北京市檔案館文書電子檔案接收的問題與對策

黃文靜

摘要：隨著電子政務越來越成熟，電子檔案逐步積累，其中具有永久保存價值的電子檔案應該按照有關規定向檔案館移交。本文分析了北京市檔案館文書電子檔案移交接收工作中存在的主要問題，提出了解決對策，為進一步開展文書電子檔案的移交接收工作提供了經驗借鑒。

關鍵詞：檔案館電子檔案移交接收

隨著電子政務越來越成熟，無紙化辦公越來越普遍，一些單位開始在工作中形成了電子檔案。這些電子檔案是單位業務活動的原始記錄，是國家重要的數字資源，是社會數字資產不可或缺的重要組成部分，應該妥善保管。其中，對于需要永久保存的電子檔案，應該按照有關規定向檔案館移交。北京市檔案館2014年啟動了電子檔案接收試點工作，2018年在總結試點經驗的基礎上，啟動了文書電子檔案的正式接收，在實踐過程中逐步探索出一套文書電子檔案移交接收的機制、手段，現將其中面臨的難點問題和主要對策做以下總結。

一、北京市檔案館文書電子檔案接收的問題

（一）缺乏經驗，尚未形成一套成熟的接收標準和管理機制

2012年，國家檔案局頒布了《電子檔案移交與接收辦法》，為規范電子文件移交時間、移交要求、移交接收流程等提供了宏觀指導性意見。《文書類電子文件元數據方案》（DA/T 46-2009）、《文書類電子檔案檢測一般要求》（DA/T 70-2018）等標準規范的出臺也對文書電子檔案元數據著錄項目以及四性檢測內容等提供了參考。但在具體操作層面上，以什么數據標準接收文書電子檔案，如何接收，進館后如何管理等問題，需要檔案館按照國家標準結合本館實際制定具體、可操作的標準規范體系。由于文書電子檔案接收工作正式開展不久，沒有成熟的經驗可供借鑒，北京市檔案館只能在實踐中不斷摸索，逐步積累經驗，建立和完善接收標準與管理機制。

（二）復雜多元的前端系統影響后端電子檔案的移交進館

目前北京市沒有建設統一的政務信息平臺。部分單位自建了OA（辦公自動化）系統，實現了電子公文的在線審批、流轉，并與本單位的檔案管理系統對接，實現了電子公文的在線歸檔。但在實踐中發現，這些單位OA系統和檔案管理系統的建設標準不統一，形成的電子文件的格式、元數據及原文存儲結構各式各樣，質量參差不齊。若要將電子檔案移交進檔案館進行統一管理，勢必要進行前端控制，對移交單位的OA系統和檔案管理系統進行改造，如此才能形成符合進館要求的電子檔案元數據及原文。這項工作需要各單位檔案部門、辦公部門和信息技術部門共同參與，需要較大的投入及工作量，甚至需要對辦公業務流程進行改造，導致部分單位的積極性欠缺，為檔案館全面開展電子檔案接收進館工作帶來困難。

（三）電子檔案的憑證性價值受到質疑

國家檔案局在《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中提出，“在有條件的部門開展電子檔案單套制（即電子設備生成的檔案僅以電子方式保存）”。[1]北京市檔案局積極響應國家政策，推行單套制移交進館。但是，一部分單位對電子檔案的憑證性價值存有疑問，仍采用雙套制，把電子檔案打印出一套紙質版本實現歸檔，如何認定哪一套是原件還存在分歧。一些單位在OA系統中進行公文流轉時，對電子文件實現了數字簽名，用于保證電子文件的真實性和完整性，但這些數字簽名依賴于OA系統，當電子檔案脫離OA系統后無法對其真實性進行驗證。如何保證電子檔案在異構系統之間流轉時的憑證性價值也是一個問題。

二、北京市檔案館文書電子檔案接收的對策

（一）完善文書電子檔案接收和管理標準規范

為了做好電子檔案移交接收及進館后的管理工作，北京市檔案館制度先行，起草了一系列制度標準，并在實踐中不斷完善。其中《北京市電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》已經印發，《北京市電子檔案移交與接收辦法》正在起草和完善，《北京市檔案館檔案數字資源管理辦法》《北京數字檔案館目錄數據庫規范》《北京數字檔案館電子檔案元數據規范》等制度標準也開始起草。這些制度標準相互銜接，針對電子文件歸檔、電子檔案移交接收、電子檔案在檔案館的管理三個環節，對業務流程、數據存儲標準等進行了規范。

（二）指導移交單位開展OA系統和檔案管理系統改造

為使移交單位OA系統、檔案管理系統形成的文書電子檔案符合進館要求，北京市檔案館從后端驅動，積極動員和指導移交單位的辦公部門、檔案部門和信息技術部門，根據市檔案館制定的《北京市檔案館文書類電子檔案移交要求》開展OA系統和檔案管理系統改造，進行文書電子文件的歸檔管理工作，實現對辦公系統內形成的電子文件的前端控制，為后端電子檔案的移交進館奠定良好基礎。

（三）明確移交內容、移交格式和移交要求

一份電子檔案可以包括正本、定稿、公文處理單等內容，它們被稱為電子檔案中的組件。北京市檔案館規定移交文書電子檔案時需要移交三部分內容：公共元數據、組件元數據和電子檔案原文。公共元數據以xlsx格式移交，其中的每一個條目與一份電子檔案對應，描述了該份電子檔案的檔號、全宗號、類別、年度、保管期限、機構（問題）、件號、題名、責任者等28項信息。組件元數據以xlsx格式移交，每一個條目對應一個組件，描述該組件的檔號、組件號、組件類型、數據格式、計算機文件大小等5項內容。電子檔案原文按照檔號結構采用層級文件夾結構移交，其中每個組件文件采用檔號和組件號拼接方式命名，正本、定稿、公文處理單組件要求以PDF格式移交。

