淺談事業單位檔案管理制度與信息化建設

王靜含

摘 要：隨著我國經濟結構的改變，事業單位檔案管理工作越來越趨于向現代化的管理模式轉變，事業單位的檔案管理制度要適應現代檔案管理的要求，及時更新完善，確保事業單位的檔案管理信息化建設進入一個良性發展的軌道。

關鍵詞：事業單位；檔案管理制度；信息化建設

1 檔案管理信息化的基本含義

檔案管理信息化就是將傳統的紙質版檔案存入相關的事業單位的網絡環境里，一方面可以方便快捷的查找檔案，另一方面，也可以迎合我們國家的戰略方針，與時俱進。而且，檔案信息管理化分很多步驟才能夠完成，首先，要將檔案信息歸檔，也就是明確檔案信息的分類、范圍和細節內容，并且要清楚相關的檔案負責人，其次，事業單位會有專業的人員對檔案的信息內容進行交接，期間的安全問題需要得到保障，最后就是錄入信息了，信息化的建設最重要的一步就是檔案的錄入，出不得半點差池。

2 事業單位檔案管理信息化建設存在的問題

2.1 檔案信息資源的開發不夠合理

目前，我國很多事業單位都沒有充分開發檔案資源，導致檔案信息資源的內容不夠豐富，很多信息重復加工利用，造成檔案資源的質量不高。截至目前，我國檔案資源的開發水平還較低。信息化檔案管理的發展，取得了很好的效果，但數據資源卻沒有被完全利用，開發率低。

2.2 當前事業單位檔案管理信息化建設資金和技術人員不足

現在的社會是一個高速發展的社會，科技發達，信息流通快，在大數據時代的召喚下，搭建事業單位檔案管理數字化信息平臺是必然要求，而這一平臺在我國已經開始使用和探索，但我國的檔案信息量巨大，檔案經過數字化處理形成電子信息儲存在系統中的過程需要高等級的專業機器設備，這對于資金的要求同樣是巨大的，同時，隨著經濟的發展，各類檔案數量急劇增加，更不用說實現信息數字化的僅是一部分城市，現有的檔案管理工作人員數量和技術水平并不能滿足搭建數字化信息平臺的要求，這也是實現事業單位檔案管理數字信息化需要解決的重要問題。

2.3 事業單位檔案管理工作信息化相對不高

檔案管理信息化是近年呈現的檔案管理新動態，其管理的理念與方式都與傳統的檔案管理模式有著根本的區別。當前，所有單位的檔案管理都在從紙質化向電子化轉化，為檔案信息數字化平臺準備基本的素材，檔案信息變得更為準確，更加方便查詢與調閱利用，全新的檔案管理系統、辦公系統、網絡服務平臺統一整合，大大提高了事業單位檔案信息的利用效率。然而，也有許多事業單位仍然沿用傳統的檔案管理模式，沒有真正跟上檔案信息向電子化轉變的節奏，導致事業單位工作進度與檔案信息管理不同步，直接影響事業單位各項工作的順利開展。

3 加強事業單位檔案管理的基本措施

3.1 提高對事業單位檔案管理工作重要性的認識

隨著經濟的快速發展，事業單位的檔案利用率會越來越高，小到個人信息的確認，大到單位政策的調整都離不開檔案信息的確定。尤其是事業單位檔案管理實現信息化和數字化后，可以對事業單位的檔案信息進行快速分析與調用，對單位的一些重大決策做出科學的決定形成影響。因此，在全社會形成一種重視檔案管理的風氣，對檔案管理的每一個環節，都做到精細化科學化運作，事業單位的檔案管理工作，才會有一個真正意義上實質跨越。而檔案的信息化管理可以有效實現事業單位的檔案信息資源共享，大大提高事業單位的檔案管理利用效率。

3.2 完善事業單位的檔案管理制度

國家的檔案管理規定，是事業單位制定內部管理制度的基礎。事業單位要隨著社會經濟的快速發展，及時調整單位內部管理制度，這樣才能讓事業單位檔案管理工作跟上時代發展的節奏。在信息化管理的時代，事業單位檔案管理制度要適應社會發展的要求，對不適應的管理制度要及時修改，對空缺的部分要及時補充，使檔案管理更加有效規范，以充分發揮檔案管理的作用。為此，應該強化以下兩個方面的制度建設：一是加強事業單位檔案管理制度建設，要安排專人負責，建設專門的標準化建設的檔案室，添加專業的檔案檢索設備，對檔案進行科學有效地管理。二是事業單位的檔案資料要按標準歸檔管理，確保事業單位內部所有部門有保存和使用價值的檔案資料全部健全檔案，要制定統一借出調閱與交流手續，確保檔案在交流過程中發揮出利用價值，又沒有任何丟失。

3.3 使信息安全得到保障

在網絡的環境下，信息竊取和信息泄露的后果都很嚴重，而且事業單位的信息都切實的與國家的基本方針政策相關，涉及到一些國家機密，這就要求我們去最大程度的保護相關的信息：1）我們可以請一些高素質的專業性的工作人員，通過編寫一些防止別人盜取信息的安全軟件，對事業單位的網絡環境進行保護，使得信息不會被盜取；2）接觸到信息的相關工作人員應當與事業單位簽署相關的保密協議，按照規定辦事，這樣也能夠有效的防止信息被泄露；3）就需要事業單位的大力支持，引進高端的信息技術人才，這樣才能讓信息的安全得以保障，使得國家的機密不得以泄露，不遭人竊取。

3.4 提高檔案管理人員的整體素質

在信息時代，要想實現檔案管理的信息化建設，需要工作人員掌握管理的技能及方法。因此，提高檔案管理人員的業務水平非常重要，只有提高管理人員的綜合水平，才能保證檔案管理的綜合能力。在實際管理工作中，可以通過改變檔案管理的方式，提高工作人員的專業素養；也可以定期對檔案管理人員進行培訓，開展思想政治教育等，以此提高其綜合素質。

3.5 建立良好的事業單位檔案管理運行機制

事業單位檔案管理部門要加強制度建設，完善登記、考核、評估等制度，定期對檔案管理人員進行考核和評估，獎罰分明，對事業單位檔案加以控制和積累，與此同時，事業單位檔案管理部門可以對管理人員提出一些新的要求，引導他們進行思考和研究，在檔案管理部門內部形成積極進取且富有創造性的學習氛圍，從而充分調動管理人員的工作熱情，提高工作效率，達到規范化管理的目標。

3.6 完善事業單位檔案管理信息化平臺建設

隨著檔案信息數字化處理的發展，檔案工作呈現出了許多新特點，許許多多事業單位的檔案管理工作，在實現傳統檔案管理向數字化檔案管理轉換的同時，開始建立檔案管理的網絡平臺，對檔案進行網絡化管理，最大限度實現了檔案信息的利用，事業單位檔案信息的利用效率得到了普遍提高，但與檔案管理的要求仍有差距，事業單位檔案信息數據庫平臺的建設仍需加強。要強化事業單位的檔案信息資源的服務意識，提高利用檔案服務本單位與社會的水平。事業單位的檔案管理人員要樹立創新意識，提高服務質量，發揮好事業單位檔案信息資源的作用，為事業單位的發展做出應有的貢獻。

4 結論

總而言之，事業單位檔案管理信息化建設是時代發展背景下的必然舉措，檔案管理信息化建設能夠高效整合事業單位檔案信息，提高檔案管理效率，提高事業單位服務功能，因此要加大檔案管理信息系統研發力度，加大相關人員的培訓力度，促進事業單位的發展和進步。

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