水務公司檔案管理工作思考

隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國的水務事業(yè)也得到了長足發(fā)展，在企業(yè)的不斷發(fā)展中，對企業(yè)各類檔案管理工作也提出了更高的要求。檔案是一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術、科研和經(jīng)營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，同時作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極發(fā)揮著重要作用，檔案工作是企業(yè)科學管理的基礎是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營不可缺少的條件和重要保證，特別在市場經(jīng)濟條件下，檔案工作與企業(yè)的開拓發(fā)展緊密聯(lián)系，息息相關。在企業(yè)檔案工作的不斷發(fā)展和完善中，也形成了大量的業(yè)內(nèi)資料即工程檔案。

水務工程檔案管理是發(fā)展水務事業(yè)的基礎性資料，只有不斷提高水務檔案管理水平，高效利用水務工程檔案資源，才能確保更好的為人民服務。

一.水務公司工程檔案管理的重要性

工程項目檔案管理就是在工程建設、管理真實的記錄，他具有相關的憑證以及依據(jù)的作用。工程項目檔案的資料在工程的建設、維護、管理、改造等都具有極其重要不可替代作用，是公司工程技術管理人員勞動智慧結(jié)晶，是維護水務工程真實面貌重要的工作，它是貫穿整個工程項目建設全過程的。

任何一項工程項目從它的立項、項目的設計、項目的施工、竣工驗收，以及到項目的運行、項目的養(yǎng)護、項目的維修、項目的改造等等環(huán)節(jié)要經(jīng)過不同的階段、跨越的時間段也是漫長的。在這全過程里會由專業(yè)技術人員收集編制形成工程項目的檔案資料，但是每個工程項目資料的形成環(huán)節(jié)，或者是后期管理過程中出現(xiàn)任何紕漏都會產(chǎn)生隱患，甚者還會引發(fā)事故發(fā)生。因此對工程項目的檔案必須加強。另外工程項目檔案資料管理也是工程項目正常運行最基本保障。完善的工程檔案資料能讓以后的運行中，相關的管理人員能迅速熟悉整個工程的狀況，作好工程的維護以及維修改造，提高管理效率有重要作用，如果管理不到位會影響整個工程的運安全與效益。

工程內(nèi)部的資料是整個過程的真實記錄，工程施工過程的每一步都會對內(nèi)業(yè)資料產(chǎn)生重要的影響，因此，必須要收集起來才能全面的了解工程的進程。水務工程施工的過程中需要做的工作有很多，所以，必須要掌握更多的內(nèi)業(yè)資料。只有根據(jù)這些材料并與工程現(xiàn)場進行比較，才可以更好的了解施工隊伍的具體流程。在工程竣工之后，必須要進行驗收工作，同時，真實有效的進行記錄。除了對相關的數(shù)據(jù)進行記錄之外，還可以通過照片和錄像等影響資料來反應工程的進度。

工程檔案資料為工程信息的查詢提供了重要的參考依據(jù)，通過查找工程檔案資料，項目負責人可以做到有據(jù)可依，而不僅僅是憑借記憶來控制整個工程。

水務工程檔案資料可以對過去工程中采用的技術和采取的措施以及反饋信息等進行記錄，這就為以后的工程施工提供了很多的借鑒和參考。比如，工程資料當中的“竣工報告”和“施工小結(jié)”等總結(jié)的部分，會提供有關的工程數(shù)據(jù)資料信息和其中的優(yōu)點、缺陷等等，借鑒和學習這些檔案資料可以為以后的工程管理工作提供很多的依據(jù)和信息，進而大大提高施工的效率和質(zhì)量。

水務工程檔案管理是水務公司工作的重要部分，通過計算機的檢索系統(tǒng)對檔案進行查找的速度大大提高，同時具有相當高的查準率與查全率，大大提高了企業(yè)的服務質(zhì)量和工程檔案資料的使用效率。

二.水務公司檔案信息化建設的必要性

在這個信息化時代，檔案也是信息時代的重要組成部分，數(shù)字化是檔案信息化的重要手段。水務公司檔案室是保管和提供利用檔案信息的職能部門，是最有實用價值的信息資源庫，這就要求檔案工作在收集、保管、保護和利用手段等方面做出調(diào)整，能夠更好地去適應社會發(fā)展的形式。

