淺析高職院校檔案管理信息化建設

安宗強

[摘 要]在高職院校檔案管理工作中，信息化管理的重要性日益突出，在一定程度上決定著學校的師資水平和教學質量，是高職教育中不可忽視的重要環節。要想提高高職院校檔案管理的信息化水平，廣大教育工作者必須充分了解實際管理困難，本文探討了高職院校檔案管理信息化建設的問題。

[關鍵詞]高職院校;檔案管理;信息化管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.20.077

[中圖分類號]G271;G717.24[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2018）20-0-02

檔案是對事物發展歷程、知識經驗的積累，也是實踐拓展中具有重要價值的信息和資料。在高職院校中，檔案管理包括招考學生檔案、教育師資檔案、校園設施檔案等多個方面，涉及學校管理運作的方方面面。面對這些日益繁雜的檔案資料，傳統檔案管理辦法存在一定局限性，而通過檔案管理信息化建設，則能夠大幅度提升工作效率和職業教育的實效性。

1? ? ?高職院校檔案管理信息化的重要性

在高職院校的檔案工作中，信息化管理的覆蓋面積十分廣泛，在其發展和普及的過程中，通過有關檔案行政管理部門進行組織規劃，能夠確保檔案管理活動更加科學，更好地獲得現代化的互聯網技術、信息化技術的支持。在功能延伸上，通過轉變傳統實體檔案管理方式，能夠在虛擬數據庫系統化管理中，將海量的檔案信息通過有序的歸類整理進行存儲，將紙質檔案轉化為電子檔案，從而能夠有效節約傳統檔案管理的實體空間，使檔案的整理與調取上更加便捷。此外，信息化管理可以有效提升檔案資源的利用率，借助互聯網進行更加廣泛的傳遞分享，也減少了傳統管理模式下運用檔案不便捷而導致的檔案資源閑置。同時，高職院校檔案管理信息化的重要性還體現在業務領域，尤其是在學校實際制定的細則和規章制度下，需要所有學生的學籍檔案管理資料，來形成詳細的質量考核體系，包括對學生的入學、成績、紀律、轉學、休假、畢業資格和學位證書等方面進行記錄和審核等。檔案管理信息化能夠使學校的學習秩序更加有序、極大地豐富了檔案可以發揮的實用價值，讓更多信息資源得到優化利用，為開展有關工作提供更多的參考意見與信息支持。

2? ? ?高職院校檔案管理信息化常見問題

2.1? ?不重視信息化管理

目前，盡管信息化檔案管理已經在很多高職院校推廣普及，但是其實際功能并不被人們重視。很多院校都忽視了檔案管理的具體功能，在管理方式上還沿用“紙質歸檔”的方式存儲教育檔案資料。對于一些數字化的檔案信息軟件，缺乏具體的培訓和整合，信息數字化檔案管理的優勢還沒有充分發揮出來，檔案的信息化程度偏低。很多教師沒有認識到數字信息化檔案工作的重要性，導致大量的檔案資料丟失，影響了高職院校檔案管理工作的完整性。同時，檔案信息化管理工作需要充足的人力、物力、財力作為依托，可是從高職院校的師資力量上看，缺乏相應的技術支持、專業管理人員是一種普遍現象。這些問題歸根結底就是高職教育管理者對于檔案管理信息數字化不夠重視。

2.2? ?基礎設施不完善

檔案信息化管理需要完善的配套設施，尤其是各種硬件與軟件的支持，會直接影響信息化管理的水平。但是在實際操作中，很多高職院校在檔案管理工作中仍舊采用人工操作方式，無論是檔案查閱還是相關數據都沒有實現智能化的信息存儲，甚至一些高職院校連專業的檔案查閱和管理系統都沒有。檔案管理室內的電腦、投影儀、掃碼器、錄入機、打印機也成了“樣子工程”，無論是在硬軟件設施還是檔案管理流程的設定上，都沒有穩固的發展根基，從而極大地影響了學校的信息化管理水準。

2.3? ?工作人員素質參差不齊

在檔案室管理工作中，工作人員的素質參差不齊，尤其是很多工作人員屬于非專業人員，不熟悉信息化管理技術，也沒有檔案管理的理論常識，導致在實際工作中工作人員無法掌握專業的檔案管理細節，檔案管理工作的效率較低。同時，工作人員在檔案收集、整理、歸檔、運用等各環節中缺乏專業性，沒有及時做好檔案管理工作，容易出現檔案錯漏、丟失等情況，進而會影響檔案管理的成效。

2.4? ?缺乏和諧的制度管理氛圍

在管理上，很多高職院校在檔案管理的過程中缺乏和諧的制度管理氛圍，從管理模式上看，人工管理無法和智能管理相互協調，形成了“半自動化”的檔案管理模式，極易在人機信息對接中形成較多的漏洞與差錯。在人工錄入檔案編目、信息資料的過程中，很多檔案工作人員受自身素質的影響，錄入信息的準確率有待加強。從具體的流程銜接上看，高職院校檔案管理工作往往十分獨立，形成了一個孤立的“信息碉堡”，不利于高職院校整合和匯總檔案，所以難以共享信息資源。在信息數字化管理制度上，工作人員需要能夠熟練操作計算機、掃描儀、傳真機等設備，但是在具體的制度內容上，管理檔案人員時缺乏清晰量化與明確化的指示，從而導致實際操作中容易出現工作責任相互推諉的情況。

