油氣田勘探開發文件歸檔工作優化探究

趙傳玉

摘要：歸檔工作是促進油公司油氣田勘探開發檔案科學管理與高效利用的基礎和前提。本文分析了當前油公司油氣田勘探開發檔案文件工作存在的主要問題及成因，探討了優化油氣田勘探開發文件歸檔工作的主要措施，對進一步加強油氣田勘探開發文件歸檔管理工作具有一定的指導意義。

關鍵詞：油氣田勘探開發文件歸檔優化

油氣田勘探開發檔案是指在油氣田勘探開發過程中形成的具有保存和查考利用價值的各種載體形式的文件材料，[1]是油公司油氣田勘探開發工作的主要成果之一，有時甚至是唯一成果，其既包括文字、圖表、數據、聲像、不同載體的科技文件材料，也包括巖心、巖屑、測試樣品、各類標本等實物資料。油氣田勘探開發文件的歸檔管理是保護油氣勘探開發工作成果的重要環節，也是豐富油公司館藏檔案資源、科學安全保管有價值地質信息，促進油公司內部檔案共享利用，充分發揮檔案價值的重要基礎。

一、油氣田勘探開發檔案歸檔工作存在的主要問題

筆者依據多年工作實踐經驗，并結合對國內三大油公司的油氣田勘探開發文件歸檔工作的調研，梳理出以下主要問題。

（一）歸檔責任主體不清晰

油氣田勘探開發工作一般是由油公司以項目的形式，委托外部或內部單位具體開展，此處的項目是指“石油天然氣勘探與開發地質科研課題或子課題、生產任務或工程等某一項具有特定內容的工作。”[2]因油氣田勘探開發工作資金投入大、周期長、專業廣、參建單位多，其檔案的形成單位既包括油公司的業務主管部門，也包括具體項目的承擔單位。油氣田勘探開發文件一般以項目、井為單位進行立卷歸檔，[3]在實際工作中，既有油公司的業務主管部門負責歸檔的情況，也有油公司業務主管部門與具體參建單位共同負責歸檔的情況，還有參建單位單獨負責歸檔的情況。歸檔責任主體不清晰，造成同一項目、井的相關文件材料，不能同時歸檔、質量參差不齊，給后期的檔案管理與利用服務造成了不利影響。

（二）歸檔范圍不明確

油公司一般規定在油氣田勘探開發生產和科研工作中形成的各種（類）科技文件材料和實物資料，均屬于歸檔范圍。在具體工作中，這一規定過于概括，缺乏可操作性，一是缺乏具體的歸檔范圍明細，各參建參研單位對這一規定理解不一，造成同一類型的項目，不同參建參研單位形成并歸檔的文件材料不一致；二是隨著信息技術的深入應用，傳統勘探開發工作中形成的紙質文件材料逐漸以電子文件的形式在各種管理信息系統中生成并保存，目前油公司也未制定明確的電子文件歸檔范圍，導致電子文件歸檔不齊全。

（三）移交歸檔不及時

油公司一般規定油氣田勘探開發文件在項目終審或單井完鉆后90日內完成移交歸檔。但在實際工作中，由于項目終審后審查意見出具滯后，或者單井完鉆后驗收滯后，以及油氣田勘探開發工作時間緊、任務重等原因，很少能在此時限內完成歸檔。油氣田勘探開發工作各環節緊密相接，下一環節的工作急需利用上一環節形成的相關科技文件材料，即油氣田勘探開發檔案在形成后的即時利用需求很強，移交歸檔不及時在很大程度上影響了其作用的發揮。

（四）歸檔文件材料質量不符合要求

一般來說，對移交歸檔的油氣田勘探開發科技文件材料，應滿足完整、準確、系統、規范以及有利于長久保存五個方面的要求。但是從實際收集的油氣田勘探開發檔案來看，還不同程度地存在著相關管理性文件不齊全、圖件符號及顏色不符合行業規范要求、文件材料不系統、紙電不一致、書寫與印制材料不利于長久保存等問題。

