文書檔案年度整理歸檔質量的策略分析

楊文

摘要：基于對文書檔案年度整理歸檔質量策略的研究，首先，闡述文書檔案年度整理歸檔，需要遵循內在聯系原則、區分價值原則。然后，分析文書檔案年度整理歸檔存在重視程度有待提升、收集難度較高等問題。最后，為提升文書檔案年度整理歸檔質量，給出加強重視程度、加強信息化管理等有效措施。

關鍵詞：文書檔案；年度；整理歸檔

文書檔案管理歸檔工作包含的內容有許多，比如，檔案管理以及文書處理等。因此，在文書檔案管理歸檔工作中，需要保證相關工作人員可以端正工作態度，認真對待各環節工作。文書檔案管理歸檔的工作，需要實行年度整理歸檔，年度整理規章主要是對本年度的文書檔案等進行統一的處理工作，高校文書檔案年度整理歸檔工作，對高校的發展具有重要影響。為保證文書檔案年度整理歸檔質量，需要采取有效措施。所以，本文將針對文書檔案年度整理歸檔質量提升策略等內容進行相應闡述。

1、文書檔案年度整理歸檔原則

1.1內在聯系原則

在展開文書檔案年度整理歸檔工作時，相關工作人員需要嚴格按照文書檔案的形成規律展開。文書檔案年度整理歸檔工作最主要目的并不是對其進行保存，而是對其中的內容進行充分利用，這樣才可以充分發揮出文書檔案的價值[1]。所以，在展開文書檔案年度整理歸檔工作時，需要始終遵循而內在聯系原則，這樣文書檔案的優勢可以得到發揮。

1.2區分價值原則

在展開文書檔案年度整理歸檔工作時，工作人員需要嚴格按照文書檔案的內容以及相關規定，將不同價值的文書檔案進行區分。這樣不僅可以保證文書檔案年度整理歸檔順利展開，而且可以在很大程度上為后續文書檔案的使用提供便利條件。

2、文書檔案年度整理歸檔存在的問題

2.1重視程度有待提升

從目前我國高校文書檔案年度整理歸檔工作中不難看出，許多工作人員并沒有意識到文書檔案年度整理歸檔工作的重要性[2]。產生這一問題的主要原因是，高校的領導與管理者沒有給予文書檔案年度整理歸檔工作更多的重視與關注，導致工作人員認識文書檔案年度整理歸檔可有可無，對高校的發展不會產生太大影響。同時由于對文書檔案年度整理歸檔造成忽視，導致文書檔案年度整理歸檔工作無法得到應有的資金支持，對文書檔案年度整理歸檔更好展開與有序進行產生制約。

2.2收集難度較高

因為沒有意識到文書檔案年度整理歸檔工作的重要作用，所以，在許多工作人員的工作理念中，會存在重視經營忽視檔案的意識。錯誤思想會不斷蔓延，導致工作人員在工作過程中不認真，在檔案歸檔與收集過程中缺乏全面性，倒是許多文書檔案內容無法被及時收集與整理。

3、提升文書檔案年度整理歸檔質量有效措施

3.1加強重視程度

文書檔案年度整理歸檔質量的提升，需要擁有正確的引導理念。因此，需要加強對文書檔案年度整理歸檔工作的重視程度，意識到文書檔案中的內容對高校發展的重要意義。在加強對文書檔案年度整理歸檔重視程度工作中，可以從以下幾點展開：第一，高校領導者與管理者需要首先認識到文書檔案年度整理歸檔的重要作用[3]。然后在高校的文書檔案管理部門，加強宣傳與教育工作，這樣才能促使各個工作人員意識到自身工作重要性，端正工作態度。第二，針對檔案工作人員需要加強教育培訓工作，促使工作人員在文書檔案年度整理歸檔工作中能夠擁有先進的理念與意識，從而不斷創新自身的文書檔案歸檔方式以及管理方式等。第三，學校方面針對文書檔案年度整理歸檔工作，需要加大投入力度，不僅需要加大人力資源的投入力度，更要加大資金的投入力度。因為文書檔案年度整理歸檔工作的展開，需要經費提供保障。所以，高校需要結合文書檔案年度整理歸檔工作實際情況，投入充足資金。

3.2加強信息化管理

在如今社會快速發展背景下，先進的信息技術以及互聯網技術等已經融入在人們的生活當中，并且為人們的日常生活以及工作等帶來很多便利。為提升文書檔案年度整理歸檔質量，需要實現文書檔案年度整理歸檔工作的信息化。比如，針對文書檔案構建信息化平臺，在信息化平臺中需要加強文書檔案內容錄入其中。這樣人們在查閱內容時，將會花費更少時間。與此同時，加強電子文化的整理歸檔。除此之外，還可以為后續的文書檔案修改工作提供更多便利，在對電子文件進行編號處理時，可以結合規定的要求，實現電子文件編號自動生成。在這一過程中，還可以將其中的內容數據進行打包處理工作，將其刻錄成光盤的方式保管。這樣不僅可以提升文書檔案年度整理歸檔質量，而且可以保證文書檔案的保管期限。在展開文書檔案年度整理歸檔工作時，需要嚴格遵守一文一件的處理方式，結合電子文件年度以及電子文件保管期限等，實現分別處理工作。不僅需要將正文與附件歸為一件文件，還需要將轉發文件與被轉發文件歸為一件文件。

結束語：

綜上所述，文書檔案年度整理歸檔工作在高校發展中占據重要組成部分。為實現高校的更好發展，需要意識到文書檔案年度整理歸檔工作的重要作用。工作人員需要端正工作態度，意識到文書檔案年度整理歸檔工作重要性，同時實現信息化管理工作。通過該種方式保證文書檔案年度整理歸檔各項工作順利進行，促使文書檔案管理工作可以朝著更加信息化與規范化方向發展。

參考文獻：

[1]劉萍.文書檔案管理的特點與創新策略的相關研究[J].科技風，2018（35）：263.

[2]凌瑞英.“互聯網+”背景下高校文書檔案管理的問題及對策探討[J].蘭臺內外，2018（06）：33-34.

[3]顏丙通.高校檔案檔號編制改革芻議——基于新版《歸檔文件整理規則》的啟示[J].檔案與建設，2018（07）：34-37.