國家重大建設項目檔案管理面臨的問題及對策

摘 要：國家重大建設項目是關系國計民生的大事，做好項目建設及其檔案管理工作，是項目建設的重中之重，本文主要從項目檔案的作用、面臨的問題，提出對策并加以論述。

關鍵詞：建設項目；檔案管理；問題及對策

項目檔案管理是項目建設的重中之重，是項目從立項到開工建設直至項目竣工總驗收的真實記錄，也是項目進行環保、消防、安全、財務審計等單項驗收及總驗收的依據。

1 國家重大建設項目在建設過程中存在的實際檔案管理問題

做好項目檔案的收集、整理工作，是保證重大建設項目檔案的完整性、系統性和準確性，提高項目檔案管理和利用水平的前提，國家檔案局等單位先后制定印發了《重大建設項目檔案驗收辦法》等，并開展了一系列業務培訓、指導和檢查，對推動重大建設項目檔案的規范化管理起了積極作用。但由于重大建設項目的建設周期長，參建單位多，資料錯綜復雜，在檔案實際形成過程中存在一些問題，主要表現在以下三方面：

1.1 項目檔案工作沒有受到領導和各類人員的重視，檔案管理水平有待提高

首先是領導不重視，對檔案工作缺乏責任感，不了解檔案工作的作用，沒有認識到重大建設項目檔案工作的重要性和作用，只抓項目建設，不抓檔案管理；其次是檔案管理崗位常被誤認為是工作能力或技術含量要求低的崗位，導致具備專業知識的人員較少，檔案管理水平低，許多單位可能從來沒有搞過重大建設項目，對重大建設項目理解不深，對項目檔案了解少；最后是項目參與人員的自身體素質參差不齊，檔案管理兼職人員居多，檔案管理員水平較差，對產生的文件分類組卷不合理，檔案管理水平有待提高。

1.2 項目檔案管理制度不健全、不完善，各部門職責分工不明確

沒有建立完善的項目檔案管理制度，或制度執行落實差。其表現形式有：規章制度不健全，各部門職責劃分不明確，對項目檔案管理思路不清楚，項目開工后，要做的工作眾多，由于部門之間缺乏溝通和協調，造成文件材料收集和整理渠道不暢通，檔案工作常被疏忽，在建設過程中產生的過程文件材料不能按要求及時整理歸檔，大批文件材料分散在各分包單位和工程技術人員手上，工程竣工后要收集就更難了。直接影響檔案資料的收集、整理、歸檔等工作，材料的完整性得不到保證，嚴重影響項目各單項和檔案專項驗收工作。

1.3 檔案質量不符合國家對重大建設項目檔案管理的相關要求

從歸檔情況看項目檔案的質量存在許多問題，其主要表現在以下三個方面：1）項目綜合類檔案存在文件材料分類不科學、組卷不合理現象；2）基建工程材料歸檔案卷不規范，有調整變更的工程圖紙無更改標志或修改說明、依據、甚至更改幅面超過總幅面1/3多仍在使用；有的直接用施工圖代替竣工圖，沒有加蓋竣工圖印章；3）設備儀器材料的紙質材料和照片、聲像等載體歸檔不齊全。許多設備儀器缺少調試驗收的材料、合格證明書等；貴重設備儀器的招投標資料不規范，無裝卸車及安裝、調試車照片，難以保證檔案的齊全、完整。

2 針對國家重大建設項目檔案管理存在的問題，制定的檔案管理對策

為確保重大建設項目檔案工作規范化，針對以上存在的三方面問題，我們主要從組織、管理、認識、協調、檔案信息化五方面制定檔案管理對策，積極處理存在的問題。

2.1 實行項目檔案領導責任制，實行“誰領導，誰負責”的領導責任制

成立項目檔案工作領導機構，成立專門的項目檔案專項領導工作小組，實行領導責任制，實行“誰領導，誰負責”的領導責任制，明確崗位職責，制定詳細的檔案工作計劃，明確歸檔要求和歸檔范圍，要求項目參建單位及部門指定專兼職檔案員，及時收集，整理，歸檔項目產生的資料，建議各項目建設單位能讓檔案管理人員參與到項目建設中去，有利于更好的對項目檔案進行分類整理工作，加強項目檔案從項目立項、實施、竣工驗收等各階段形成的具有保存價值的各種歷史載體記錄在項目建設過程中規范管理。

