辦公自動化中的EXCEL函數(shù)應(yīng)用探究

何冰 蘇州市旅游與財經(jīng)高等職業(yè)技術(shù)學(xué)校

EXCEL在現(xiàn)代化辦公事務(wù)中發(fā)揮舉足輕重的作用，并被國際社會所廣泛使用，其最主要的原因就是EXCEL函數(shù)具有十分強(qiáng)大的功能，在辦公中應(yīng)用該函數(shù)，不僅能夠有效提高工作的效率，還能減少工作的失誤，使辦公業(yè)務(wù)呈現(xiàn)自動化的趨勢。在實際操作中，要想完全發(fā)揮EXCEL函數(shù)信息化作用，就需要辦公人員掌握該技術(shù)應(yīng)用的要點。

1 EXCEL函數(shù)的概念

EXCEL是一種辦公軟件，EXCEL函數(shù)是指軟件中被部分預(yù)定函數(shù)計算公式。辦公人員在使用這種軟件的過程中，通過必要的數(shù)據(jù)處理，結(jié)合預(yù)設(shè)的函數(shù)計算公示，就可以完成特定要求的數(shù)據(jù)工作。在現(xiàn)階段，EXCEL包含的函數(shù)共有11種，如文本函數(shù)、查找或引用函數(shù)等，這些都在實際的辦公事務(wù)中起到十分關(guān)鍵的作用。尤其是需要大量的數(shù)據(jù)處理時，利用函數(shù)信息的功能，可以快速、準(zhǔn)確地完成辦公要求。

2 辦公自動化中EXCEL函數(shù)應(yīng)用的技術(shù)要點

2.1 驗證數(shù)據(jù)的有效性

一般來說，辦公自動化涵蓋的范圍包括人、事、物等方方面面，為了在這復(fù)雜的范圍中最后獲得準(zhǔn)確無誤的信息，在使用之前，需要對EXCEL函數(shù)進(jìn)行必要的有效性設(shè)置。數(shù)據(jù)有效性設(shè)置一般包括數(shù)據(jù)長度和數(shù)據(jù)唯一性驗證兩個方面。

數(shù)據(jù)長度有效性驗證就是保證在函數(shù)條件下數(shù)據(jù)的長度與函數(shù)計算的長度是一致的，如果出現(xiàn)偏差，就需要進(jìn)行改正。數(shù)據(jù)唯一性驗證就是檢查數(shù)據(jù)本身是否是符合函數(shù)唯一值要求。例如，在COUNTIF函數(shù)條件下，對于身份證函數(shù)來說，如果數(shù)值是1，則證明其具有唯一性，如果是3，那么就說明有三個相同的數(shù)值，這樣就會對數(shù)據(jù)實施有效篩選，從而減少數(shù)據(jù)重復(fù)的現(xiàn)象。數(shù)據(jù)唯一性驗證是數(shù)據(jù)有效性最主要的特點和內(nèi)容。

2.2 數(shù)據(jù)信息的快捷錄入

辦公自動化針對的是大量數(shù)據(jù)的辦公事務(wù)處理，因此，信息數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、快捷錄入是EXCEL函數(shù)技術(shù)應(yīng)用的要點之一。例如，對于某企業(yè)來說，在對員工的身份證信息錄入后還需要生成員工出生日期的信息以達(dá)到信息統(tǒng)計需要。而在大量的身份證信息中如何自動快捷錄入出生年月日的信息就是下一步工作的關(guān)鍵。由于身份證信息中包含出生日期的信息，那么利用EXCEL函數(shù)的組合，就可以自動生成數(shù)據(jù)目標(biāo)，從而提高工作的效率和準(zhǔn)確性，這就是辦公自動化的意義所在。

2.3 數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換

數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換主要就是之?dāng)?shù)據(jù)不同形式的轉(zhuǎn)換，如數(shù)據(jù)大小寫轉(zhuǎn)換、百分比等形式的轉(zhuǎn)換。例如，在[DBNUM2]參數(shù)中能夠?qū)崿F(xiàn)阿拉伯?dāng)?shù)字和中文數(shù)字的自由轉(zhuǎn)換，但是需要注意的技術(shù)要點包括以下兩個方面：第一，當(dāng)小寫數(shù)字是小數(shù)時，如果為一個小數(shù)，應(yīng)該先轉(zhuǎn)化為大寫并加上單位，然后再進(jìn)行大小寫轉(zhuǎn)換。如果是二位小數(shù)，應(yīng)該先轉(zhuǎn)換成整數(shù)部分，并加上單元，再進(jìn)行十分位轉(zhuǎn)換，最后再加單位進(jìn)行百分位轉(zhuǎn)換。第二，如果是整數(shù)，則可以直接將小寫轉(zhuǎn)化成大寫，再加上單位。也就是說，在數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的過程中，需要注意的是數(shù)據(jù)的形式和數(shù)據(jù)的單位，不同的數(shù)據(jù)形式需要注意不同的操作要點。

2.4 數(shù)據(jù)排序與查詢

數(shù)據(jù)排序是EXCEL函數(shù)中Rank函數(shù)的主要功能，其最主要的目的就是要在最短的時間內(nèi)查看數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)排序的技術(shù)要點是在選中排序數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上輸入公式“=RANK（F2，…）”就可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行排序。

在EXCEL函數(shù)中，VLOOKUP函數(shù)是負(fù)責(zé)查功能的函數(shù)，該函數(shù)通過其自身的快速查找功能對所需要的數(shù)據(jù)進(jìn)行查找。例如，需要查找企業(yè)會員中某個會員對應(yīng)的姓名與其他基本信息，通過查找函數(shù)就可以直接查詢對應(yīng)姓名信息而不需要對大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行意義排查。在查找的過程中需要注意的技術(shù)要點就是要明確查找數(shù)據(jù)的對象群并在查找檢索的過程中輸入正確的查找函數(shù)語言，這樣才能正確快速找到目標(biāo)數(shù)據(jù)，提高工作效率。

結(jié)論：綜上所述，EXCEL函數(shù)在現(xiàn)代辦公自動化的過程中發(fā)揮著十分關(guān)鍵的作用，它能夠有效提高辦公的效率，在最短的時間內(nèi)完成工作目標(biāo)，而且工作的準(zhǔn)確度能夠得到保證。EXCEL函數(shù)實質(zhì)上就是利用函數(shù)來完成大批量的數(shù)據(jù)處理，實現(xiàn)辦公自動化。在實際應(yīng)用的過程中，其包含的技術(shù)要點可以被總結(jié)為數(shù)據(jù)有效性驗證、數(shù)據(jù)快速錄入、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化、數(shù)據(jù)排序和數(shù)據(jù)的查詢這幾個方面，這些內(nèi)容也是EXCEL函數(shù)在辦公自動化實際應(yīng)用的集中體現(xiàn)，是科學(xué)技術(shù)水平提高并在實踐中得到運用的體現(xiàn)。