高校數字檔案信息服務的問題與對策

韓偉 安小米 盧紅梅

摘要：本文通過走訪和調研，總結出當前高校數字檔案信息服務的現狀，分析出服務工作開展中存在的主要問題，并針對問題提出了改進對策，對拓展多渠道服務方式和提高服務工作高效率具有積極意義。

關鍵詞：高校數字檔案信息服務問題與對策

Abstract：Through field studies and investiga？ tions， the current status of digital archives informa？ tion services in colleges and universities is summa？ rized， the problems existing in the development of service work are analyzed， and countermeasures for improving and perfecting problems are pro？ posed. The study has wide implications for improv？ ing the development of digital archives information services in colleges and universities，the extension of a multi-channel way of service and its efficiency.

Keywords： Digital archives in colleges and uni？ versities；information services；Problems and coun？ termeasures

隨著互聯網的普及和信息技術水平的提升，高校檔案信息服務的數字化水平也不斷提升。[1]數字檔案信息服務的快速發展，不僅有利于實現檔案信息的跨時空傳遞，實現檔案信息的交互式共享，[2]更有利于滿足高校檔案用戶不斷提出的個性化信息需求。提升檔案信息服務水平，擴展高校檔案服務的使用范圍，能為包括師生員工和社會公眾在內的使用群體帶來更多便利。

當前高校數字檔案信息存在的主要問題有：利用率不高；傳統手工服務模式不能適應數字環境下的服務需求；不能滿足用戶多樣化、高層次的檔案信息需求。[3]本文在對高校檔案館進行重點調研的基礎上，總結了高校數字檔案信息服務的現狀，系統分析了現存問題，并從影響數字檔案信息服務工作的四個方面——“主體”“資源”“對象”和“方式”上提出有效解決對策。

本文在文獻研究之外，還借助互聯網對高校檔案網站進行調研，獲取了高校檔案信息服務現狀；通過實地走訪高校檔案部門，與檔案工作人員交流，掌握了檔案部門的實際建設情況和數字檔案信息服務的真實現狀。利用比較分析法，得出高校間檔案信息服務的差異，并在此基礎上提出了改進高校數字檔案信息服務水平的對策。

一、高校數字檔案信息服務現狀調查及問題分析

為了對當前高校數字檔案信息服務現狀有較為客觀和全面的了解，筆者對高校數字檔案信息服務的現存問題進行了診斷。筆者選取了50所“985”“211”和省屬重點高校進行網絡調研，數字檔案信息服務主要通過檔案網站進行，以用戶身份登錄網站進行檔案利用，切身體驗檔案服務的真實情況；選取有代表性的20所“985”“211”和省屬重點高校檔案部門進行實地走訪調研，實地參觀高校檔案館，與檔案工作人員進行面對面的交流。通過調研，筆者對高校數字檔案信息服務情況有了較全面的了解：近些年在上級檔案行政部門和學校領導的大力支持下，多數高校檔案服務工作已進入了快車道，尤其是在數字檔案信息服務方面，基本上實現了網絡平臺的全覆蓋；盡管如此，在數字信息社會服務的大環境下，高校數字檔案信息服務仍然存在許多不足，歸納起來有以下四點：

（一）館藏資源缺乏競爭優勢

目前高校數字檔案館藏資源類別傳統單一、缺乏競爭優勢，缺少介紹高校學科發展競爭優勢的特色檔案資源。例如，大部分高校檔案館館藏局限于其教學、科研和行政的事務活動檔案，缺少精品課程建設、開放課程建設、教學標兵等重要教學管理和評獎活動產生的檔案，缺少“長江學者”“千人計劃”這類反映學校學科發展競爭優勢的檔案。由此影響到高校檔案部門信息服務對高校提升其競爭力的支持，也影響到檔案部門的定位和發展。

