科研項目檔案是科研項目全流程的客觀反映，有著兩方面的價值，一方面是對當前的科研項目的記載與傳承，另一方面是對未來的科研項目的借鑒與指引。

1.1 對歷史數據的記載與傳承

科研項目檔案如實的記錄科研項目在前期論證、申報立項、評審答辯、具體執行、中期檢查、結題驗收等全過程管理的資料以及在此過程中的經驗教訓，能夠精確反映出科研項目的技術水平。通過多種類型的科研項目檔案的歸檔與分類更能集中體現科研單位的戰略布局與技術體系。

1.2 對未來科研項目的借鑒與指引

其一由于科研單位的戰略布局，申請的項目均不是單獨存在的，而是具有延續性及關聯性的，因此前期結題的項目對后期項目的申報在技術上有良好的助推作用。其二，不同類型的科研項目管理方式不同，譬如科技部和發改委的科研項目在申報階段和執行階段的管理流程是非常不一樣的，相對的，同一類型的科研項目的管理方式是極其相似，因此已結題項目對于未來獲批復的項目的管理方面也是有借鑒作用的。

2 科研項目檔案管理工作現有的問題

因為科研項目歸檔工作涉及到多個部門，持續時間長，且相對瑣碎，因此科研工作者不愿意花費如此長的時間來進行此項工作，導致了科研項目檔案歸檔不夠及時，完整性不高。更為重要的是，科研項目檔案歸檔系統性不高，利用率低。

2.1 科研項目檔案歸檔不夠及時，完整性不高

絕大部分結題科研項目只保存了管理部門上交的管理性文件，比如：項目可行性研究報告、計劃書、任務書、合同書、年度進展報告、結題報告[2]。通病是只保存了重要里程碑節點的資料，大量過程性的文件，例如具體研發代碼，環境準備、知識產權申請過程性文檔，一般都保留在項目組手中，不會主動歸檔。且只停留在紙質歸檔層面，但隨著電子系統，例如OA辦公管理系統及預算系統的全面應用，電子檔案應該及時歸檔，便于查找和再次利用。

2.2 科研項目檔案利用率低

科研項目檔案歸檔原則是每一個科研項目對應一套檔案，獨立性較高，而且由于項目類型不同，每個科研項目檔案中的組成部分不一樣的。可是對于一個科研單位來說，所承擔項目是多類型多元化的，大的分類包括縱向項目和橫向項目，而縱向項目和橫向項目由于來源不同又細分為很多種類。但是因為科研項目檔案的獨立性使得科研項目檔案歸檔系統性不高。后續科研人員即使想查找檔案中相關信息，也難以確定檔案中是否有，或者具體存在于哪一個科研項目檔案中，導致科研項目于檔案利用率低。另外不少科研單位注重顯在效應，對技術設備、人力和物力等方面的科研投入很多，對科研活動的副產品——科研文件和科技檔案——的重要性缺乏足夠的認知，導致這方面的投入偏少，這也影響了科技檔案數字化工作的開展[3]，以致于檔案利用率低。

3 提高科研項目檔案管理工作的幾點思考

隨著時間的推移，科研項目在單位的量逐漸增多，相應的科研項目檔案的種類和數量也逐漸增多，那怎么有效保存利用這些資源，成為有效的組織過程資產，為之后的項目提供參考和依據，是值得深思的。針對以上出現的問題，我們結合本單位科研工作實際情況，提出一些提高科研項目檔案整體管理水平的想法。

3.1 建立管理制度，完善培訓機制

為充分發揮科研項目檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，建立科研項目檔案管理辦法，保證了科研項目歸檔的質量，主要包括以下幾個方面：

3.1.1 明確了項目組、科技管理部、辦公室的歸檔職責：項目組負責項目檔案資料的收集工作。科技管理部負責項目檔案資料的整理、裝訂，以及卷內目錄和備考表的填寫，并編制項目檔案自查報告等工作。在項目結題后，辦公室負責項目檔案資料的保存工作。

3.1.2 定義了科研項目檔案歸檔范圍，包括綜合材料、實施方案編制階段、實施方案論證階段、組織實施階段、評估驗收階段、其他需要歸檔的重要材料6個部分。

3.1.3 明確了科研項目的歸檔要求：檔案分為紙質版檔案和電子版檔案。紙質歸檔的文件資料原則上為一份原件，資料的種數以及每份文件的頁數均應齊全完整。項目完整的檔案資料一般分為綜合管理、科研項目、儀器設備、聲像材料4類。綜合管理類一般包括：前期立項卷、項目管理卷、驗收卷、產業化文件卷等；科研項目類一般包括：自研建設文件卷、知識產權卷等；儀器設備類一般包括：服務器設備采購卷、網絡設備采購卷等；聲像材料類一般包括照片材料卷等。

3.1.4 規定了科研項目的利用原則：科研項目檔案只有項目內部人員可以借閱，借閱者需走辦公室檔案借閱流程，方可借閱。項目（課題）檔案借閱的最長期限一般不得超過十天等相關規定。

在建立管理制度的基礎上，對相關部門人員進行制度宣貫，以實操的方法進行培訓，提高對制度的領會性和掌握性，并積極發掘參加各種項目組織單位的檔案培訓，提高科研項目檔案的規范性。

3.2 建立科研項目檔案體系，實現信息的共享與利用

根據目前本單位承擔科研項目的情況，從兩個維度建立科研項目檔案體系。第一建立科研項目分類管理機制，紙質檔案按照縱向項目和橫向項目來管理，其中縱向項目下細分科技部、發改委、基金委項目及其他項目。第二按照本單位研究方向建立電子目錄索引，將所有科研項目按照研究方向分類，并標明科研項目的案卷目錄頁及紙質存放位置，并于后期查找及信息利用。第三建立了紙質檔案對應的電子檔案，省去了翻閱復印紙質件的繁瑣，便于科研人員高效利用科研項目檔案。

4 結語

科研項目檔案是不可再生的組織過程資產，是科研項目在歷史長河中的唯一體現，其管理水平及質量直接影響其在后期的利用價值。提升科研項目管理水平需要長期的工作投入，采取完善的管理機制，適當的檔案體系有利于科研項目檔案管理工作的開展與提高，更有助于為本單位科研工作者的研究工作提供幫助，助力科研單位提升科研水平。

【參考文獻】

[1]劉宏.關于做好科研檔案收集工作的幾點思考[J].蘭臺世界，2017（22）：70-72.

[2]耿慧.對科研院所科研檔案質量的思考[J].北京檔案，2014：28-29.

[3]蘇雪.互聯網時代科技檔案資源開發利用工作的認識與思考[J].蘭臺世界，2017（17）：72-74.