3? ? ?高職院校檔案管理信息化建設的措施

3.1? ?引起領導重視

高職院校在檔案管理的過程中，必須得到領導的支持。第一，從高職教育的實際情況出發，讓領導認識到信息化管理的便捷性，改變對于檔案工作的保守認識，將數字化檔案管理工作放在重要的位置上。高職院校的領導要引導高職檔案管理工作變被動為主動、將不利變為有利，進一步更新檔案工作人員的工作觀念，以更加積極進取的工作態度，不斷提高檔案工作的質量和水平。高職院校的領導要通過制度完善、教育培訓、監督審核、績效獎勵等不同的形式，提高檔案人員的待遇和水平，使他們能夠發揮主觀能動性，自覺學習先進的檔案管理知識，不斷提高自身的檔案管理業務素養，認真汲取信息數字化檔案工作中的養分，使高職檔案管理工作能夠與時代同步。

3.2? ?完善管理制度

在完善管理制度的過程中，高職院校要進一步完善激勵機制，徹底改變高職檔案工作人員“沒前途、沒發展、沒動力”的工作現狀和管理機制，通過健全激勵機制，增強廣大檔案工作人員的創新意識，以與時俱進的工作態度，培養一部分理念先進、業務精湛、工作積極的檔案專業人才。同時，高職院校要不斷完善激勵制度，調動檔案工作人員的積極性，使高職院校的檔案工作人員能夠立足崗位，更好地發揮自己的才華。

在日常制度建設上，高職院校要依據自身的實際情況，建立完善的培訓制度、監督制度、考核制度，以科學嚴謹的工作制度，讓高職信息數字化管理更加有序。積極借鑒中西方檔案機構日常制度管理的先進工作經驗，使每個制度之間環環相扣，發揮互相輔助的作用，讓管理制度成為檔案管理工作的標桿。

在制度執行的過程中，為了保證管理人員能夠嚴格執行制度內容，高職院校的領導要樹立模范帶頭作用，避免“上梁不正下梁歪”的不良氛圍，同時對管理人員崗位設定崗位責任制，不斷增強管理人員嚴格監督工作人員的意識，保證科室工作人員的工作狀態符合管理所需。在管理的過程中，制度化管理與人性化管理要融合進行，一方面要保證管理依照標準規范進行，另一方面需要考慮人性需求，避免制度過于嚴格而不近人情，始終保持工作氛圍的和諧，避免由于工作壓力過大導致工作懈怠，循序漸進地執行制度內容，讓工作人員逐步適應制度內容，避免陡然的嚴格化與高標準化導致工作人員出現反彈情緒。此外，高職院校要積極吸納年輕新員工，積極改善檔案管理工作中的消極氛圍，不斷提升檔案管理工作的水平。

3.3? ?注重培養人才

高職院校要根據檔案管理的實際情況做好人才培養工作，可以采取多樣化的培訓方式，包括線上培訓、線下培訓、在崗培訓、崗前培訓、檔案管理專業知識培訓和溝通協調能力培訓等，具體的內容、形式、時間需要依據工作人員的實際需求而定。培訓需要考慮檔案管理人員的工作崗位、經驗能力等情況，甚至可以為個人選報適合個人發展的校外培訓課程，不斷提升工作人員的綜合實力，鼓勵員工積極參與培訓，將培訓成果納入個人的工作考核，考核成果與個人的薪資福利、假期、晉升、進修等機會相匹配。激勵制度需要匹配專業的考核制度，保證激勵制度有效落實，使高職檔案工作的晉升或人才嘉獎等環節更加公平、公開、公正，不斷提高檔案人才對學校的歸屬感。同時，高職院校要通過制度激勵引導員工按照目標人才的標準提升自己，不斷發揮制度管理的自覺性、自動性，充分意識到制度化管理本身就是一種人才要求的標準與導向，要依據實際情況積極改善相應的標準。

除此之外，檔案工作人員的培訓方式可以更加多樣化，例如，可以借助“我要自學網”等在線教育資源，讓更多的檔案工作人員能夠汲取專業技術與理念，打破傳統時間與空間的局限性，還可以引導檔案工作人員制作網絡和微課軟件，使檔案從業人員能夠學習更多的理念與方法，幫助他們立足職業教育，逐步提升自身的思維水平和工作能力。

4? ? ?結 語

高職院校檔案管理信息化在實際教學中具有重要的意義，對于建立現代教育制度具有重要的作用。為此，高職院校管理者要結合自身的辦學特色和實際情況，做好學校狀況的調查評估，從人才培養、制度建設等方面充分保證管理人員的專業性，激發工作人員的工作熱情，進一步提升高職信息數字化檔案工作的管理水準。

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