二、存在問題的成因分析

（一）檔案意識薄弱

作為以盈利為主要目的的油公司，其油氣田勘探開發工作的重心在于油氣產量、經濟效益與儲量發現，油公司上至領導層下至普通員工檔案意識總體不高，對油氣田勘探開發檔案的重要性認識不足，導致在實際工作中，重生產經營與科研管理，對油氣田勘探開發工作的重要甚至唯一成果——油氣田勘探開發檔案的管理與利用服務投入不足，出現了一系列問題。

（二）檔案的信息化管理水平不高

信息技術在油氣田勘探開發工作中的應用越來越深化。油氣田勘探開發檔案管理工作應順應并擁抱這種變化，進一步提升信息化管理水平。但從筆者掌握的情況來看，各油公司勘探開發檔案管理的信息化建設，主要以紙質檔案的數字化為主，對在各業務管理系統中形成并流轉運行的電子文件的管理沒有及時跟進，對僅以電子文件形式存在的油氣田勘探開發文件的歸檔范圍、邏輯及物理歸檔方法與要求等功能幾乎沒有研發，造成了歸檔不齊全的問題。

（三）歸檔管控手段缺乏

目前油公司油氣田勘探開發檔案管理工作，雖然制定了“三納入”“四同步”等管理措施，但普遍缺乏有效的歸檔管控手段，這些措施難以真正落地施行，檔案部門難以掌控有哪些項目及項目的進度、文件材料形成積累等情況，只能被動接收，既難以保障歸檔文件材料的齊全完整，對移交歸檔不及時、文件材料質量不符合要求等問題的整改也難以有效開展。

三、優化油氣田勘探開發檔案歸檔工作的主要措施

優化油氣田勘探開發檔案歸檔工作的總體思路，一是充分發揮油公司檔案部門的職能；二是加強油公司檔案部門與相關業務主管部門的溝通協調，建立歸檔管控協調機制；三是充分利用信息化手段，提升信息技術在油氣田勘探開發檔案歸檔工作中的應用水平。按此思路，筆者總結了以下幾項主要措施。

（一）發揮油公司檔案部門職能的主要措施

1.提高油氣田勘探開發項目人員的歸檔意識

檔案部門可通過普及宣貫《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法、《地質資料管理條例》及其實施辦法，開展油公司油氣田勘探開發檔案管理制度標準體系的制修訂、宣貫以及監督檢查等，提高油氣勘探開發業務主管部門、油氣田勘探開發檔案機構、油氣田勘探開發檔案形成單位相關工作人員對油氣田勘探開發歸檔工作重要性的認識，讓他們在思想觀念中重視油氣田勘探開發文件歸檔工作。

2.落實油氣田勘探開發文件歸檔主體責任

在長期的工作實踐中，油公司形成了“誰形成、誰歸檔”的油氣田勘探開發檔案歸檔整理制度，這一制度中的“誰”，一般被認為是油氣田勘探開發文件的直接形成單位或部門。筆者經過多年的工作實踐認為，這一認識是不全面的。這里的“誰”，應該是指利用油公司投資，委托相關單位或部門開展油氣勘探開發、科研、生產工作的各業務主管部門。這些業務主管部門，安排了投資項目開展工作，理應對這些投資項目的文件歸檔工作負責。在實際工作中，為了便于歸檔工作的順利進行，各業務主管部門可委托油氣勘探開發生產科研工作的直接承擔單位或部門，在檔案部門的指導下完成有關文件材料的形成、積累、整理、鑒定、立卷、明確密級和保密期限，以及向檔案機構移交歸檔等操作性工作?；谶@種認識，各業務主管部門應定期向油氣田勘探開發檔案主管部門提供區塊登記、項目設置、進展和成果評審、鑒定、評獎等信息，以便后者掌握情況，進一步做好油氣田勘探開發文件歸檔工作。

3.明確油氣田勘探開發文件歸檔要求

一是要明確歸檔工作的操作性要求。檔案部門可通過制度、企業標準的制修訂等措施，在原則性和可操作性并重的思想指導下，細化油氣田勘探開發文件的歸檔范圍、歸檔時間、歸檔數量、歸檔質量要求等，以保障歸檔工作科學、規范開展。二是要加強對相關要求的培訓宣貫，宣貫對象既要包括相關業務主管部門，也應包各參建參研單位，可通過定期舉辦培訓班、編制培訓手冊與視頻教程、建立咨詢答復機制等方式來進行。

