商貿流通企業財務信息共享流程優化與實施

辛歆

內容摘要：傳統財務對數據信息的處理限制了財務核算向深度和廣度方向發展，隨著商貿流通企業集團規模的不斷擴大以及多元化業態的延伸，商貿流通企業對高附加值和核心業務進行了梳理與整合。文章基于對傳統商貿流通企業財務信息系統的缺陷分析，凸顯商貿流通企業財務信息共享模式優越性，并嘗試對商貿流通企業財務信息共享作業流程進行改善和優化。

關鍵詞：商貿流通企業 財務信息共享 流程優化

傳統商貿流通企業財務信息系統的缺陷

具有壟斷性。會計工作從本質上講是委托式服務，具有較強的保密性和壟斷性。財務部門對內提供的財務信息更多是行政安排，屬于典型的成本中心，缺少降低成本的動力。另一方面，由于財務信息系統的壟斷性，會計機構與會計人員提高服務質量的動力不足，缺乏主動服務意識，若企業尚未搭建好部門之間溝通與交流機制，財務工作的信息壟斷將會導致財務部門的效能不足。

分散且重復。傳統會計限制了會計核算向深度和廣度方向發展，同時財務信息處理過程中諸多分類與再分類的技術環節，無法實現財務信息的多元重組。隨著商貿流通企業集團規模的不斷擴大以及多元化業態的延伸，商貿流通企業針對相關業務成立相應的業務單元，并設置相應的財務部門來為本單元提供業務支持服務。這樣就產生了許多雷同的財務部門，并設置了重疊的財務崗位，這些崗位重復設置和服務資源不均衡造成了商貿流通企業管理成本居高不下，整個商貿流通企業集團財務部門機構臃腫，從而造成信息資源的浪費。如圖1所示。

多重角色。一方面，財務部門提供的財務信息為商貿流通企業經營管理者提供決策支持，提供的財務服務滿足業務單元的特定需求。另一方面，財務部門需要處理其他業務活動的一般性事務。現實工作中，商貿流通企業財務部門過半的工作時間放在了一般性事務處理中，而最重要的決策支持服務僅占用財務部門很少的時間。在這種情況下，財務部門很難發揮其最大作用。當前，更多的商貿流通企業組織結構從傳統的直線職能式轉變為扁平化的組織結構，數據集成與傳遞方式也要相應發生改變，才能適應現代商貿流通企業管理的需求與發展。

商貿流通企業財務信息共享模式優越性分析

降低企業運營成本。財務信息共享增加新業務單元，業務操作的標準化和程序簡化在很大程度上降低了商貿流通企業運作成本。一直以來，降低商貿流通企業運營成本都是商貿流通企業股東持續關注的焦點，財務信息共享模式使商貿流通企業提升了規模擴張的潛能，破除了商貿流通企業集團內部各自為政的組織結構，扁平化的組織結構使商貿流通企業決策的貫徹與執行都更暢通，運營效率更高，運營成本更低。隨著業務規模擴大，規模經濟效應和效果也逐步放大。此外集團內的協同提升了商貿流通企業談判實力，使得商貿流通企業產品和服務的采購成本和資金利用成本大大降低。

獲得戰略發展優勢。財務信息共享不僅是技術變革，更是管理變革，其最終目的是為了實現商貿流通企業戰略。財務信息共享模式在實施之前，必須對商貿流通企業戰略進行評估和預測。反過來，財務信息共享模式不斷激發與新技術、新流程、新思路相結合的實踐活動，推進健康的、活躍的管理理念和行為的變革，進而提升整個商貿流通企業集團運營效能。

提高財務信息的時效價值。財務信息資源共享服務對財務工作時空的改變，極大提高了商貿流通企業集團財務工作的質量和效率。檔案管理一體化、支付結算電子化、部門結構扁平化，也將進一步提高商貿流通企業集團管理的工作效率。另外，以電子貨幣為基礎的網上支付、網上結算也將使資金周轉速度加快，資金成本降低，從而縮短商貿流通企業資金周轉的時間，提高了支付結算效率。同時，財務信息資源共享服務也使財務人員實現在線辦公、分散辦公、移動辦公、在線學習等多元化辦公模式。

商貿流通企業財務信息共享模式下作業流程的優化

財務信息共享體系的建設是一個系統工程，它一般來說需要經歷三個階段：統一財務階段、集中財務階段、共享財務階段。如圖2所示。三個階段進程中，統一財務階段為下一階段的集中財務和流程再造打下夯實的基礎。集中財務階段處于中間環節，是在統一財務的基礎上對接共享財務階段，形成一個共享財務的雛形。

