政府采購代理機構企業內控管理優化研究

摘 要：政府采購是當前采購商業行為的一種具體表現形式，以國家機關、事業單位和團體組織為主體，遵循市場經濟發展客觀規律的基礎之上，購買商品或者勞務的行為活動。本文以政府采購代理機構企業內控現狀分析為主要出發點，剖析政府采購代理機構企業內部存在的一系列問題，重點探討優化與提高代理企業內部控制水平的措施，旨在為相關人員提供一定的借鑒與啟發。

關鍵詞：政府采購；代理機構；內控管理

一、政府采購代理機構企業內控現狀

（一）代理企業數量在不斷增加

政府采購代理機構企業數量呈現逐年增加趨勢。根據國家統計局所提供的數據資料顯示，截止到2017年12月31日，我國政府采購代理機構超過7000家，較2016年同期增加12.36個百分點，并且在未來的很長一段時間內，政府采購代理機構企業的數量還會不斷增加，這也是當前該行業發展的顯著特征。

（二）代理業務越發細化

現階段，政府采購代理機構企業所代理的業務越發精細化，由最初的單一業務逐步朝著多類別業務體系方向發展，具有專業化、類別化的鮮明特征。同時，隨著政府采購代理機構企業業務類別程度的精細化發展，其中所代理的業務數量也有所增加，政府采購代理機構企業根據不同類型的業務設置了相應的行業標準、操作流程，無形之中為政府采購代理行業的可持續發展做出了巨大貢獻。

（三）代理過程更加透明、專業與科學

政府采購代理行業的發展與我國社會進步、經濟水平提升存在必然聯系，在社會分工日漸精細化的今天，政府采購代理行業也將會逐漸朝著透明、專業與科學的方向發展，主要表現為代理過程這一環節之中。此外，在法治建設的今天，作為政府公共舉措的政府采購行為，日益受到全社會的廣泛關注，于是，對代理行業在透明化、科學化和專業化方面的要求程度較以往更是有所提高，即業務、服務和流程均要符合專業化要求，招標過程要做到公開透明、公正客觀，接受全社會的監督。

（四）代理企業管理與內部控制越來越現代化、專業化

在現代化的時代背景之下，政府采購代理機構企業的管理與內部控制越來越專業化與現代化，代理企業對內部控制給予高度關注，并將其納入到自身經營管理的戰略體系之中，加強對企業內部環境的優化控制，形成風險管理理念，對于潛在的風險進行及時評估，并生成可行性和科學性并存的風險應急預案。

二、政府采購代理機構企業內部問題

（一）審查制度不完善

政府采購代理機構企業內部存在審查制度不完善的問題，難以積極應對風險，特別是在潛在風險存在時更是無法起到積極正面的防范作用。現階段，絕大多數代理企業在內控管理過程中所設置的控制制度主要涉及文件編制、流程規范、業務培訓、崗位責任、檔案管理等方面，雖然設置了審查制度，但是卻存在人員身兼數職的情況，尚未形成獨立的審查部門，難以有效防范代理企業風險。

（二）印章與資料管理制度缺失

政府采購代理機構企業內部存在印章與資料管理制度缺失的問題，極易導致重要材料遺失情況的出現。通常來說，代理企業的各項資料由所屬部門保管，如果有需要各個部門則相互借閱查看，因缺乏完善的資料管理制度，使得重要資料在傳閱過程中極易出現遺失情況，不利于代理企業內控管理效率的提升。

（三）檔案管理手續和制度不健全

政府采購代理機構企業內部存在檔案管理手續和制度不健全的問題，在增加代理企業經營管理風險的同時，還會導致代理企業機密信息泄露現象的出現，對代理企業的長遠發展極為不利。當前，一部分代理企業的檔案管理制度設置過于簡單，并沒有配備專門的檔案管理專業人員，也尚未成立獨立的檔案管理部門，增加關鍵機密信息的泄露風險。

（四）缺少資金管理制度

政府采購代理機構企業內部存在缺少資金管理制度問題，難以充分保證代理企業的各項資金落實到位。即便某些代理機構已經設置了資金盤點制度，但是因缺乏對其的進一步修訂與完善，使得代理企業資金管理制度的流程過于簡單，內部控制效果不明顯。對于定期更換的不使用資產，代理企業尚未為其制定有針對性的管理辦法，通常的處理方式則是定點存放，無形之中增加了代理企業“徇私舞弊”的可能。

