河南桐柏農(nóng)商銀行 四個(gè)舉措提升檔案管理水平

張偉 高菲

河南桐柏農(nóng)商銀行嚴(yán)格按照省聯(lián)社、市辦關(guān)于會(huì)計(jì)檔案管理辦法的相關(guān)要求，加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的集中管理，做實(shí)檔案管理基礎(chǔ)，充分挖掘利用檔案資源價(jià)值，實(shí)現(xiàn)了從分散化的檔案管理模式慢慢向?qū)Ｈ斯芾怼齑娣诺哪Ｊ桨l(fā)展，會(huì)計(jì)資料做到“應(yīng)歸盡歸”。

強(qiáng)化職責(zé)分工，促進(jìn)檔案管理制度化。桐柏農(nóng)商銀行深刻認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案集中管理在防范風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)業(yè)務(wù)健康發(fā)展中的長(zhǎng)遠(yuǎn)意義，按照“安全保管、存放有序、查閱方便、嚴(yán)防毀損和散失”的原則，制定了《桐柏農(nóng)商銀行會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，詳細(xì)列出了收集、整理、移交、借閱、管理、保密和銷毀等一系列規(guī)章制度，明確了管理的基本原則、管理體制、機(jī)構(gòu)和職責(zé)、收集范圍與歸檔要求、管理和利用、檔案的轉(zhuǎn)遞規(guī)則等，保證了檔案集中管理工作有章可循，有規(guī)可依。明確專門部門管理會(huì)計(jì)檔案，設(shè)置專門的檔案管理崗配備專職會(huì)計(jì)檔案保管人員，形成了由計(jì)劃財(cái)務(wù)部牽頭管理，各部門、崗位協(xié)同配合的模式，保證了在政令一致和暢通的情況下工作。

加強(qiáng)軟硬設(shè)施，促進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。該行設(shè)置專用檔案庫保管會(huì)計(jì)檔案，要求保管庫必須保持整潔衛(wèi)生，做好防火、防潮、防盜“三防”和無火患、無蟲蛀、無霉?fàn)€、無鼠咬、無失竊“五無”等防護(hù)設(shè)施，采用磁性等介質(zhì)保存的會(huì)計(jì)檔案做好防磁、防塵工作。充分發(fā)揮科技支撐作用，逐步加大信息化檔案管理的科技投入，全面提高檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。該行檔案庫于2018年6月12日正式投入使用，計(jì)劃財(cái)務(wù)部全體員工及基層支行人員通過加班加點(diǎn)整理、交接、造冊(cè)登記，共交接70000多冊(cè)憑證類、10000多冊(cè)賬薄類會(huì)計(jì)檔案。截止目前，該行會(huì)計(jì)類檔案全部實(shí)現(xiàn)集中管理。

完善操作流程，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化。實(shí)施會(huì)計(jì)檔案集中管理，通過集中存放，統(tǒng)一管理，杜絕了雜、亂、散現(xiàn)象，使會(huì)計(jì)檔案資料做到了搜集齊全、內(nèi)容完整、交接有序、歸檔及時(shí)，確保了該類檔案的完整性和時(shí)效性。通過分類細(xì)化，統(tǒng)一編號(hào)，改變了以往粗放、零散的管理模式，實(shí)現(xiàn)了對(duì)會(huì)計(jì)檔案的全過程管理，使之便捷實(shí)用，符合工作實(shí)際，從源頭上控制風(fēng)險(xiǎn)。設(shè)立會(huì)計(jì)檔案管理登記薄，嚴(yán)把借閱和進(jìn)出手續(xù)關(guān)，在保證檔案完整、安全的同時(shí)，充分發(fā)揮了檔案的利用效能，提高了業(yè)務(wù)管理水平，為該行的穩(wěn)健發(fā)展創(chuàng)造了一個(gè)良好的內(nèi)部環(huán)境。

加大監(jiān)督檢查，促進(jìn)檔案管理常態(tài)化。該行堅(jiān)持監(jiān)督檢查手段多樣化，定期對(duì)全行檔案工作及檔案管理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)整改。將現(xiàn)場(chǎng)檢查和每月一次的賬證展評(píng)比賽活動(dòng)相結(jié)合，進(jìn)行有針對(duì)性的指導(dǎo)和培訓(xùn)，強(qiáng)化實(shí)施會(huì)計(jì)檔案管理考核激勵(lì)，將會(huì)計(jì)檔案管理評(píng)比情況作為各支行參與等級(jí)評(píng)定的內(nèi)容，對(duì)在會(huì)計(jì)檔案管理工作中表現(xiàn)突出的支行和個(gè)人給予表彰，對(duì)因不履行會(huì)計(jì)檔案管理責(zé)任或管理不善導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案資料發(fā)生損毀、丟失等情況的，予以嚴(yán)肅追貴，全面促進(jìn)該行會(huì)計(jì)檔案管理工作的良性開展。