（一）業務流程優化

業務流程是指商貿流通企業為實現其經營目標而由不同的人分別共同完成的一系列活動，活動之間有嚴格的邏輯順序，活動的方式和責任也有明確的規范。不論商貿流通企業性質類別如何，每個商貿流通企業業務流程都可以優化成三種類型（見圖3）。第一，購入/支出流程。該業務流程主要包括企業購入商品服務等資源，并支出等價的資金。該流程記錄和反映商貿流通企業獲取所需要的且能夠等價支付的商品和服務，購入/支出流程是商貿流通企業后期向客戶提供商品和服務基礎與前提。第二，轉換流程。商貿流通企業轉換流程是將之前購入/支出流程獲得的商品和服務轉換變成客戶需要的商品和服務的過程。轉換流程在企業整個業務流程處于中心位置，并貫穿于整個商貿流通企業業務之中，它體現商貿流通企業業務形式的多樣性以及企業經營業務范圍。第三，銷售/收款流程。該流程是商貿流通企業價值實現流程，是企業供給商品和服務、實現企業盈利的過程。

（二）財務信息生產與傳遞流程優化

財務信息生產與傳遞流程是指財務信息的生產到財務信息使用再到信息的歸檔的整個過程。會計是以貨幣為主要計量，運用一系列專門的方法，生產出以財務信息為主的經濟信息，為商貿流通企業相關利益者提供使用并創造商貿流通企業價值，這種服務也就是財務信息生產與傳遞流程。財務信息生產與傳遞流程可以優化為三類主要的活動或子流程，如圖4所示。第一，財務數據采集。商貿流通企業在經營活動中對業務數據進行匯總和梳理，為財務數據加工與存儲提供基礎工作。財務數據采集重點聚焦在商品和服務單價、總金額，與供應商產生的應付款項，與客戶形成的應收款項，產品加工與存儲過程的材料費用、人工工資、期間費用等。第二，財務數據加工與存儲。商貿流通企業經營活動中，借助財務軟件系統對企業財務數據進行分類、計算、加工、傳遞的過程。該過程具有承前啟后的作用，通過系統工具把財務數據轉換為財務信息，為后期的財務預測、決策、評價與控制提供信息支撐。第三，財務信息報告。財務信息報告編制反映商貿流通企業財務狀況、經營成果和現金流量的文字和信息報告。財務信息報告體現為企業對財務信息的綜合處理結果，財務信息報告服務于商貿流通企業價值目標，勾畫出企業財務活動有機整體——財務信息系統。

（三）財務信息共享流程范圍優化

財務信息共享是將重復性強、業務量大、標準化程度較高的業務信息進行集中處理，而財務信息共享流程屬于財務共享中最為基礎和核心的業務，其流動性、反復性的特性適應推行財務共享中心的業務需求。財務信息共享流程屬于財務共享的核心流程區域。因此，財務信息共享的流程設計應針對財務核心要素，逐一展開進行優化和設計。歸屬于財務信息共享核心要素有：總賬信息、應收應付信息、資產信息、成本信息、資金信息等。商貿流通企業的財務信息與業務緊密關聯，不同業務部門的信息傳遞形成了財務信息共享的流程與循環。財務信息共享流程中，總賬信息是核心，應收應付信息、資產信息、成本信息和資金信息與其交互融入企業業務財務一體化循環之中。