（四）形成以北京數字檔案館為依托的電子檔案移交接收流程

北京市檔案館建設了北京數字檔案館（室）系統，可以依托該系統開展電子檔案的移交接收工作。由于移交單位的檔案管理系統沒有與北京數字檔案館（室）系統對接，目前仍采用離線方式移交。離線移交流程包括5個環節：①移交單位在本單位檔案管理系統中整理電子檔案，導出移交數據，進行自檢；②檔案館指導移交單位開展移交準備工作，并對移交數據進行預檢；③檔案館將移交數據導入北京數字檔案館系統臨時接收庫，進行四性檢測及人工抽檢；④檢測無誤后，檔案館與移交單位辦理移交手續；⑤檔案館將移交數據歸檔至北京數字檔案館長期保存庫。

（五）通過四性檢測工具及人工抽檢嚴把電子檔案移交質量關

為確保電子文件的真實、完整、可用和安全，北京市檔案館按照《文書類電子檔案檢測一般要求》（DA/T 70-2018），結合本館實際制定了《北京數字檔案館系統文書電子檔案四性檢測方案》，并開發了與之配套的四性檢查工具，嵌入至北京數字檔案館系統中。將移交數據導入北京數字檔案館系統臨時接收庫后，可通過四性檢測工具對元數據的字段長度、類型、格式、值域、檔號的連續性和唯一性、原文的文件格式、元數據與原文的對應關系等82項內容進行自動檢測，同時配合人工抽檢方式，嚴格把控移交電子檔案的質量。

（六）通過管理和技術手段確保電子檔案的憑證價值

陶水龍指出電子檔案作為檔案的一種，具有高于其他證據的證據效力，論證了電子檔案的憑證價值。[2]北京市檔案館在接收文書電子檔案進館時，不接收移交單位OA系統對電子檔案的數字簽名，而是通過法律賦予檔案室及檔案館的職責和雙方的公信力，以及交接時完整、清晰的交接文據和嚴謹、全面的檢測手段，來保證接收過程中電子文件的憑證價值。如此，電子檔案的憑證價值在電子文件生命周期的3個環節分別得到保障：在電子文件前期形成和內部流轉階段，由移交單位通過管理和技術（數字簽名）手段保證電子檔案的憑證價值；在接收環節，通過交接及檢測手續等措施保證電子檔案的真實性和完整性；在進館后，通過數字檔案館系統中的電子檔案身份證技術[2]來保證電子檔案長期存儲時的憑證價值。

三、北京市檔案館文書電子檔案接收的進一步思考

（一）進一步加強對電子檔案移交工作的重視

電子檔案移交接收工作的順利開展是文檔一體化、館室一體化的重要體現，對于豐富和優化檔案館館藏，確保檔案館（室）工作的可持續發展有著重要意義。[3]北京市檔案局（館）要進一步加強宣傳和培訓，深入各檔案移交單位實地開展業務指導工作，強化移交單位對電子檔案移交工作的重視程度，提高移交單位移交電子檔案的積極性和工作能力。

（二）進一步加強部門協同

電子檔案移交接收是一項復雜的工作，需要檔案館以及移交單位檔案部門、辦公部門和信息技術部門共同參與。要加強部門協同，由檔案館明確移交要求，開展電子檔案接收進館工作；移交單位辦公部門統籌本單位電子檔案管理工作；檔案部門與檔案館進行對接，開展檔案整理、移交工作；信息技術部門按照移交要求進行OA系統和檔案管理系統改造，輔助檔案部門開展移交數據導出，形成各部門各司其職、協同工作的良好局面。

（三）進一步加強北京數字檔案室系統的推廣應用

目前全市不同單位檔案工作發展不平衡的問題仍然存在，這種不均衡既體現在檔案設施、設備等硬件方面，也體現在檔案基礎工作的規范化和現代化程度等軟件方面。要加強北京數字檔案室系統在全市的推廣和應用，讓各市屬單位能夠使用數字檔案室系統開展包括電子檔案在內的檔案數字資源的歸檔、管理、存儲、利用和在線移交，通過統一使用集約化的系統，規范檔案基礎業務工作，縮小橫向差距。

（四）進一步夯實北京數字檔案館（室）系統支撐能力

目前只有將移交數據導入北京數字檔案館（室）系統臨時接收庫后才能進行四性檢測；若未通過四性檢測需要返回給移交單位進行數據的進一步規范化處理。下一步可以進一步完善北京數字檔案館（室）系統功能，開發出適合移交單位端使用的四性檢測工具，將檢測手續前置，方便移交工作的開展。

近年來，各地紛紛啟動了電子檔案的移交接收工作。據筆者了解，特別是沒有建設統一政務信息系統的地方，遇到了經驗缺乏、前端信息系統的多元化以及電子檔案憑證價值保障等問題。本文針對電子檔案移交接收工作中的難點問題，依據北京市的經驗總結出了幾點對策，希望能夠提供參考。

參考文獻：

[1]國家檔案局.國家檔案局關于印發《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》的通知[EB/OL].（2016-04-07） [2018- 10- 17].http：//www.saac.gov.cn/news/2016-04/07/content_136280.htm.

[2]陶水龍.電子檔案憑證價值研究[J].北京檔案， 2014（7）：12-15.

[3]戴旸，李文媛.電子文件規范化移交研究[J].檔案學通訊，2013（1）：57-61.

作者單位：北京市檔案館