提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略

劉艷麗

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）4-182-01

摘要 檔案管理對于事業(yè)單位的整體發(fā)展有著十分重要的作用。對檔案進行全面的管理，不僅是對事業(yè)單位內(nèi)部檔案內(nèi)容的整理和完善，也是實現(xiàn)檔案管理標準提升的重要途徑，對于單位的長遠發(fā)展具有重要意義。當前，管理工作越來越傾向于信息化的管理方式，因此，如何做好事業(yè)單位檔案管理的信息化建設，成為事業(yè)單位檔案管理工作的重點內(nèi)容。本文就提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的幾種方法進行了分析。

關鍵詞 事業(yè)單位 檔案管理 信息化建設

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設的重要性

第一，新時期隨著社會各項事業(yè)的發(fā)展，檔案變成為重要的信息載體，檔案管理的現(xiàn)代化，是迎合時代發(fā)展的產(chǎn)物，也是現(xiàn)代人們追求的方向，檔案管理信息化過程，可以提高檔案信息整理效率，也可以把檔案數(shù)據(jù)第一時間傳遞給需要的人。應用信息化過程，實現(xiàn)了檔案存儲的便利性，同時也提高了工作效率，進行細化后的信息化檔案管理，可以精確的定位事業(yè)單位每份檔案資料，包括有效的利用與保存，都是以科學化水準呈現(xiàn)給需要的用戶。積極構(gòu)建有效的信息化檔案管理，是對檔案管理水平的大幅度提升，具有重要意義。

第二，從事業(yè)單位發(fā)展看，越來越多的資料需要進行歸類建檔，這對檔案管理工作帶來巨大壓力，隨著現(xiàn)代化，信息化建設不斷深入，檔案管理變得簡單，并沒有那么繁瑣，通過不斷的構(gòu)建與完善，相信，在日后發(fā)展過程中，會更加便利，與此同時，檔案管理的信息化建設實現(xiàn)了規(guī)范化管理，可以節(jié)約出大量工作時間，提升了工作效率的同時，也推動了事業(yè)單位各項事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

二、提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法

（一）加強對事業(yè)單位內(nèi)部檔案信息化管理基礎設施的投入

要想更好地推進檔案管理的信息化工作，基礎硬件設施一定要到位，需要事業(yè)單位內(nèi)部提供更加豐富的資金，用于購置相關檔案信息化管理工作的基礎設備。在單位內(nèi)部的財務預算方面，應增加對專業(yè)信息化設備的投入，全面評估單位內(nèi)部的發(fā)展情況，對單位的設備需求有一個基本的把握，為檔案管理信息化的開展提供更加有針對性的檔案管理設施。

（二）建立事業(yè)單位檔案管理信息化標準

目前，從事業(yè)單位檔案的信息化建設過程看，更加需要完善其標準，只有結(jié)合實際建立標準，才能提高信息化檔案管理有效性。首先，從統(tǒng)一的信息化檔案錄入標準上看，必須制定更加符合發(fā)展的標準，做到錄入過程的規(guī)范化，包括錄入原則以及格式方法，文字標識等等方面，都要以統(tǒng)一標準進行衡量。在此過程中，也要做好檔案提取的檢索設置。其次，在相關的軟件開發(fā)與研究過程，要統(tǒng)一作業(yè)，為了更好的實現(xiàn)各區(qū)域的檔案互動，必須進一步依托有效的檔案信息資源，實現(xiàn)共享的同時，也力求進一步提高管理效率，通過建立信息化標準，必然會提高檔案管理過程的信息化建設能力。

（三）構(gòu)建信息化平臺的推廣模式。事業(yè)單位推進檔案

管理信息化的目的是為了更好地服務于檔案的各類使用者。為此，檔案管理人員務必轉(zhuǎn)換觀念，做好自身定位，提高服務意識。首先，檔案管理人員要研究信息建設平臺的推廣宣傳工作，減少因信息不對稱等原因使真正需要者無法使用檔案的情況發(fā)生。其次，構(gòu)建組合式的信息平臺的推廣模式，為使用者著想，提供便捷的檔案服務，提高檔案的使用效率。

（四）建立完善的檔案管理制度

只有科學的檔案管理制度，才能促使檔案管理信息化的順利進行。事業(yè)單位應該就自己單位檔案管理的實際情況制定一個符合實際情況的規(guī)章制度來知道檔案管理信息化建設的工把檔案管理信息化的內(nèi)容作為事業(yè)考核的一個指標，或者將檔案信息化的建設工作融入到職稱評定、表彰獎勵、責任追求等制度，中這樣就充分調(diào)動了大家的積極性，這樣才能更好的服務于事業(yè)單位檔案管理的信息化建設。有了相應的管理制度，管理檔案的人員就會更加有工作的熱情，也會更加耐心、認真的對待檔案管理的工作。這樣也才能使檔案管理的信息化建設工作能夠更加順利的實施。

（五）提升事業(yè)單位檔案管理信息化安全性

從現(xiàn)階段檔案信息化建設上看，其管理過程的安全問題備受關注，現(xiàn)代化給予檔案管理先進的管理模式，但也給檔案管理帶來了新問題，尤其是安全問題，因此要高度重視，具體保證措施如下：首先，從網(wǎng)絡共享性人手，共享過程因數(shù)據(jù)被廣泛利用，存在被篡改危險，那么為了提高相關安全性，要重視訪問權限的設置，同時，也要做好身份識別，重視加密設置；其次，檔案管理人員要嚴格把控相關內(nèi)容，尤其在網(wǎng)絡安全維護過程中，必須從檔案的管理安全出發(fā)，時刻做到有效的安全升級與維護管理；再次，安全性提高過程，要重視相關防火墻的設置，基于高質(zhì)量的殺毒軟件為主，要積極重視升級，即使進行系統(tǒng)更新，修復相關漏洞等等；最后從設備的管理入手，相關的設備在管理與維護階段，必須做好清潔，包括定期的除去灰塵或防濕等等，這是避免發(fā)生硬件損壞的關鍵，保護硬件設備也可以阻擋不必要的數(shù)據(jù)丟失風險。

三、結(jié)語

總之，作為檔案管理人員，必須明確信息化的積極作用，同時也要重視在信息化建設過程中存在的不足，只有明確發(fā)展的時效性，才能進一步推動信息化檔案管理水平提高，也會進一步為人們提供更加高質(zhì)量的檔案管理服務。