淺談商業(yè)進銷存系統(tǒng)

摘要：

信息技術的快速發(fā)展，使得全球的方方面面都進入到了高速發(fā)展的現(xiàn)代。而作為反應會計主體的經(jīng)濟運動的財務工作來說，也面臨著全方位的變革，其最重要的就是核算方式從人工轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⑾到y(tǒng)。對于以存貨為主的商業(yè)企業(yè)來說，原先變化頻繁、復雜的存貨數(shù)據(jù)，由于信息技術的介入，也變得可以簡單起來，而這也是筆者編寫本篇文章的出發(fā)點。

關鍵詞：

進銷存系統(tǒng);財務核算

一、進銷存系統(tǒng)的需求背景

由于信息技術的快速發(fā)展，全球經(jīng)濟在當今時代發(fā)生了翻天覆地的變化。企業(yè)需不斷的探索新的經(jīng)營思路，拓展經(jīng)營手段。對于商業(yè)企業(yè)而言，進（采購）、銷（銷售）、存（庫存）是企業(yè)的核心經(jīng)濟業(yè)務，進銷存的財務信息就是最能全方位反映此三種核心經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容的數(shù)據(jù)。因此，進銷存的財務信息傳遞效率、準確度都會影響企業(yè)管理層的管理決策。

傳統(tǒng)的人工進銷存記賬模式雖然初始投入成本較低，適合很多小型企業(yè)，但是對于需要每月大量采購、銷售的商業(yè)企業(yè)來說，工作的繁重度大，數(shù)據(jù)信息的核算準確度差的同時，最重要的是信息的傳遞效率低下，不能為管理者及時提供有效的決策信息，無法方便管理層及時改變訂貨決策、變革原有的銷售策略。在信息化技術如此繁榮的當代，進銷存系統(tǒng)就能避免傳統(tǒng)人工模式的這些問題，及時有效的為管理層提供決策相關信息，提高企業(yè)的管理效率，為企業(yè)應對各種經(jīng)濟、財務風險都提供了有力保障。因此，進銷存系統(tǒng)對于如今的商業(yè)企業(yè)是必不可少的存在。

二、進銷存系統(tǒng)的現(xiàn)有模塊

從上世界九十年代末開始，進銷存系統(tǒng)就慢慢進入到了商業(yè)企業(yè)中，該系統(tǒng)是由ERP管理系統(tǒng)的子系統(tǒng)產(chǎn)生的，由于ERP管理系統(tǒng)較為龐大復雜，由于前期開發(fā)成本較大，對于中小型企業(yè)來說是無法承擔的。但由于其實際效果是有目共睹的，所以很多企業(yè)退而求其次，針對行業(yè)自身特點，選擇進銷存三項核心活動作為其信息化的對象。經(jīng)過近三十年的研究和應用，現(xiàn)階段的進銷存系統(tǒng)已經(jīng)有了比較健全完善的體系，主要有基于局域網(wǎng)模式的C/S架構和基于瀏覽器模式的B/S架構。不論是哪一種架構，其一般都包括采購業(yè)務模塊、銷售業(yè)務模塊、庫存業(yè)務模塊三大模塊。

采購（進）業(yè)務模塊主要由采購部門將訂貨信息及下達給供應商的訂貨通知單錄入系統(tǒng)。當貨物驗收時，由相應的庫存管理人員根據(jù)系統(tǒng)中的訂貨單信息，進行檢驗。與訂貨單上的數(shù)量、質(zhì)量相符的驗收入庫，不相符的根據(jù)合同要求進行相應處理。同時將相關信息傳遞給財務部門，做進貨業(yè)務賬務處理。

銷售（銷）業(yè)務模塊是由銷售部門開銷售憑單后，客戶到財務部門辦理相關付款業(yè)務并取得財務發(fā)出的收款憑據(jù)，庫房人員根據(jù)銷售憑單、收款憑據(jù)等登記系統(tǒng)中的出庫單并發(fā)貨。期末，財務部門可以根據(jù)銷售單、出庫單等進行核對，保證銷售貨物信息的準確性。

