會計電算化條件下的會計檔案管理

摘 要：在會計工作中，會計檔案管理是非常關(guān)鍵的一個構(gòu)成部分，在會計電算化條件下，對于會計檔案管理的完整性與安全性等各個方面也有了更高要求。本文主要分析了當(dāng)前電算化條件下會計檔案管理中存在的不足，并由此提出了會計電算化條件下進(jìn)一步優(yōu)化會計檔案管理的有效策略。

關(guān)鍵詞：會計電算化；會計檔案管理；優(yōu)化策略

所謂的會計檔案，實際上指的就是對單位本身經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的相關(guān)會計核算專業(yè)資料進(jìn)行詳細(xì)記錄與反映，會計檔案對于單位具有十分重要的作用。單位電算化會計系統(tǒng)的監(jiān)理使得會計檔案的傳統(tǒng)物質(zhì)載體得到了順利轉(zhuǎn)變，同時還更新了會計檔案信息原本的面貌，不管是在會計檔案的外延或者內(nèi)涵方面均出現(xiàn)了巨大變化，從而讓會計檔案的各個方面都呈現(xiàn)出新的特征。

1 當(dāng)前電算化條件下會計檔案管理中存在的不足

1.1 缺乏完善的管理機(jī)制

自從會計電算化系統(tǒng)開始實施，不僅對環(huán)境有了更高的要求，并且還在一定程度上增加了會計檔案的內(nèi)容。不過，有關(guān)人員并未對以上所發(fā)生的變化予以高度重視，而且較多單位依然認(rèn)為會計電算化運用僅是數(shù)據(jù)處理工具出現(xiàn)了變化，以至在電算化條件下，對于會計檔案的具體運用流程和規(guī)定仍舊沿用了以往會計系統(tǒng)的相關(guān)制度。此外，在會計檔案的儲存環(huán)境較差，并未采用有效方式對檔案進(jìn)行妥善保管，并且沒有明確會計檔案保管人員應(yīng)當(dāng)擔(dān)負(fù)的責(zé)任，所以保管不到位、人員缺乏認(rèn)識的現(xiàn)象必定會使電子檔案受到損壞。

1.2 安全保密性較為薄弱

在目前運用的各種軟件中，很多軟件都是把相關(guān)數(shù)據(jù)完整展現(xiàn)在使用者面前，因此，人們僅需能夠掌握簡單的數(shù)據(jù)庫知識，便能夠篡改信息數(shù)據(jù)，并且能夠查詢到想要獲取的各類信息。并且，此類軟件并沒有較為完善的記錄功能，其無法準(zhǔn)確記錄使用者的實際運用時間與相關(guān)操作內(nèi)容，即便發(fā)生問題也不能讓使用者承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。另外，在現(xiàn)階段會計電算化檔案管理工作中，大部分安全措施并未制備齊全，特別是針對部分硬件安全性能相對較低的軟件來講，只要硬件發(fā)生問題，那么便會在很大程度上影響到整個系統(tǒng)軟件的正常運行。并且，參與管理和操作的有關(guān)工作人員安全意識十分薄弱，針對密碼沒有進(jìn)行嚴(yán)格管理，從而使得各項與其有關(guān)的安全管理機(jī)制無法得到真正落實和改進(jìn)。

1.3 紙質(zhì)會計檔案保管期限與標(biāo)準(zhǔn)時間不符

目前，大部分單位會對自身經(jīng)濟(jì)成本進(jìn)行考慮，而由于激光打印機(jī)需要花費較高成本，因此依然采用傳統(tǒng)的針式打印機(jī)，以此對不同賬表機(jī)器憑證等等與會計檔案有關(guān)的資料進(jìn)行打印。不過，通過此種答應(yīng)機(jī)所打印的會計檔案資料，只要沒有進(jìn)行合理保存，便極易發(fā)生褪色的情況，并且在保存七至八年以后會產(chǎn)生字跡不清晰的情況。因此，如若不能及時采用與之相應(yīng)的措施將此加以改善，那么在具體的檔案管理工作中必定會產(chǎn)生不良影響。

1.4 管理人員的整體素質(zhì)有待提升

針對電子會計檔案的管理工作來講，實際上很多單位的檔案管理部門都沒有相應(yīng)的經(jīng)驗，其認(rèn)知依然會因傳統(tǒng)意義上會計檔案概念而受到較大影響。同時，會計人員并不具備較強的業(yè)務(wù)能力，對于現(xiàn)階段采用的財務(wù)系統(tǒng)沒有進(jìn)行全面了解，以至無法正確操作并進(jìn)一步維護(hù)計算機(jī)的硬件和軟件系統(tǒng)，并且不能夠及時實行數(shù)據(jù)備份以及會計檔案資料的相關(guān)整理工作，進(jìn)而導(dǎo)致單位的財務(wù)工作受到直接影響。