（二）建立歸檔管控協調機制的主要措施

建立歸檔管控協調機制，是指油公司檔案部門與職能管理部門溝通協調，通過職能部門的管理手段強化油氣田勘探開發文件的歸檔工作，具體措施包括三項。

1.項目管理措施

這是“四同步”要求在油氣勘探開發生產和科研項目管理工作中的落地，包括四個方面，一是在項目招投標文件中，明確歸檔工作的有關要求。二是，在項目合同（協議書、任務書、訂單等，下同）簽訂時，制定明確條款對歸檔工作進行約定。三是，各業務主管部門在驗收、審查最終成果時，檔案部門派員參加，檢查項目應歸檔文件材料是否齊全、完整，整理是否規范，并出具相應的驗收意見。四是，項目完成后憑歸檔證明才能由管理部門對其進行成果登記、鑒定與評獎。

2.財務管理措施

這是通過經費結算的控制作用來加強對油氣田勘探開發檔案歸檔的管控，分為對油公司外部單位和內部單位兩種措施。對外部單位，油公司在與其簽訂項目合同時，可約定一定比例的合同尾款（一般不低于合同總額的5%），待完成歸檔后，憑歸檔證明再行支付。對內部單位，油公司可將油氣田勘探開發文件的歸檔工作納入對項目承擔單位及項目負責人個人考核的指標體系之中。

3.市場準入措施

這是將油氣田勘探開發檔案歸檔工作與市場準入門檻相結合來加強歸檔管控。具體而言，在油氣勘探開發生產和科研項目完成后，未按要求完成歸檔的，對油公司外部的項目承擔單位，視情況限制或取消其市場準入資質，對油公司內部的項目承擔單位，取消其再次承擔油氣勘探開發、生產、科研項目任務資格，并根據考核制度給予相應的處罰。

（三）利用信息技術優化歸檔管理工作的主要措施

1.實施歸檔情況動態監控

在前期工作的基礎上，檔案部門在檔案管理系統中設置年度油氣田勘探開發文件歸檔任務清單，并分解推送到各業務主管部門。各業務主管部門責任人在線查看本部門應歸檔任務及歸檔時限要求等內容，并據此開展歸檔工作。檔案部門據此建立年度歸檔任務核銷明細賬，可以動態掌握各項目、井的文件是否歸檔，歸檔的文件是否齊全，時限是否符合要求等，動態計算歸檔率，定期通報給公司管理層及相關業務主管部門，提高歸檔工作效率。

2.開發檔案管理系統與業務管理系統的數據接口

優化檔案管理系統的功能，從電子文件單套制管理的角度和站位出發，增加對以電子文件形式形成并流轉的相關文件材料的立卷歸檔、編目著錄以及利用服務等功能，在此基礎上開發檔案管理系統與各業務管理系統的數據接口，封裝相關業務標準的要求條款，實現電子文件的在線編制、在線輸出、在線歸檔等功能，最終實現油氣田勘探開發文件歸檔管理流程化、流程信息化。

四、結語

油氣田勘探開發檔案歸檔工作的優化，不是一蹴而就的工作，應該隨著技術與工藝的不斷更新，以及信息技術在油氣勘探開發工作中的應用不斷深化而不斷優化，以保障油氣勘探開發工作中形成的各類文件材料應歸盡歸，為國有資產保值增值。

注釋：

[1]中國石油化工集團公司.中國石化檔案管理培訓教材[M].北京：中國石化出版社，2013：123.

[2]中國石油化工集團公司.石油天然氣勘探與開發地質資料立卷歸檔規則：Q/SH 0167-2016[S].北京：中國石化出版社，2017：1.

[3]中國石油化工集團公司.石油天然氣勘探與開發地質資料立卷歸檔規則：Q/SH 0167-2016[S].北京：中國石化出版社，2017：5.

參考文獻：

[1]王瑞偉，沈言，武斌.信息技術在技改項目檔案歸檔中的應用[J].機電兵船檔案，2015（05）：17-19.

作者單位：中國石化石油勘探開發研究院