婚姻檔案的特點及管理利用

喬飛虎

摘 要：婚姻檔案包括辦理結(jié)婚登記、撤銷婚姻、離婚登記、補發(fā)婚姻登記證的過程中具有憑證作用的各種記錄。規(guī)范婚姻檔案管理對于維護(hù)婚姻當(dāng)事人的合法權(quán)益具有重要意義。是民政婚姻登記處對婚姻當(dāng)事人婚姻信息的真實記錄，是當(dāng)事人相關(guān)婚姻信息的有效憑證，與廣大人民群眾具有密切聯(lián)系。隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，在現(xiàn)實工作生活中，出現(xiàn)了許多與婚姻檔案相關(guān)的活動，如生育活動中需要婚姻證明、獨生子女補貼及貸款購房過程中也涉及婚姻檔案等，由此可見婚姻檔案在生活中對人們的重要性。基于此，本文對婚姻檔案的特點及管理利用進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：婚姻檔案；特點；管理

1 婚姻檔案的特點

1.1 對象具有特定性

在日常工作中，婚姻登記檔案的主要是通過結(jié)婚登記、補辦婚姻登記、離婚登記這些流程所構(gòu)建、形成的，這些過程中所涉及到的主要對象都具有相似的特征，即為具有或是曾經(jīng)有過婚姻關(guān)系的人，不論是結(jié)婚，補辦，或是離婚，檔案構(gòu)建對象都涉及到男女雙方，絕不可能一個單獨的個體作為婚姻檔案等級的對象，這和人事檔案一人一檔案是完全不同的。

1.2 內(nèi)容具有專指性

婚姻登記檔案是一種專門性的檔案，它的主體是在婚姻活動過程中，如結(jié)婚、補辦結(jié)婚或是離婚中形成的。是當(dāng)事人雙方在辦理結(jié)婚或離婚等婚姻活動中主動提供的相關(guān)資料，但也有可能是法院提供的副本材料。所有這些材料，都能反映出目前當(dāng)事人的實際婚姻狀況，由此體現(xiàn)婚姻登記檔案的有專一性和專指性。

1.3 檔案具有保密性

由于婚姻檔案中的很多內(nèi)容都涉及到當(dāng)事人雙方的基本個人信息，而這些信息都是當(dāng)事人的隱私，應(yīng)該受到保護(hù)，因此檔案具有保密性。如果由于某些特殊原因，需要對檔案進(jìn)行查看或是利用，就必須嚴(yán)格遵守相關(guān)得規(guī)章制度和法律法規(guī)，通過合法的手段以防止當(dāng)事人的個人隱私受到侵犯，從而確保婚姻登記檔案的保密性不受破壞。

2 現(xiàn)階段婚姻檔案管理存在的問題

2.1 檔案資料不完善，信息不對稱

在婚姻檔案管理過程中，相對最突出的問題是檔案資料不完善，與其他部門的信息不對稱，主要體現(xiàn)在材料的收集上沒有齊全，有的年度上出現(xiàn)空白的現(xiàn)象，還有和身份證件沒有契合，對婚姻檔案的具體立卷歸檔方面沒有規(guī)范化，同時，由于在地區(qū)及部門經(jīng)濟(jì)狀況不同的條件下，在進(jìn)行婚姻檔案管理過程中也存在很大的差異性，在管理的統(tǒng)一化標(biāo)準(zhǔn)還沒形成，導(dǎo)致在檔案利用效率上相對比較低。

2.2 婚姻檔案信息化建設(shè)跟不上現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的步伐

社會在進(jìn)步，技術(shù)在發(fā)展，婚姻檔案管理工作也要跟上信息化的步伐，一方面可以避免資源的浪費，實現(xiàn)資源共享；另一方面可以降低成本，減少檔案保存的人力物力。目前，婚姻登記系統(tǒng)已經(jīng)搭建了全國聯(lián)網(wǎng)平臺，但是還沒有從真正意義上進(jìn)行全國聯(lián)網(wǎng)，只是實現(xiàn)了省內(nèi)聯(lián)網(wǎng)，而且再加上戶籍方面的限制，這就給登記過程中戶籍不在當(dāng)?shù)氐漠?dāng)事人帶來了不便。

2.3 地區(qū)差異引起的婚姻檔案管理工作的差異

我國地域廣博，不同的地區(qū)有不同的實際情況，對婚姻檔案的管理也有差異，如經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)，缺乏足夠的資金對婚姻檔案實施有效管理；思想觀念的差異，致使有些地區(qū)對婚姻檔案管理出現(xiàn)重視程度低、結(jié)婚不登記的情況；甚至在有些偏遠(yuǎn)山區(qū)，由于出行困難，導(dǎo)致許多山區(qū)婚姻無法及時登記，不能記入婚姻檔案，造成姓名、年齡等方面與實質(zhì)不符的現(xiàn)象發(fā)生。由此可見，地區(qū)的差異性，對婚姻檔案的管理造成極其不利的影響。

