學校教職工人事檔案信息管理探討

楊玉華

無論是過去還是現在人事檔案的管理都是非常重要的，尤其是學校的教職工人事檔案信息的管理。因為人事檔案信息是教職工個人工齡、獎懲、調轉等各個方面的記錄，不僅是對教職工個人來講非常重要，對于聘用單位來講也是非常重要的，用人單位可以通過人事檔案很輕松的掌握和了解應聘人員的個人情況。但是盡管對人事檔案的信息管理很重視，過去學校教職工人事檔案的管理中仍然存在很多問題。如果檔案管理工作方式方法不加改變，將不利于推動我國檔案事業的發展，而且對教職工人員的工作也會產生很大的影響。因此，為了提高人事檔案信息的管理水平，實現方便、準確的人事檔案管理，學校需要引進一些先進的、科學的管理檔案的技術方法。

一、學校教職工人事檔案信息管理存在的問題

1.人事檔案信息管理不完整。由于學校教職工的人數比較多，對人事檔案的管理也是一項非常艱巨的任務。傳統的管理方式對學校教職工人員的人事檔案只是進行一些簡單的記錄，沒有詳細記錄教職工的工作經歷和加入共產黨的具體相關資料。等到需要的時候，卻沒有系統完整的記錄，那也失去了檔案的本來意義。而且一些學校一般采用紙質版，大多是依靠檔案管理人員在整理，使得調取和檢查個人檔案的時候，由于經常翻閱或者管理檔案人員的調動，查找的人數一多很容易出差錯，借出去不及時歸還的問題比較嚴重，不能實行實時檔案跟蹤往往導致一些檔案存檔不全。

2.人事檔案管理存在安全隱患。作為人事檔案管理中最重要的一項工作當然就是檔案的安全了，只有保證了人事檔案信息不泄露，才能讓單位的教職工人員安心的工作，無形中也是提升了學校整體的信譽。在生活中泄露個人信息的情況時有發生，有些單位為了一時的利益，把信息賣出去。在檔案管理人員交接過程中也容易出現交接不清的問題。導致很多人都能收到來自五湖四海的電話騷擾，并有一些不法分子進行詐騙的行為。因此，人事檔案管理信息的安全性是非常重要的，要時刻做好對檔案的保密。

3.不能長久的進行檔案管理。人事檔案的信息是對每個人成長的階段來進行記錄的，從入學到參加工作，每一個階段的表現，都清清楚楚的記錄在檔案里。這些檔案都會跟隨我們每個人很久的時間，不論是以后職稱的評定還是薪資待遇的提高，都離不開檔案信息的記錄，可見檔案的重要性。在學習和剛參加工作這個過程中，檔案的記錄都發生著變化，但是對于學校教職工來說，檔案記錄的工作經歷就會比較少，更多的是記錄工作中一些長期的工作表現。有些教職工的檔案保管期限非常長，一些紙質的檔案受潮或者被蟲子咬壞，等到需要的時候不能提供很容易分辨的信息。由于學校教職工人數的不斷增多，人事檔案工作的任務也是非常艱巨。在這眾多的檔案管理過程上，學校對教職工的檔案保管存在不足，不能及時的、完整的對教職工的表現進行長時間的記錄，檔案管理成了一大難題。

二、學校教職工人事檔案信息管理的策略

1.用科學的管理方法實現檔案管理的完整性。要不斷加強對學校教職工人事檔案的保管，可以利用先進的科學管理方法，建立一個專門保管檔案的數據庫把存檔的教職工人事檔案信息進行錄入。并且為了避免出現緊急問題，可以將檔案信息以電子版的形式進行備份，選派一名專業的管理檔案人員，定期進行系統的優化，按時更新檔案。這樣可以減少傳統上查閱檔案時，歸還不及時的缺點。而且查閱檔案也將非常方便、快捷，也節省時間、不耗費大量的人力物力。檔案的管理還非常的系統，科學有序。在查閱時可以直接在電腦上進行檢索，只需要輸入想要查詢檔案人員姓名的首字母，就可以（下轉第15頁）（上接第22頁）查到信息，也可以 按時間排序，改變了傳統查閱檔案，需要對檔案挨個的查找，而且查找一個人事檔案需要把同一年的檔案都要翻閱一遍，長時間的翻閱對紙質檔案造成很大的磨損。

2.用先進的管理技術實現檔案管理的安全性。面對檔案存在的安全隱患，雖然科學先進的檔案管理技術增強了檔案的安全性，但還是需要學校教職工自身和學校二者共同努力配合。可以指定一些相關雙方共同遵守的規則，比如在檔案管理期間，需要查閱檔案必須要經過征求檔案本人的同意，可以開一些證明或者用檔案本人的身份證，來借取檔案。并且約定借閱的期限，如果逾期不還，應及時向檔案本人詢問。本人借取時要說明原因，規定好期限等。本人方面也要樹立檔案安全性的意識，對檔案管理期間要與學校進行相關的協商，并且應該與學校簽訂相關的保管合同。同時，信息化管理檔案并不是零風險的，也要求我們時刻提高警惕，可以選擇安裝一些保護檔案的軟件，減少被盜取檔案信息的風險。因為電腦等電子設備，容易受到外界環境的干擾，不能進水或者放置在潮濕的地方，這也需要檔案工作管理人員時刻要注意保護。

3.提高有關人員管理水平，解決檔案長久保存問題。不斷提升管理檔案相關人員的專業水平，一方面，學校在聘請檔案管理人員的時候，要進行綜合素質和業務素質的要求，只有在選人用人上進行嚴格的把關，才能更好為以后人事檔案進行很好的管理。并且，要不斷提升已有檔案管理人員的專業技能，科學技術在檔案管理方面的應用，使得很多已有的檔案管理人員習慣了以前傳統的檔案管理方法，對新型的檔案管理技術并不熟練，學校可以定期對檔案管理人員進行檔案管理方面的業務培訓，定期對管理人員進行考評，促進檔案管理人員的技能提高。另一方面，要引導和強化對檔案管理者的工作意識，不論是做什么工作要想有良好的工作狀態，就必須要樹立愛崗敬業的意識，只有發自內心的愛這份工作才能更好的適應這份工作。很多檔案管理人員認為管理人事檔案就是被動的一項工作，因此在工作上沒有激情，天天面對枯燥的檔案，這樣工作就變成了簡單的完成任務就行，不利于檔案工作的開展。但是要樹立為教職工服務的意識，就有利于調動工作的積極性，提高工作效率。

三、總結

做好學校教職工人事檔案信息的管理工作，是順應我國在檔案方面發展的需要，同時有利于促進學校自身不斷發展和完善。隨著科學技術的廣泛應用，給學校教職工人事檔案信息管理也帶來了很大的便利，檔案管理的效率越來越高。因此，學校要充分發揮科技帶來的優勢，把學校教職工人事檔案信息管理從傳統的、落后的管理方式向科學的、系統化的新型管理方式轉變。提升對檔案管理的重視程度，保護檔案的完整性，做好人事檔案的安全管理工作。

（作者單位：長沙市長郡雙語實驗中校）