（五）客戶信息處理手段不嚴謹

政府采購代理機構企業內部存在客戶信息處理手段不嚴謹的問題，尚未根據客戶的實際情況設置相應的信息檔案，極易導致客戶流失情況的出現。一方面，代理企業所使用的信息管理軟件通常以基本的辦公室軟件為主，各部門之間的信息交流存在“孤島”現象，也尚未制定與客戶信息有關的備份制度。另一方面，在代理企業業務開展過程中，缺乏對客戶的信息管理，增加客戶信息遺失的風險，也使得客戶檔案管理出現混亂局面。

三、優化與提高代理企業內控水平措施

（一）優化并梳理業務流程

政府采購代理機構企業要優化并梳理代理業務流程，將此看做是提高自身企業內部控制水平的重要方式，促使代理企業的業務管理朝著規范科學、標準有序的方向發展。代理企業所代理的業務主要圍繞兩個方面，即商品和服務，因此，代理企業要在這兩大種類的基礎之上對企業的業務進行進一步的優化，全面了解企業的代理業務數量及類別，為代理企業業務流程的優化打下基礎。

（二）健全風險評估機制

政府采購代理機構企業要建立健全風險評估機制，對于代理業務中可能會存在的風險進行及時評估，并生成可行性和針對性并存的風向應對方案，從而將代理業務風險控制在最小范疇內。一方面，代理企業要明確自身的經營管理風險，主要包括四大方面，分別是經濟政策風險、市場競爭風險、企業內部風險、重大事件風險，對此，代理企業所設置的風險預警機制要立足于這四種風險的基礎之上，對其進行科學評估。另一方面，企業可以運用風險坐標法、敏感性分析法、情景分析法、壓力測試法、蒙特卡洛方法等對其自身的內部風險給予評估，為風險應對方案的制定提供必要依據。

（三）完善業務流程管理與控制機制

政府采購代理機構企業要完善業務流程管理與控制機制，在加強對業務流程管理的同時，不斷提高代理企業的內控水平。代理企業管理者要強化流程管理意識，形成以流程管理為主的管理理念，從思想意識上深刻認識到流程管理對企業經營管理水平提升的重要作用，并將流程管理的思想和精神傳遞給企業內部的每一位員工。在此基礎上，代理企業管理者要要加強對業務的內部控制，成立專門的業務控制部門，設置相應的規章制度，確保業務控制工作朝著制度化、規范化和科學化方向發展。

（四）搭建廣泛的交流和信息處理平臺

政府采購代理機構企業要搭建廣泛的交流和信息處理平臺，加強代理企業與政府之間、代理企業內部之間的溝通交流，根據客戶實際情況的不同設置相應的檔案，以便保證代理企業所得到的信息準確客觀。對此，代理企業要根據自身業務開展的實際情況建立與自身實際需求相承接的辦公自動化系統，在購入引進的基礎上，由專門的科研人員予以資助研發，并將此看做是代理企業內部信息溝通交流的主要途徑。此外，代理企業在注重內部信息交流的同時，還需要加強與客戶的信息交流，由專門的工作人員對客戶的信息進行搜集整理，建立以現代科學技術為主的信息交流平臺，以此作為提高代理企業內控管理水平的驅動力。

（五）加強企業評審與內部控制

政府采購代理機構企業要加強企業評審與內部控制，充分發揮評審與監督的功能效用，切實有效的提高代理企業內控管理水平。一方面，在評審層面要秉持公正客觀的原則，確保評審主體及評審內容具有多元化特征，所涉及的方面應該包括過程、效果、人員等多個層次，從而進一步強化評審的評估作用。另一方面，在監督層面要從的過程、效果和內部控制三個環節入手，并將此作為代理企業監督的重要內容，為代理企業的穩定發展奠定基礎。

四、結束語

綜上所述，政府采購代理機構企業內控的現狀較以往有所改善，企業數量有所增加，業務、過程及管理內控逐步朝著專業化、規范化、精細化的方向發展。但是，我們在看到政府采購代理機構企業內控發展成果的同時，也需要看到其中潛在的具體問題，如審查制度不完善、印章與資料管理制度缺失、檔案管理手續制度不健全、缺少資金管理制度、客戶信息處理手段不嚴謹等，針對其存在的問題，本文認為需要從優化并梳理業務流程、健全風險評估機制、完善業務流程管理與控制機制、搭建廣泛的交流和信息處理平臺、加強企業評審與內部控制幾方面入手，不斷優化與提高代理企業內部控制水平，降低政府采購代理機構企業管理風險。

參考文獻：

[1].加強內控機制建設防范化解運行風險提高財政管理水平[J].財政監督，2017，（24）：20-23.

作者簡介：張靜，中鋼招標有限責任公司。