3 婚姻檔案管理的優(yōu)化建議

3.1 加強(qiáng)管理人員依法辦事的思想

《婚姻登記檔案管理辦法》是我國婚姻檔案管理的基礎(chǔ)指導(dǎo)性法規(guī)制度，對我國婚姻檔案管理具有重要作用。作為民政部門，要嚴(yán)格要求婚姻檔案管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《婚姻登記檔案管理辦法》，按照制度辦事。同時，將《婚姻登記檔案管理辦法》向民眾進(jìn)行積極宣傳，讓民眾熟知，以此監(jiān)督婚姻檔案人員的工作，促使婚姻檔案管理工作依法執(zhí)行，提高工作的辦事效率和合法性。

3.2 對婚姻檔案管理人員的規(guī)范化

工作人員是婚姻檔案管理的直接責(zé)任人，對婚姻檔案管理的質(zhì)量具有關(guān)鍵影響。因此，應(yīng)著力對婚姻檔案管理人員進(jìn)行規(guī)范化管理。首先，制定統(tǒng)一的婚姻檔案管理規(guī)范，要求婚姻檔案管理人員必須熟知，并在工作中嚴(yán)格按照規(guī)范執(zhí)行。其次，對婚姻檔案管理工作者定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。最后，制定嚴(yán)格的績效考核制度，對檔案管理人員定期進(jìn)行考核，實施獎懲制度，考核不合格者予以懲罰，優(yōu)異者則給予表彰，激勵工作人員的工作積極性。

3.3 加強(qiáng)婚姻檔案管理制度建設(shè)

在婚姻檔案管理過程中，對于婚姻檔案的管理應(yīng)該在當(dāng)?shù)孛裾艏⑷耸鹿芾聿块T配合下，制定系統(tǒng)、科學(xué)的婚姻檔案管理規(guī)章制度，對于婚姻檔案的管理體制、人員配備、績效考核、檔案管理的方式方法、檔案利用的流程制度等都需要制訂專門的程序和標(biāo)準(zhǔn)。在檔案管理中做到有法可依，有章可循。同時，相關(guān)的程序和標(biāo)準(zhǔn)的制定要具有可行性，要確切將責(zé)任落實到位，讓和檔案相關(guān)人員都能夠按照制定的標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行檔案制作、管理和應(yīng)用。

3.4 婚姻檔案集中統(tǒng)一管理

針對當(dāng)前婚姻檔案管理各自為政的現(xiàn)狀，不同地區(qū)采取不同的檔案管理方法。根據(jù)《婚姻檔案登記管理辦法》關(guān)于婚姻檔案管理的規(guī)定，嚴(yán)格按照婚姻檔案管理細(xì)則實施，確保婚姻檔案管理的統(tǒng)一性和規(guī)范化。首先，按照要求對婚姻登記進(jìn)行管理，對已登記入檔的檔案按時按要求轉(zhuǎn)移至檔案保管處，確保婚姻檔案的完整性。其次，在轉(zhuǎn)移交接時，按照制度進(jìn)行核驗和登記備檔，確保檔案轉(zhuǎn)交時的完整性和準(zhǔn)確性。最后，婚姻檔案進(jìn)入檔案管理處，要定期進(jìn)行核查，確保婚姻檔案保管的有效性，防止出現(xiàn)破損、遺失等意外事件發(fā)生。

3.5 加強(qiáng)婚姻檔案信息化建設(shè)

隨著時代的發(fā)展和現(xiàn)代信息技術(shù)的完善，也對婚姻檔案管理提出了新的要求，一方面，婚姻檔案信息反饋速度要迅捷，另一方面，要確保婚姻檔案信息的安全性。新的要求也要求婚姻檔案管理必須進(jìn)行信息化建設(shè)，加大投入，配備相應(yīng)設(shè)施，建立和完善檔案信息管理系統(tǒng)，加快實現(xiàn)婚姻檔案信息化建設(shè)，同時，需要逐步完善檔案信息安全管理體制，綜合利用防火墻技術(shù)、電子身份證人系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等綜合技術(shù)手段，及時升級完善專用系統(tǒng)，綜合利用安全技術(shù)檢驗過濾無關(guān)信息。

3.6 加強(qiáng)婚姻檔案信息處理的能力

婚姻檔案中信息的收集和整理是檔案真實性實用性的有效保證，為此，檔案管理從業(yè)人員在檔案信息收集的過程中，要對檔案的內(nèi)容進(jìn)行篩選和甄別，對檔案的文件進(jìn)行辨別，對檔案涉及的資料進(jìn)行考證，對檔案實體進(jìn)行分類管理，在源頭上保證檔案的真實性、可靠性和實用性。

4 結(jié)語

綜上所述，婚姻檔案在社會生活工作中的作用越來越大，加強(qiáng)對婚姻檔案管理工作的重視，運用科學(xué)的方法和手段進(jìn)行有效管理，才能促使婚姻檔案管理工作質(zhì)量的提高和改善，推動整個民政工作的有效運轉(zhuǎn)，樹立良好的民政部門形象，更好地為人民服務(wù)。

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