（四）財務信息共享流程層級優化

第一，票據信息層級。隨著商貿流通企業業務的開展，體現業務發生的相關票據也將陸續生成，票據信息通過實務發票的掃描與傳遞，以及在電子發票的情況下，采集電子發票信息。當前，很多商貿流通企業采用條碼技術并結合影像管理系統來實現對發票等票據信息的全程管理。分支機構發生的大量業務票據經過系統的歸集、郵寄、接收、分發、歸檔等傳遞到財務共享服務中心。這一層級的主要目的在于抓取發票中的關鍵信息，并將這些信息作為數據及業務處理層級的依據。第二，數據及業務處理層級。數據處理過程主要實現對采集的發票信息進行審核以及向支付信息的轉換。數據及業務處理層是商貿流通企業財務信息共享體系架構中的核心部分。它處于數據訪問層與應用層中間，起到了數據交換中承上啟下的作用。正因為如此，數據及業務處理層的設計對于一個支持可擴展的架構尤為關鍵，因為它扮演了兩個不同的角色。對于數據應用層而言，它是調用者，對于票據信息層級而言，它卻是接受者。第三，應用層級。經過票據信息層級和數據業務處理層級之后，財務信息得到了集中式記錄和處理，從源頭上形成了商貿流通企業的交易數據和信息。企業開始應用共享信息的附加價值，通過打通業務與財務核算的壁壘，對內滿足員工各種支付、借款、報銷業務的管理需求，對外滿足利益相關者支付款項申請與付款管理，實現預算、費用、資產、合同、資金、核算等數據共享。同時通過共享數據、大數據抓取影像系統、即時管理等運營項目板塊對共享服務模式提供支撐。第四，管理層級。管理層級是商貿流通企業財務信息共享的高級階段。該層級覆蓋企業集團級數據中心，集成業務信息、預算信息、資金信息、資產信息、成本信息、外部標桿數據等與高層管理和決策相關的信息，成為企業未來決策的最重要的數據信息支持平臺。由于企業財務信息流程面對眾多企業內外部門。因此，財務信息共享管理層級需要提供強有力的服務支持與協同系統，管理層級代表企業與外部環境進行聯系，對企業的所有者負責，協調與管理企業組織內部的各項活動。

商貿流通企業財務信息共享中心的實施

財務組織設計與團隊組建。財務共享服務的流程實施團隊應在單位高層領導帶領下，由業務能力強、財務經驗豐富、并具有創新能力的財務及業務骨干員工組成。隨著商貿流通企業的快速發展，財務管理難度增加，企業組織變革成為推動財務信息共享服務的關鍵要素。財務組織設計與團隊組建服務于企業財務管理變革，增加業務財務部、戰略財務部。業務財務部團隊成員要深入一線業務單元提供培訓、咨詢、決策支持等服務，推動企業戰略目標和經營計劃的落實。戰略財務部基于企業戰略發展規劃，推進企業戰略的逐一落實。

財務信息網絡集成。傳統財務信息是在封閉的內循環中，財務信息使用者主要就是本地公司的人員。而推行財務信息共享之后，企業財務信息供給對象從本地本公司人員拓展到服務于全國連鎖機構和人員。企業IT治理技術是使財務共享成為現實。財務信息網絡集成系統，將財務共享服務中心制定的財務制度和財務流程固化在統一的數據庫中，各個分支機構的財務信息通過這個平臺實現跨越時空的網上傳遞、票據影像模塊、過程績效測評模塊等。

財務信息共享作業流程實施。第一，財務信息共享流程圖。財務信息共享作業流程圖是對流程概述的一個形象化展示，讓財務信息傳遞中的相關人員能夠更加直觀地了解全流程主要環節及各崗位的職責。在編制流程圖時，先確定共享作業流程的完整性，充分體現出涉及的崗位、環節要素；同時流程圖要避免過多的交叉重復，要簡明扼要，讓使用者清晰明了。第二，財務信息共享流程描述。流程描述是對流程圖中各個環節的詳細描述，包含各環節的責任崗位、輸入、輸出、工具系統及操作詳細描述。流程描述也是各崗位之間工作職責劃分的依據，通過流程描述，相關人員可以清晰、明確地了解如何開展工作及所在崗位的職責，用語簡明、準確，對專有名詞的使用應與其他文檔保持一致。第三，財務信息共享作業流程實施反饋。財務信息共享作業流程實施是一個系統過程，對實施過程發現的問題，應該深入業務之中，即時獲得流程實施中發現的問題并挖掘問題原因，提出問題解決方案。同時，企業高層管理機構與人員應對流程實施進行全局把控。財務信息共享服務的流程在實施中不僅需要關注財務核算人員對于流程的信息反饋，也要搜集共享服務中心客戶對流程的感觀和意見。第四，財務信息共享中心作業流程修正。財務信息共享流程優化的方向和依據是基于流程實施的持續監控和可行性分析基礎上，基于財務信息共享中心流程運作的時效、成本、質量和服務數據，對流程進行跟蹤和評估，不斷校正優化方向，最終獲取流程的最大效益。流程優化與修正應建立長效的管理機制，避免財務信息的供給偏移實際需求。第五，財務信息共享中心作業流程推廣。財務信息共享服務的實施，對流程帶來的影響和沖擊是巨大的，因此在流程的實施中需要加強培訓，將流程調整前后的不同分析清楚，減少他們由于缺乏了解帶來的工作不暢。同時，高層領導的介入，通過多種途徑向員工及合作伙伴闡述共享服務流程的意義和價值，對于流程的推動和落實可以起到積極的作用。

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