2 會計電算化條件下優(yōu)化會計檔案管理的有效策略

2.1 構(gòu)建完善的管理機(jī)制

在會計電算化條件下，會計檔案管理機(jī)制是加強自身管理工作的關(guān)鍵保障，所以，單位一定要構(gòu)建較為完善的電算化會計檔案管理機(jī)制，并隨著時代的變化對此進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，加大對會計電子檔案的實際管理力度，這樣才能夠讓會計信息系統(tǒng)中相關(guān)資料存檔的及時性得到有效保證。另外，還需與單位本身的具體情況進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，以此制定符合本單位的有效電算化檔案管理方案，同時在管理機(jī)制中，應(yīng)當(dāng)將檔案管理人員的實際工作職責(zé)、電算化會計檔案的保管形式等做出明確規(guī)定，從而在最大程度上強化檔案管理機(jī)制所發(fā)揮的作用。

2.2 提升會計數(shù)據(jù)的安全保密性

對于單位的會計數(shù)據(jù)而言，其可按照自身性質(zhì)制定不一樣的分享范圍，針對單位所具備的普通性質(zhì)的數(shù)據(jù)，可在相應(yīng)條件下實行大范圍的共享。不過，若如數(shù)據(jù)是單位內(nèi)部的機(jī)密，那么對于這一部分?jǐn)?shù)據(jù)的分享與查看范圍，只可以提供給特定員工。而針對原程序以及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等相關(guān)文件，則必須主管人員或者程序開發(fā)人員才可以運用。因此，必須構(gòu)建財務(wù)軟件內(nèi)的會計檔案管理體系，以此分開權(quán)限，針對不一樣的內(nèi)容所指定的權(quán)限機(jī)制也應(yīng)該有所差異，只有提升其安全保密性，才可以讓財務(wù)工作的順利開展得到較好保障。

2.3 重視硬件設(shè)施的建設(shè)

在會計檔案管理工作的實施過程中，單位應(yīng)當(dāng)為其配置具備高清晰度打印功能的激光或者噴墨打印機(jī)，這樣所打印的各種紙質(zhì)資料才能夠得到更長時間的保存，并且單位必須具有環(huán)境清潔和溫濕度穩(wěn)定、適合儲存會計檔案的專門倉庫。除此之外，單位還需采用與自身工作的實際需要相符的財務(wù)軟件，譬如具備檔案管理輔助功能的電算化軟件等。而在工作的開展過程中，有關(guān)人員則需對所用設(shè)備的正確保養(yǎng)與維護(hù)予以高度重視，經(jīng)過聯(lián)入互聯(lián)網(wǎng)等各種形式，確保系統(tǒng)始終處于較為安全的運行狀態(tài)，以防止會計檔案資料泄露或者被人為惡意篡改等事件出現(xiàn)。

2.4 全面提高會計檔案工作人員的綜合素養(yǎng)

為了進(jìn)一步提高會計檔案工作人員的專業(yè)技能與水平，則必須引進(jìn)專業(yè)人才，并對原本的工作人員開展系統(tǒng)培訓(xùn)，以促使其綜合素養(yǎng)得到有效提升。因此，單位應(yīng)當(dāng)定期組織員工參與相應(yīng)培訓(xùn)、知識講座等，以此讓單位檔案管理從業(yè)人員的專業(yè)知識得到大幅提升，讓員工之間進(jìn)行更加有效的溝通與交流，這樣便能在較大程度上提高自身的會計業(yè)務(wù)能力與檔案管理水平，從而使單位的會計管理工作獲得更加有效的保障。

3 結(jié)束語

針對很多單位來講，在會計電算化條件下的會計檔案管理工作中依然還有一些不足之處。因此，單位應(yīng)當(dāng)在目前各項管理體系的不斷改進(jìn)，及在對企業(yè)管理模式進(jìn)行進(jìn)一步優(yōu)化的過程中，采取科學(xué)有效的措施強化會計檔案管理，以促使單位在今后可以獲得更好的發(fā)展。

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作者簡介

冉艷梅（1980-），女，土家族，重慶黔江人，本科，助理檔案館員，目前從事會計工作。