辦公自動化中的EXCEL函數應用探究

何冰 蘇州市旅游與財經高等職業技術學校

EXCEL在現代化辦公事務中發揮舉足輕重的作用，并被國際社會所廣泛使用，其最主要的原因就是EXCEL函數具有十分強大的功能，在辦公中應用該函數，不僅能夠有效提高工作的效率，還能減少工作的失誤，使辦公業務呈現自動化的趨勢。在實際操作中，要想完全發揮EXCEL函數信息化作用，就需要辦公人員掌握該技術應用的要點。

1 EXCEL函數的概念

EXCEL是一種辦公軟件，EXCEL函數是指軟件中被部分預定函數計算公式。辦公人員在使用這種軟件的過程中，通過必要的數據處理，結合預設的函數計算公示，就可以完成特定要求的數據工作。在現階段，EXCEL包含的函數共有11種，如文本函數、查找或引用函數等，這些都在實際的辦公事務中起到十分關鍵的作用。尤其是需要大量的數據處理時，利用函數信息的功能，可以快速、準確地完成辦公要求。

2 辦公自動化中EXCEL函數應用的技術要點

2.1 驗證數據的有效性

一般來說，辦公自動化涵蓋的范圍包括人、事、物等方方面面，為了在這復雜的范圍中最后獲得準確無誤的信息，在使用之前，需要對EXCEL函數進行必要的有效性設置。數據有效性設置一般包括數據長度和數據唯一性驗證兩個方面。

數據長度有效性驗證就是保證在函數條件下數據的長度與函數計算的長度是一致的，如果出現偏差，就需要進行改正。數據唯一性驗證就是檢查數據本身是否是符合函數唯一值要求。例如，在COUNTIF函數條件下，對于身份證函數來說，如果數值是1，則證明其具有唯一性，如果是3，那么就說明有三個相同的數值，這樣就會對數據實施有效篩選，從而減少數據重復的現象。數據唯一性驗證是數據有效性最主要的特點和內容。

2.2 數據信息的快捷錄入

辦公自動化針對的是大量數據的辦公事務處理，因此，信息數據準確、快捷錄入是EXCEL函數技術應用的要點之一。例如，對于某企業來說，在對員工的身份證信息錄入后還需要生成員工出生日期的信息以達到信息統計需要。而在大量的身份證信息中如何自動快捷錄入出生年月日的信息就是下一步工作的關鍵。由于身份證信息中包含出生日期的信息，那么利用EXCEL函數的組合，就可以自動生成數據目標，從而提高工作的效率和準確性，這就是辦公自動化的意義所在。

2.3 數據轉換

數據轉換主要就是之數據不同形式的轉換，如數據大小寫轉換、百分比等形式的轉換。例如，在[DBNUM2]參數中能夠實現阿拉伯數字和中文數字的自由轉換，但是需要注意的技術要點包括以下兩個方面：第一，當小寫數字是小數時，如果為一個小數，應該先轉化為大寫并加上單位，然后再進行大小寫轉換。如果是二位小數，應該先轉換成整數部分，并加上單元，再進行十分位轉換，最后再加單位進行百分位轉換。第二，如果是整數，則可以直接將小寫轉化成大寫，再加上單位。也就是說，在數據轉換的過程中，需要注意的是數據的形式和數據的單位，不同的數據形式需要注意不同的操作要點。

2.4 數據排序與查詢

數據排序是EXCEL函數中Rank函數的主要功能，其最主要的目的就是要在最短的時間內查看數據。數據排序的技術要點是在選中排序數據的基礎上輸入公式“=RANK（F2，…）”就可以對數據進行排序。

在EXCEL函數中，VLOOKUP函數是負責查功能的函數，該函數通過其自身的快速查找功能對所需要的數據進行查找。例如，需要查找企業會員中某個會員對應的姓名與其他基本信息，通過查找函數就可以直接查詢對應姓名信息而不需要對大量的數據進行意義排查。在查找的過程中需要注意的技術要點就是要明確查找數據的對象群并在查找檢索的過程中輸入正確的查找函數語言，這樣才能正確快速找到目標數據，提高工作效率。

結論：綜上所述，EXCEL函數在現代辦公自動化的過程中發揮著十分關鍵的作用，它能夠有效提高辦公的效率，在最短的時間內完成工作目標，而且工作的準確度能夠得到保證。EXCEL函數實質上就是利用函數來完成大批量的數據處理，實現辦公自動化。在實際應用的過程中，其包含的技術要點可以被總結為數據有效性驗證、數據快速錄入、數據轉化、數據排序和數據的查詢這幾個方面，這些內容也是EXCEL函數在辦公自動化實際應用的集中體現，是科學技術水平提高并在實踐中得到運用的體現。