中等職業學校檔案信息管理系統安全性研究

摘要：本文通過對中等職業學校檔案管理范圍和中等職業學校檔案管理的現狀，探討促進學校未來的發展和提升的方法，提出如何加強對學校檔案管理的思想理念，提出了數字檔案管理信息化的管理，其中網絡化是學校檔案管理的一個方向。本文分析了中等職業學校檔案管理中存在的問題，顯示了問題的緊迫性，并分別提出了解決這些問題的方法。

關鍵詞：檔案管理;中等職業技術學校;安全性

中等職業技術學校檔案管理的范圍和檔案管理的重要性往往被學校組織中的一個環節所忽視，特別是在中等職業學校，學校認為這樣做沒有價值，而實際上檔案管理關乎到后來學校的發展，以及學校的企業管理。因此，研究這些問題就顯得很有必要。

一、中等職業學校檔案管理的現狀與面臨的問題

（一）檔案管理觀念匱乏

很長一段時間，在中等職業學校從領導到文件管理人員沒有注意到文件管理。每個人的想法是來存儲文件，管理文件。認為文件管理是一個簡單的托管，不需要創新和分類。這將使文件管理效率低下，信息利用率低。

（二）檔案管理人員素質不高

很多中等職業學校的檔案管理人員沒有必要的培訓。這樣的管理人員不能有效，不能勝任檔案的信息采集、存儲、使用，其他業務也都沒有實現。科技含量高的數字檔案信息系統的開發將會更加困難。

（三）檔案管理手段非現代化

普通學校的檔案管理方法還處于傳統階段，即紙質檔案的人工管理是主要的分散管理模式。這種手段不僅效率低下，而且在查詢時工作量也很低，在多所學校的檔案數據共享過程中，不能通過現代技術進行數字化改革。

（四）檔案管理制度貫徹不徹底

根據我們國家的要求，每種類型的文件要規范管理。但是由于學校領導不重視，檔案管理人員的素質不高，職業學校單位沒有根據自己的實際情況制定一個合適自己的相關系統，因此，學校內的文件管理不能夠付諸實踐，不利于學校的發展。

（五）檔案資料不完整

中等職業學校背后的設施往往因缺乏資金，無法給予相應的檔案管理基礎設施。現在隨著檔案管理設備的發展和相應的空間不能滿足檔案管理的要求。這將導致由于缺乏文件管理，數據不完整和缺失的現象，但是這部分檔案管理工作的重要性是顯而易見的。學校有基礎設施和固定資產類文件，這部分文件內容主要包括房地產和設備在學校班級建設和文件管理全過程的建設。這些對于一個學校來說相當重要，資料的不完整將會影響學校的進一步發展。

二、為解決上述問題應該采取的相應對策

（一）在領導層面就要加強對檔案管理的認識

為了解決中等職業學校檔案管理中存在的上述問題，必須加強對檔案管理的認識，改變傳統的領導觀念，調整學校檔案管理觀念，組織工作小組用于文件管理。負責檔案管理人員的要聽從指導，進行合適的人員配備。思想觀念的完善是基礎，有了這樣的基礎，其他領域的改革才將變得積極主動。從中等職業學校領導到檔案管理，必須克服檔案管理在中等職業學校中沒有得到重視的問題。所有人的概念不能再只是存儲文件，而是管理文件。認為檔案管理是一種需要創新和分類的保管工作。這不會使文件管理效率低下，數據混亂，信息利用率低。檔案管理的目的是為了更好地開展檔案資料查詢，為學校的未來發展提供更好的條件。這樣簡單的存儲就可以達到這個目的，而不會浪費人力、物力，也不會違背我們的原意。

（二）選擇專業的檔案管理人員

領導者應該關注管理者的選擇。當領導任命文件管理人員時，應該沒有任意性。許多中等職業學校的文件管理人員必須接受必要的培訓因為他們并非專業出生。這樣的工作人員可以在文檔被有效管理之前執行該工作，例如對文件進行排序和整理，收集信息以及保持文件的使用。選擇學校專業檔案管理人員進行文件管理。提高人力資源的質量，工作的效率會相應改善，熟練的業務水平也會相應增加。與此同時，學校還應定期進行文件管理方法的認定和文件管理人員的業務能力培訓。只有那些已經參加了培訓合格的才可以在文件管理工作位置。不合格的人員要進行再培訓或及時消除資格。

（三）檔讓案管理手段現代化

以上是為人事推薦，隨著現代科學技術的進步，各種信息的網絡普及，檔案管理也需要從傳統管理走向現代管理。對學校來說，傳統管理體制的創新是必不可少的，是增加檔案管理的人力投入，更新設備必不可少的。結合現代信息技術，通過計算機檔案的分類管理，在紙質檔案的存儲和管理的基礎上還可以建立電子檔案管理系統，這些數據將有助于學校檔案的查詢和資源共享。

（四）檔案管理制度貫徹要徹底

我們將嚴格按照我國的要求，規范各類檔案管理工作。學校領導要注意，檔案管理人員的素質要求要足夠高，要求從頭到尾來貫徹執行，這樣才不容易出現不提交相關文件的情況。高職院校單位要根據自己的實際情況制定適合自己的檔案管理制度，使學校內部的檔案管理付諸實踐，這樣才更有利于學校的自身發展。

（五）完善檔案資料

當前技術發展迅速，一些大型設備和施工現場也會有圖像文件。從學校的發展水平來看，它有利于擴大學校的基礎設施和設備管理的范圍。學校人事檔案管理主要包括學校各類人員檔案，如教師業務檔案和學生檔案管理，檔案的這一部分是學校檔案管理的重要組成部分。通過對教師業務檔案的管理，有利于對教師工作效果進行業務評價，有利于教師職稱評價和職位晉升的評判。學生和教師是學校的核心，學生身份檔案是學校為國家提供的重要信息。學生的學生身份文件將繼續跟蹤每個學生的學術生涯，并對學生未來的工作和生活產生重大影響。無論是學生、教師、學校還是國家，人事檔案管理都是學校檔案管理的重中之重。學校的文書和財務檔案種類繁多，管理復雜。但是，它在反映學校管理、發展過程、財務核算等方面發揮著重要作用。特別是要搞好財政檔案管理，幫助國家有效管理學校等事業單位的資產。

三、結語

中等職業學校的檔案管理有力地促進了學校未來的發展和提升。因此，加強學校檔案管理和數字化，積極的學習網絡檔案管理的思想觀念，是學校檔案管理的一個改革方向。只有放棄過去低效的管理方法，提高高效，數字化的信息管理能力，才能為學校的未來發展提供條件，在未來的學校建設中發揮作用，產生良好的社會效益。

參考文獻：

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