2.2 做好項目檔案培訓工作，提高領導和各參建單位人員對檔案工作重要性和作用的認識

項目建設單位應嚴格按照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》，積極組織項目負責人和檔案管理人員進行項目檔案培訓學習，以講座、交流等多種方式讓領導、各參建單位人員認識項目檔案工作是項目建設有序進行的引導和保障，項目檔案是項目建設經驗的積累和傳承，項目檔案是工程建設正常運轉的技術保障，是工程質量責任追究的重要憑證，只有認識到檔案工作的重要性和作用，大家才會積極配合項目檔案的收集、整理、歸檔工作，才能保證檔案工作質量和效率，才能使項目建設和檔案工作齊頭并進，檔案工作才能全面開展。

2.3 建立健全項目檔案管理制度，為項目檔案工作順利開展理順關系

檔案管理部門要建立健全項目檔案管理制度，提出項目檔案的收集、整理、移交、驗收等工作的具體要求，這是項目檔案規范管理的有力保障。檔案管理部門要按照《重大項目檔案管理的相關要求》，要求專職或兼職檔案人員負責項目建設期間產生的資料的收集、整理、歸檔工作，檔案專項領導小組要統籌和協調項目檔案工作，為項目檔案工作理順關系，使檔案工作真正滲透到項目建設的各個環節中，真正做到項目檔案工作和項目同設計、同施工、同使用的“三同時”，把項目檔案工作落實到項目的同步建設中，避免項目完工時檔案資料扎堆、突擊歸檔現象發生，確保重大建設項目檔案齊全、完整、準確。

2.4 采用計算機信息技術，建立預立卷目錄，實現項目檔案管理的信息化

由于項目檔案信息量大，內容豐富，使用Excel電子表格，綜合項目實際情況和特點，建立項目檔案預立卷目錄，一般項目檔案分綜合類、基建類、設備儀器類等案卷，參照《重大建設項目檔案驗收辦法》的文件歸檔范圍、內容，再結合本單位的實際情況，進行Excel電子表格設置，建立項目檔案案卷預立卷目錄，不但使檔案管理人員從繁瑣重復的抄錄中解放出來，而且使項目檔案的整理機動、靈活、方便修改，還能提醒檔案管理人員把沒有歸檔的文件資料及時收集歸檔，既確保了歸檔材料齊全、完整、準確、美觀，還能提高項目檔案查閱、利用的準確率和檢索速度。這不但是項目檔案管理實現信息化的基礎，而且是項目檔案信息開發和利用的重要手段，也是檔案發展的必然趨勢。

2.5 根據項目實施情況，參照國家對《重大建設項目檔案驗收辦法》的要求，細化項目檔案管理工作，確保項目檔案案卷質量符合相關要求

按照國家《重大建設項目檔案驗收辦法》把好專項檔案驗收關。檔案管理部門要認真做好項目檔案驗收前的指導、檢查和監督，督促專兼職檔案管理人員要按相關要求收集、整理資料。要主動對項目施工、監理等單位進行過程和預驗收指導，要檢查各個建設階段文件形成是否符合要求，嚴把合同簽訂關，把在項目實施過程中的文件材料分解、細化在項目實施的各階段的目標、任務和要求中，檢查文件的簽字包括姓名和日期、蓋章手續是否完備；檢查字據、票據、圖紙質量是否符合歸檔要求；是否滿足信息化管理的要求，確保項目檔案的案卷質量符合相關要求，保證項目檔案專項驗收順利通過。

3 結束語

重大項目建設是一項龐大的系統工程，需從項目規劃、立項、施工方案、成本控制、設備配置、安全管理等全方位綜合考慮，系統、完整的項目檔案是項目后期運行、管理、維護及改擴建的重要依據，也是項目建設管理工作經驗的總結，為公司后期可持續發展儲備好的技術和經驗，所以，加強項目檔案管理是項目建設的重中之重。

參考文獻

[1]吳文杰.在建項目文件歸檔與整理規范的執行[J].中國檔案，2009（2）：40-41.

[2]消防驗收.重大建設項目檔案驗收辦法[J].科技檔案，2008（4）：29-31.

作者簡介

董軍莉，女，館員，現在陜西華達科技股份有限公司（國營第853廠）從事檔案管理工作。