（二）公共服務意識薄弱

高校檔案部門的服務理念仍然保持著學校內部機構的特點，服務重點仍為校內師生和行政管理部門，對外服務的意識比較薄弱，不具備社會轉型期倡導的現代公共服務思想。例如，檔案館在面對校外公眾查檔時，辦理手續往往較校內師生更繁雜，不僅需要身份證，還要有介紹信等，缺乏以人為本、服務公眾的理念。高校檔案館是教學、科研和歷史資料的重要基地，它承載了重要的社會記憶，如果不增強公共服務意識，高校檔案館就會逐漸喪失作為科學文化服務機構的社會功能。

（三）機構隊伍建設不足

高校檔案部門長期以來一直滿足于穩定舒適的工作環境，缺乏與其他部門合作創新的意識，表現出被動服務特征。“館際合作、信息共享”這種信息化背景下的常態工作模式，并未被高校檔案部門所重視。另外，檔案部門檔案專業人才缺乏、人員結構不合理、信息化專業素質普遍較低，在調研的這些高校檔案館中，檔案專業人員僅18%，計算機專業人員僅占15%，有43%的檔案館沒有檔案專業人員，專業人才缺乏嚴重制約了數字環境下的檔案信息服務能力。

（四）服務內容傳統單一

通過對高校檔案部門網站的調查，揭示出當前提供的檔案資源服務形式單一、方式傳統等問題，例如在筆者調查中，“本館簡介”“信息發布”“資料下載”“政策法規”“業務指導”等是85%的高校檔案館網站的主要內容，38%的檔案館網站有“網上展廳”“檔案信息檢索”“查檔預約”等簡單功能，對于遠程獲取檔案信息等高級功能，只有7%的技術力量雄厚的高校檔案館才有提供。另外，68%的高校檔案館缺少創新性服務，先進媒體技術的成熟應用僅占15%，難以滿足用戶對數字檔案信息方便、快捷、異地獲取的需求。

二、改進高校數字檔案信息服務的對策

檔案信息服務是一個以檔案信息用戶需求為導向、以檔案信息資源為保證、以檔案服務組織為主導、以檔案服務方式為路徑的活動過程。[4]服務資源是各種形式和載體的館藏檔案，是服務工作的供給客體，沒有服務資源，服務活動就無法進行。服務對象是服務資源的需求方，也是檔案信息資源有利用需求的所有真實和潛在用戶。服務主體是服務資源的供給方及組織者，也是檔案活動的主導者，即檔案機構和人員，它通過調用服務資源、選取合適服務方法去滿足服務對象的需求。服務方式是服務活動整體實現的路徑和手段，檔案的服務方式要以用戶的需求為動機，以快速利用為目標，以提高利用率為選擇利用方式的依據。根據以上問題表現，從四個方面提出具體對策。

（一）服務資源應學科化與精品化相結合，提供特色性服務

在當前高等教育快速發展的大環境下，高校要想在激烈的競爭中站穩腳跟、蓬勃發展，為國家培養出更多優秀的人才，沒有高質量的學科是不行的。當前學科建設已經成為高?？焖侔l展的根本任務，優勢學科的數量和質量，已成為衡量高校辦學水平的重要標志。

高校檔案部門作為檔案信息資源的服務中心，應該在學科建設中發揮好服務、保障作用，要使檔案信息資源成為教學、科研和學科建設的重要支撐力量。為了應對高校學科建設發展的新形勢，檔案部門要優化學科檔案資源的收集、歸檔、利用和服務的各項功能，把學科檔案資源體系建設作為高校檔案館的資源和服務建設創新點。隨著信息技術的快速發展和廣泛應用，學科建設檔案資源中數字信息的比例逐漸增加，同時數字信息的來源也呈現多元化，例如：電子出版物、數字聲像資料、各種教學和科研系統中的數據等等，檔案類型結構正在悄然發生變化。[5]高校檔案館要加強數字資源建設的力度，建立健全學科檔案數據庫，加快數字學科檔案信息資源體系的形成。

檔案部門要深入了解高校學科建設的內容、目標和進展，在此基礎上要對原始館藏學科檔案資料進行二次編研和整理，成為再生檔案資源，將同一類型的檔案信息整理編研成專題匯編或專題綜述，將它推薦給教學和科研人員，這將大大節省他們的精力和時間。另外，還可以在再生檔案資源的基礎上，結合學科建設過程中的教學和科研成果，編制具有指導意義的學科建設指南類資料提供給學科建設部門，進行再次開發利用。通過這種跟蹤式服務來打造學科檔案資源的精品，增強高校學科建設的動力，是高校檔案工作發展的特色。