庫存（存）業(yè)務模塊是指系統(tǒng)根據(jù)本期期初各項存貨的持有數(shù)量、單價、金額等會計信息，加上由本期采購業(yè)務模塊增加存貨的持有數(shù)量、單價、金額等，扣除按企業(yè)規(guī)定的存貨發(fā)出計價方法銷售的存貨的數(shù)量、單價、金額等，結(jié)算出的期末企業(yè)應存有的存貨數(shù)量及金額情況。同時財務人員可以根據(jù)系統(tǒng)提供的期末數(shù)據(jù)，對庫存商品進行盤點，做到賬實相符。

進銷存相關信息主要是在采購部、銷售部、庫房和財務部門幾個部門間傳遞，作為其業(yè)務反映的財務部涉及到進銷存三項業(yè)務，需要其如實的反映相關數(shù)據(jù)，為企業(yè)的期末核對以及提供管理層做出決策的有用信息。

三、依然存在的問題

（一）基于局域網(wǎng)模式的C/S架構的系統(tǒng)提供的財務數(shù)據(jù)不全面

商業(yè)的進銷存系統(tǒng)是伴隨企業(yè)發(fā)展而發(fā)展的信息系統(tǒng)，由于之前的商業(yè)企業(yè)具有規(guī)模小、散的特點。因此，最開始的進銷存系統(tǒng)都是基于局域網(wǎng)絡的C/S架構模式，可以滿足局域網(wǎng)絡的財務辦公需求的同時，其成本比B/S架構模型也要少得多，C/S架構模式可以滿足大部分公司的財務需求。但是隨著信息化程度越來越高，以及企業(yè)不斷發(fā)展的壯大的現(xiàn)實壓力，基于局域網(wǎng)模式的C/S架構已經(jīng)無法提供企業(yè)的全面財務信息。例如，電商行業(yè)的B2C模式，客戶通過網(wǎng)絡訂貨，企業(yè)根據(jù)客戶所在區(qū)域不同，指定最近庫房發(fā)。由于企業(yè)倉庫較多且距離很遠，所以如果繼續(xù)采用C/S構架模式，企業(yè)是無法獲取到全面的財務信息，即使是企業(yè)總部一直對各個倉庫進行進銷存的核算，但是由于距離遠無法獲知最新的信息，也會使得企業(yè)的財務信息失真。而企業(yè)財務信息的失真也是財務核算最嚴重的問題。

（二）進銷存系統(tǒng)很難滿足不同商業(yè)企業(yè)用戶需求

因為財務數(shù)據(jù)是企業(yè)活動的反映，所以不同行業(yè)的財務核算是不同的。即使是同樣的商業(yè)企業(yè)，也會由于其銷售的商品不同其財務核算也會有很大區(qū)別。例如生鮮類商品，就會對生產(chǎn)時間十分注意，因此其在核算時應特別標注出每一批貨物的到貨時間，進銷存系統(tǒng)應該對存放時間久的貨物特別標注，提醒企業(yè)的財務人員注意是否需要計提跌價準備金。而對于普通商品，一般的進銷存系統(tǒng)是可以滿足相關財務核算的，但是要注意的是系統(tǒng)中的發(fā)出計價方法是否適用與本企業(yè)。針對不同的商業(yè)企業(yè)，其進銷存系統(tǒng)應該是有所差異的，但是很多進銷存系統(tǒng)都是商業(yè)化的產(chǎn)物——模塊統(tǒng)一、規(guī)則統(tǒng)一。實質(zhì)上這樣的進銷存系統(tǒng)的效果是有限的，甚至有時根據(jù)這樣的系統(tǒng)提供的財務信息是錯誤的。

