基于信息化背景下的文書(shū)檔案管理工作探討

譚娜

摘 要：文書(shū)檔案管理在檔案工作中占有重要地位，在信息化背景下，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用，為人們帶來(lái)了諸多便利。對(duì)傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理工作模式來(lái)說(shuō)，已經(jīng)難以跟上時(shí)代發(fā)展步伐，需要我們采取有效措施，加快文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)，為文書(shū)檔案的開(kāi)發(fā)與利用創(chuàng)造有利條件。本文通過(guò)分析了文書(shū)檔案信息化管理存在的問(wèn)題，提出了信息化背景下加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作的策略。

關(guān)鍵詞：信息化；文書(shū)檔案；管理工作

文書(shū)檔案管理工作重點(diǎn)是收集、整理和保存文檔資料，由于涉及范圍較廣，若是文書(shū)檔案管理不到位，將引發(fā)很多問(wèn)題。同時(shí)文書(shū)檔案機(jī)密性較強(qiáng)，在管理工作上有非常嚴(yán)格的規(guī)定，而將信息技術(shù)應(yīng)用到文書(shū)檔案管理工作中，既能夠有效減少檔案人員工作量，并促使文書(shū)檔案管理工作效率與質(zhì)量得到提升，確保真正將文書(shū)檔案的作用體現(xiàn)出來(lái)。

1 文書(shū)檔案信息化管理的必要性

在日常工作中容易形成大量的文書(shū)檔案，且很多具備較高的保存價(jià)值，而發(fā)揮出信息技術(shù)的作用，能夠提升文書(shū)檔案收集、整理等工作效率，也為今后的查詢與利用創(chuàng)造了良好的條件，尤其是打造電子系統(tǒng)后更方便管理，減少經(jīng)費(fèi)的支出。以往文書(shū)檔案以紙質(zhì)為載體，在長(zhǎng)期被人們翻閱的過(guò)程中，將容易出現(xiàn)破損、丟失等問(wèn)題，導(dǎo)致文書(shū)檔案變得不夠完整，而通過(guò)信息化建設(shè)，能夠?qū)⑽臅?shū)檔案保存在計(jì)算機(jī)中，既能夠?qū)崿F(xiàn)長(zhǎng)久記錄，也提升了后期檢索速度，由此可見(jiàn)推進(jìn)文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)具有重要意義。

2 文書(shū)檔案信息化管理的現(xiàn)狀

2.1 思想上不夠重視

在信息化背景下，人們已經(jīng)充分認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，極大便利了我們的生活與工作。而當(dāng)前文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)速度還很緩慢，出現(xiàn)了很多有待解決的問(wèn)題，尤其是在規(guī)范化、合理化和科學(xué)化等方面的水平還有待提升。上述問(wèn)題的存在，嚴(yán)重影響了文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，分析其原因可知，主要是人們思想上的不重視，特別是領(lǐng)導(dǎo)還缺乏較強(qiáng)的信息化建設(shè)意識(shí)，在人力、物力和財(cái)力上很少增加投入[1]。如此一來(lái)，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理模式落后，不能發(fā)揮出先進(jìn)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，文書(shū)檔案管理工作水平難以實(shí)現(xiàn)提升。

2.2 信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不完善

在文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，還存在建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不夠完善與統(tǒng)一的問(wèn)題，各個(gè)部門(mén)都有獨(dú)立的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致很難實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的共享。具體表現(xiàn)在信息化管理軟件適應(yīng)性與通用性不強(qiáng)，分類編碼與檢索程序也不完善。且國(guó)家在這些方面的管理力度不強(qiáng)，缺乏相關(guān)政策與法規(guī)來(lái)引導(dǎo)文書(shū)檔案信息化管理，為信息化建設(shè)的推進(jìn)造成了阻礙。

2.3 安全問(wèn)題頻發(fā)

在文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，重點(diǎn)是要應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，但是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境有很多不安全性問(wèn)題，加之文書(shū)檔案對(duì)保密性要求很高，這在環(huán)境安全性上有嚴(yán)格的要求。環(huán)境安全問(wèn)題一般表現(xiàn)在電子檔案數(shù)據(jù)安全上，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下容易受到網(wǎng)絡(luò)黑客的干擾，或者是被不良程序攻擊，在檔案保存和傳遞期間也極易被病毒、木馬等干擾，導(dǎo)致大量的文檔資料出現(xiàn)損壞、缺失等問(wèn)題[2]。此外，檔案人員專業(yè)素質(zhì)對(duì)文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程與質(zhì)量也有很大影響，先進(jìn)的技術(shù)與管理要求有足夠多的高素質(zhì)人才，既要懂文書(shū)檔案管理知識(shí)，還要精通計(jì)算機(jī)操作，確保系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、服務(wù)咨詢、信息導(dǎo)航和程序維護(hù)等工作順利完成，能夠在安全環(huán)境下實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的共享。

3 文書(shū)檔案信息化管理的策略

3.1 轉(zhuǎn)變思想，提高認(rèn)識(shí)