（二）服務對象應專業化與社會化相結合，提供多樣化服務

高校檔案部門為師生員工和學校發展提供檔案信息服務是職能所在。[6]基于高校檔案的知識性和專業性，以及公眾對信息需求的迫切性和廣泛性，高校數字檔案信息服務應面向專業化與社會化相結合的方向發展。在充分滿足校內專業學科建設發展需求的基礎上，應該考慮校外服務對象的社會需求。校外服務對象主要包括校友和社會公眾。

校友分為畢業生和離職人員兩類，用人單位在核實員工身份的真實性時，一般要求畢業生提供招生錄取的學籍檔案信息，另外，畢業生也會有和在校生同樣的關于需要母校檔案部門提供成績、學歷等檔案證明材料的需求；離職校友由于種種原因，需要查閱以前在校期間的人事、組織、教學、科研甚至是房屋、醫療等檔案信息。校友的檔案信息需求具有可靠性和真實性的特征。

隨著互聯網的普及，社會公眾信息獲取的方式越來越簡單，社會公眾對高校檔案信息利用需求量越來越大，其中一些是為了進行科學研究，需要科學和技術數據，另外一些則是為了研究教育和學科發展，查找歷史資料。這類利用者的信息需求呈現多樣性和復雜性的特征。

（三）服務主體應一體化與專業化相結合，提供一站式服務

高校數字檔案信息服務的主體是檔案部門和部門里的工作者，兩者同屬于服務主體的范疇。高校檔案館（室）是收集、保管和利用檔案的專門機構，是學校管理中不可或缺的一部分。[7]高校博物館分為校史博物館和專門博物館，校史博物館負責學校歷史資料的收集保管和宣傳教育；專門博物館根據學校的特色檔案資源來進行展覽和文化交流。博物館的功能可以看做是檔案館功能的拓展，是學校特色檔案的重要展示平臺。高校檔案館和博物館實行一體化管理，突破了館際資源劃分的限制，形成“大檔案部門”。一體化管理使高校檔案部門成為學校檔案保管基地、校史研究基地和愛國主義教育基地。在數字環境下，檔案館和博物館網站合一，可以實現一站式資源服務和宣傳交流。高素質的檔案人才隊伍是數字環境下檔案工作的保證，掌握現代信息技術已成為高校檔案工作者的標配。通過專業人才引進和在職專業培訓，建立一支專業化的人才隊伍，來滿足數字環境下的檔案信息服務。

（四）服務方式應多元化和個性化相結合，提供增值性服務

高校數字檔案信息服務方式主要通過檔案網站來實現，用戶可以登錄檔案網站遠程獲取檔案信息。高校數字檔案信息服務不僅是網絡環境下傳統信息服務的延伸，而且是數字環境下檔案信息服務的創新。在明確高校數字檔案信息服務內容和特點的基礎上，可以將服務方式分為多元化的基礎服務和個性化的擴展服務。基礎服務是傳統檔案服務在檔案網站上的拓展，是高校檔案部門最基本的信息服務，基礎服務方式的多元化，可以充分發揮高校檔案館網站信息服務平臺的作用；擴展服務是利用網絡優勢，深化檔案信息的潛在價值，滿足用戶的個性化需求，是更高層次的服務形式。擴展服務方式是對基礎服務方式的補充和發展，兩者一起構成了多層次、漸進式數字檔案信息服務方式。多元化的基礎服務包括服務指南、信息發布、信息檢索、在線展覽、咨詢反饋和教育培訓等。個性化的擴展服務方式包括特定需求的專題服務、檔案信息主動推送和個人數字檔案館等。豐富的館藏檔案資源，通過多元化和個性化的服務方式，充分展示出它的利用價值。

*本文為國家社科基金重大項目《國家數字檔案資源整合與服務機制研究》（項目編號：13 &ZD; 184）的研究成果之一。

參考文獻：

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