（三）三大模塊提供的財務數(shù)據(jù)不全面

進銷存系統(tǒng)應該是“業(yè)務、財務一體化”的系統(tǒng)。很多進銷存系統(tǒng)都是偏重業(yè)務功能，而忽略的財務功能，因此沒有辦法為后續(xù)的財務核算做好數(shù)據(jù)準備，無法輸出完整、準確、及時的財務信息，甚至會產(chǎn)生錯誤的財務信息，加大了財務工作難度。事實上采購、銷售業(yè)務不僅僅涉及存貨的變化，它還會影響到企業(yè)的應收款項、應付款項及稅金的核算。應收款項是企業(yè)的非常重要的流動資產(chǎn)，會直接影響企業(yè)的現(xiàn)金流量，及時進行催要會加快其周轉(zhuǎn)效率，提高企業(yè)的流動性。

應付款項是企業(yè)的一項不需支付利息的流動負債，其何時償還不僅影響企業(yè)的信譽，還應該考慮對企業(yè)現(xiàn)金資產(chǎn)的影響。而稅金對于企業(yè)來說是非常重要的一項成本費用，稅金的真確核算不僅僅影響利潤的多少，還會涉及到企業(yè)是否偷漏稅。因此，正確的核算三者就顯得尤為重要。但是很多的進銷存系統(tǒng)只偏重存貨的核算，忽略了這些財務信息的核算，導致應收、應付款項及稅金的財務信息十分混亂甚至錯誤的情況發(fā)生，也使得財務工作變得舉步維艱。

四、改進商業(yè)進銷存系統(tǒng)的建議

首先，如果需要專業(yè)人員開發(fā)進銷存系統(tǒng)的，一定要派駐企業(yè)的財務人員提供專業(yè)的意見。讓軟件設計人員盡量為企業(yè)提供一個具有自身特征的專業(yè)進銷存系統(tǒng)。在方便完成普通的存貨核算外，還能及時、準確的提供企業(yè)需要的各項數(shù)據(jù)。

其次，在設計軟件時，要多環(huán)節(jié)結(jié)合。進、銷、存是相互影響，相互關聯(lián)的三個環(huán)節(jié)，同時也會影響應收、應付款及稅金環(huán)節(jié)。例如：準確的核算進貨量，才能銷售出合理范圍內(nèi)的存貨，從而計算出存貨量的多少，準確的核算進貨數(shù)據(jù)，才能為應收款項提供相應的核算基礎。因此，系統(tǒng)在設計時要注意多環(huán)節(jié)結(jié)合，既可以做到單模塊的數(shù)據(jù)核算，也要做到模塊間的數(shù)據(jù)有效傳遞與利用。

第三， 由于進銷存系統(tǒng)是一個多用戶界面，一個信息需要在多個部門傳遞。因此，在設計系統(tǒng)時需要一個高度共享的數(shù)據(jù)庫，方便各使用單位查詢信息，避免重復錄入數(shù)據(jù)問題的同時，也需要該數(shù)據(jù)可以自動傳輸?shù)较嚓P部門，起到高效數(shù)據(jù)共享的作用。除此之外，在系統(tǒng)的硬件設施上，需要配置統(tǒng)一的數(shù)據(jù)下載端口，方便各部門使用、保存數(shù)據(jù)。

五、結(jié)束語

綜上所述，進銷存系統(tǒng)發(fā)展至今，其基礎技術已經(jīng)趨于完善。但由于企業(yè)商品的不同、財務核算的要求不同，使得很多進銷存系統(tǒng)的個性化設置好，無法適應企業(yè)的特殊需要。因此，建議企業(yè)在設計進銷存軟件時一定要找企業(yè)的財務人員參與其中，這樣才能給設計人員最全面的建議，幫助企業(yè)設計出一款符合企業(yè)發(fā)展需求的進銷存軟件。

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作者簡介：

童薇，上海市外高橋國際貿(mào)易營運中心有限公司。