文書(shū)檔案管理工作需要多個(gè)部門(mén)參與進(jìn)來(lái)，人員上顯得比較分散，且很多人員在思想上忽視了文書(shū)檔案管理工作，從而引發(fā)了很多問(wèn)題。對(duì)紙質(zhì)檔案與實(shí)物檔案管理來(lái)說(shuō)，對(duì)于各部門(mén)草擬的稿件、保存的實(shí)物等，在歸檔上顯得不夠全面與及時(shí)，電子檔案上很少進(jìn)行保存，管理也不夠集中，極易產(chǎn)生丟失問(wèn)題。分析其原因可知，大多為思想不重視所致，工作繁忙的時(shí)候沒(méi)有將很多基礎(chǔ)性工作做到位，對(duì)此我們要轉(zhuǎn)變思想，意識(shí)到信息化背景下文書(shū)檔案管理工作的需求，不斷規(guī)范工作流程與制度，提升文書(shū)檔案信息化管理水平。

3.2 建立文書(shū)檔案管理信息平臺(tái)

在文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)中還要建立相應(yīng)的管理平臺(tái)，為了管理好電子文件，主要建設(shè)以下文書(shū)檔案信息平臺(tái)：第一，文書(shū)檔案歸檔系統(tǒng)，包括電子文件的收集、整理和歸檔。第二，電子文件檢查審核系統(tǒng)，為讓電子公文法律效力得到提升，應(yīng)該建立完善的核查制度，及時(shí)檢查，保證文本的真實(shí)性與有效性[3]。第三，文書(shū)檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，通過(guò)發(fā)揮出計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)，建立起文書(shū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)對(duì)信息作出編目、歸類和儲(chǔ)存，為查找與利用提供便利。如果電子文件、數(shù)據(jù)資料需要?dú)w檔，一般選擇通用格式存儲(chǔ)在光盤(pán)中。第四，文書(shū)檔案保密系統(tǒng)，要通過(guò)對(duì)檔案保密制度的完善，將檔案上傳與下載的安全等級(jí)與訪問(wèn)權(quán)限明確下來(lái)，定期對(duì)防火墻為進(jìn)行更新，檔案庫(kù)房也需要做好防磁保護(hù)。

3.3 保證電子文件安全

隨著數(shù)字技術(shù)發(fā)展速度的加快，電子文件存儲(chǔ)也越來(lái)越復(fù)雜，記錄和存儲(chǔ)電子文件的產(chǎn)品換代速度很快，導(dǎo)致電子文件離開(kāi)原生載體極易出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的問(wèn)題。對(duì)此需要在技術(shù)上作出更新，把電子文件復(fù)制到其他載體上，而更新技術(shù)可以解決這個(gè)問(wèn)題，讓電子文化得到妥善保存。還要注重遷移電子文件，不能破壞電子文件的原始完整性，這主要針對(duì)具備較高保存價(jià)值的電子文件而言，需要科學(xué)使用遷移技術(shù)，而通過(guò)對(duì)再生性技術(shù)的應(yīng)用，也能夠更好保存文件。光盤(pán)存儲(chǔ)技術(shù)與檢索快速等優(yōu)勢(shì)，為文書(shū)檔案管理帶來(lái)了較大影響，不過(guò)光盤(pán)技術(shù)也有很多缺點(diǎn)，如存儲(chǔ)時(shí)間短、標(biāo)準(zhǔn)不高、存儲(chǔ)量小，這需要應(yīng)用微縮技術(shù)，可以解決光盤(pán)存儲(chǔ)技術(shù)的缺點(diǎn)，不僅提升了標(biāo)準(zhǔn)與存儲(chǔ)時(shí)間，還減少了所用費(fèi)用。為了保證電子文件的安全性，要運(yùn)用加密技術(shù)，且加密方法也很多，應(yīng)打造備份恢復(fù)系統(tǒng)，避免出現(xiàn)文件丟失的問(wèn)題，備份恢復(fù)原始信息。

3.4 提高檔案人員綜合素質(zhì)

第一，要注重硬件建設(shè)，增加資金投入，優(yōu)化硬環(huán)境，提升檔案人員服務(wù)技能。在現(xiàn)代化硬件設(shè)施上增加投入，檔案人員才能更加熟悉與了解設(shè)備，能夠熟練運(yùn)用業(yè)務(wù)技能，提升文書(shū)檔案管理工作水平。第二，運(yùn)用自學(xué)為主、培訓(xùn)為輔的方法，要建立起終身教育機(jī)制，促使檔案管理人員素質(zhì)不斷提升，跟上時(shí)代發(fā)展步伐，并落實(shí)激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)他們工作熱情，加大工作考核力度[4]。第三，檔案人員要加強(qiáng)交流，主動(dòng)交流與分享經(jīng)驗(yàn)，能夠充分利用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，逐步增加檔案部門(mén)與檔案人員的信息源。通過(guò)從整體上提升檔案管理人員素質(zhì)，才能促使他們更加高效開(kāi)展工作，不斷提升文書(shū)檔案信息化管理水平。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，在信息化背景下，文書(shū)檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)創(chuàng)新，這要求檔案人員轉(zhuǎn)變思想理念，創(chuàng)新工作模式，能夠發(fā)揮出現(xiàn)代技術(shù)的作用，提升文書(shū)檔案管理工作水平。此外，也需要檔案部門(mén)增加資金投入，盡快完善文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)中所需要設(shè)施設(shè)備，確保更好滿足信息時(shí)代發(fā)展要求，讓文書(shū)檔案的作用真正得到

體現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]李秋芹.信息化背景下文書(shū)檔案管理的創(chuàng)新[J].企業(yè)改革與管理，2018，（02）：39-90.

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[3]高世宇.淺析信息化背景下文書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新[J].黑龍江科技信息，2017，（16）：306.

[4]李長(zhǎng)娟.信息化背景下文書(shū)檔案管理[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2016，（06）：58.