電信公司內部檔案管理優化研究

摘 要：隨著我國市場經濟體制的不斷發展，現代化的企業制度也在不斷的發展完善，企業在自身的生產經營的過程中對企業內部檔案的利用也變得越來越重要，因此加強對于檔案的信息化管理也變得極為重要，這也是我國大多數企業在發展的過程中所忽視的問題。因此對于檔案的管理優化最為重要的就是加強企業內部檔案的信息化管理。在現階段，我國企業檔案管理面臨的主要問題是檔案任然處于一種效率極其低下的管理模式中，檔案的信息化管理進程也得不到提升，無法滿足現代企業的要求。

關鍵詞：電信公司；檔案管理；優化方案

隨著當代社會對檔案的關注度逐步的提升，這就要求企業必須建立一整套高效的管理模式，加強對檔案資源的利用。本文以電信公司內部檔案的優化管理為研究，分析了電信公司檔案管理現存在的問題，已經提出了一系列的優化方案。

1 電信公司內部檔案管理存在的問題

電子文件實現網上歸檔和網上利用一直一來都是電信公司急需要解決的問題。電信公司作為國內通訊行業的巨頭，在進行各項工作的時候都需要不同的檔案資料。但是現存的大多數檔案資料并沒有進行信息化的管理，如果在進行某項決策的時間，使用這樣檔案需要進行人工的方式進行收集，效率也會非常的低下，但是把檔案資料傳輸上網并進行相關檢索，就會非常輕松的將資料收集出來，盡管在內部檔案的管理過程中，電信公司使用了計算機管理，但是并沒有全面的普及，使得檔案的信息化無法完全的實現。

1.1 檔案的信息化建設發展緩慢

雖然電信公司在創立的初期就設立了檔案管理部門，但是因為公司在發展的過程中沒有對檔案工作引起足夠的重視，對檔案的管理的經費投入明顯不足，這就導致了公司不能夠開發適合與公司發展的信息化檔案系統。在這樣的發展情況下，公司的檔案沒有形成網絡化的管理，檔案管理的利用效率低下，也為檢索查詢帶來了不便。

1.2 檔案管理軟件已不適應信息管理工作的需要

筆者根據目前的檔案管理現狀，總結了以下幾點在檔案管理方面的問題。

（1）文書檔案的管理規則出現了一些變化，原來電信公司對于文書檔案的管理是以卷為單位的，現改革為以件為單位，這使得對于檔案的管理出現了較為巨大的變化。

（2）目前雖然檔案的管理具有一定的信息化處理能力，但是在目前的信息化管理過程中卻沒有重視對信息資源的開發和利用，這是存在的一個主要問題。

（3）無法進行高效的利用，對各種資源信息無法得到相應的整合，導致檔案的檢索所花的時間較長。

1.3 信息管理一體化程度低

隨著電子科學技術的不斷發展，許多的大型企業都建立了專門的檔案管理網絡系統。電信公司也建立了相應的檔案管理系統，但是從目前的情況來分析，對于公司檔案的管理目前仍然停留在對一些電子檔案的管理，對早期的紙質檔案的管理程度比較低，沒有形成一體化的管理方向。

2 電信公司內部檔案優化的管理方案

2.1 優化管理方案的整體思路

隨著社會的不斷發展，我們對檔案的利用率也將不斷的提高。從上述電信公司在檔案管理方面存在的問題進行相應的分析，我們可以有效的得出一個結論，目前電信公司的檔案管理已經完全的不能夠適應公司快速發展的需求，筆者因此提出了將落后的檔案管理淘汰，取而代之以實現信息化檔案的共享為原則的新型檔案管理系統。實現優化后的檔案管理系統能夠進行文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案、等多種檔案的管理。

2.2 檔案數據的收集與加工

這需要我們對各種不同種類的檔案進行分類的采集并發出存儲的指令。數字檔案的來源包括館藏檔案的數字化。能夠有效的接受各個部門匯總的檔案，實現對檔案多方位的管理。我們的檔案工作人員通過電腦錄入檔案以后可以自動化的檔案的分類，并生成相應的檔案編號，錄入檔案總庫。并且新型的檔案系統擁有新型的檔案系統的數據轉移功能，可以從原來的檔案系統中把新的檔案進行系統化的錄入。通過數據的轉換功能，可以有效的建立起來新老檔案的對接，從而建立相應的對接關系。

2.3 檔案數據存儲及管理

檔案數據存儲及管理主要是對采集過來的信息進行編排、分類、維護等工作，將大量無序的檔案信息有序化。要兼顧新、老歸檔文件整理規則。可以自由的適應分散編排、集中整編和混合整編的整編方式。主要包括：檔案信息標準化、分類及主題詞標引、元數據的錄入、鑒定、信息統計等。

2.4 系統維護

為了保證檔案系統能夠高效正常的運作，系統可以自由的對檔案進行定檔工作，實現自由化的管理，同時還可以具備數據的恢復能力和對數據安全的加密保護功能。并且為防止檔案被盜取可以對檔案用戶的操作進行有效的監控，防止檔案的盜竊。

3 電信公司檔案優化管理的作用分析

3.1 有效的實現文檔一體化的管理功能

在我們的現實工作中，對標點符號的錄入成為了檔案錄入的一個比較容易出錯的地方，如果工作人員存在疏忽大意的情況將既有可能的形成錄入的錯誤，大幅度的降低錄入的準確性，但是對于文檔的一體化在很大的程度上解決了這樣的問題，在無紙化辦公的過程中，我們通過合理的構建辦公自動化系統接口程序，來規范電子文檔的使用，我們可以辦公自動化系統與檔案系統實現無縫的對接，極大的程度上滿足業務所需要的功能，實現電子文檔的自動歸檔工作，達到電子文檔的一體化管理功能，這樣做也可以最大程度的提高工作效率。

3.2 實現檔案、圖書、情報資源的信息共享

由于企業檔案和科技圖書檔案具有很大程度上的相似性，所以他們對檔案的管理方法也是一樣的。在兩種檔案的管理過程中可以相互的借鑒。通過一定的技術手段可以實現檔案的一體化管理。因此我們可以在檔案的管理過程中對科技圖書檔案進行相應的借鑒，總結出企業檔案的管理模式。

3.3 實現信息綜合利用

能夠有效的實現對信息的整合，實現企業檔案的網絡化管理。檔案的綜合利用信息網，可以將現有的檔案情報集合到一個網絡系統中去，然后搭建一個信息化的網絡平臺，對各種不同的檔案情報實現綜合化的管理，使得公司的內部檔案實現資源的優化整合。檔案的綜合利用網絡的受益者不僅僅是企業的，與此同時也可以極大的擴大檔案管理部門的影響了，提高全體檔案成員的管理意識，變被動利用檔案為主動的檔案利用。

4 總結

實現對檔案資源的信息化管理是企業邁向新的平臺的重要一步，在激烈的市場競爭的社會中，電信公司應該利用好信息技術這一優勢，在信息化的浪潮中，對公司內部檔案管理進行一系列的優化，讓其在激烈的市場競爭中獲得一席之地，以提高企業的綜合競爭能力。隨著公司內外環境的不斷深刻變化，我們對檔案的管理也應該提出新的更高的要求。隨著企業內外部環境的不斷變化，將對企業檔案信息的開發與利用會不斷提出新的要求，隨著科技的進一步發展，企業檔案信息的開發和利用的模式也在發展變化這，這沒有一個固定的標準，需要企業在變化中不斷的革新，推進檔案的優化管理工作。

參考文獻

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作者簡介

宋英（1975-），湖南省雙峰縣，本科，助理經濟師。