檔案安全保障。工程圖紙檔案多為按要求折疊保存，且部分老檔案為手繪圖紙，多次翻折會對圖紙檔案本身帶來磨損。傳統(tǒng)載體檔案在數(shù)字化后，將來的整理、編目、統(tǒng)計、查閱、編研、開發(fā)等各項工作，都可不再動用檔案，并可對檔案進行封存管理，從而大大減少了對檔案的各種人為損害或自然侵害，大大提高檔案的安全系數(shù)，從而保障檔案實體的安全。

社會需求強烈。人們的時間意識越來越強，當遇到重要工程或者管線損壞等情況，可以盡快找到資料，為排查提供重要圖紙依據(jù)，不僅可以節(jié)省時間，也可以及時修復損壞管線，從而避免水資源浪費；水務公司各水站、水所分散在城市的各個地方，從各水站和水所到檔案室查檔案略有不便，費時又費力，通過公司辦公軟件將電子檔案進行傳輸，可充分發(fā)揮了檔案信息化作用，極大方便了各部門查檔。

三.水務檔案管理存在的問題

1.水務檔案跨區(qū)域查找困難

傳統(tǒng)的水務檔案管理是在本企業(yè)資料收集的基礎上建立起來的，這種管理能夠滿足本單位水務工作的發(fā)展需求，但是制約了與其他水務企業(yè)間的檔案整體規(guī)劃利用。如：同一工程中，分別由不同公司分段進行施工，而各公司只收集本企業(yè)施工部分的檔案，在后期工程的相關資料查找時就帶來了諸多不便。

2.水務工程檔案管理的信息化、專業(yè)化有待提高

很多地區(qū)的水務公司都實現(xiàn)了辦公自動化，但這并不意味著檔案管理方法的革新。真正的信息化管理是對信息技術和網(wǎng)絡的全面應用，不僅限于對資料的數(shù)據(jù)化和相應的檢索。目前水務工程檔案，尤其是圖紙的信息化利用缺乏專門的系統(tǒng)以更便于查找和使用。

3.施工管理原件不全

目前，在工程施工的過程當中，有時候下發(fā)的施工管理文件為復印件，沒有原件，這就不符合工程檔案管理質(zhì)量的需要

4.施工驗收原始簽證資料格式不符合要求

在工程開展工作之前，未對原始施工驗收簽證資料的內(nèi)容和格式進行明確、統(tǒng)一的約定，而是在施工進行的過程當中不斷的增添和更換相關的內(nèi)容和種類，這就使得不同資料在格式上不夠規(guī)范、統(tǒng)一，給裝訂組卷工作增加了一定的難度。

5.書寫不規(guī)范

原始資料書存在問題在書寫工程施工過程的原始資料的時候，有很多字跡潦草、不規(guī)范、錯別字等問題，對于修改過的地方也未蓋章和簽字，還有部分資料缺少簽字日期等問題，這就大大增加了工程檔案管理工作的難度。

四.水務工程檔案管理下一步的工作重點

1.進一步加強水務公司檔案管理

提高各部門對檔案的認識。檔案管理員不僅僅是坐在辦公室收集檔案，更應該走出庫房，深入到各部門，講解檔案管理的重要性以及相關檔案管理的知識，提高各部門兼職檔案管理員的業(yè)務水平，并協(xié)助主管部門領導，形成行之有效的檔案管理的監(jiān)管監(jiān)督體制。

2.提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)。

水務檔案管理員不僅要具備檔案專業(yè)管理知識，還應具備一定的水利工程專業(yè)知識，只有這樣，才能更細致、更合理、更符合工程特點地制定相應的水務工程檔案管理體系，有的放矢地要求水務工程專業(yè)技術人員及時歸檔，更好地做好企業(yè)檔案管理工作。

3.改變管理方式，豐富收集手段。

根據(jù)不同工程特點，拓寬檔案收集渠道，變被動為主動收集檔案資料，采取靈活多樣的收集手段，適應水務工程檔案管理的要求。對建設周期較長的大型工程檔案收集，應與施工現(xiàn)場資料員及其他施工部門保持聯(lián)系，及時溝通，隨時掌握工程進展情況，分階段催收檔案資料，盡量避免原始檔案資料遺失，從而保證工程檔案的完整性和連續(xù)性。對建設周期較短的小型工程檔案的收集，采取追蹤收集的辦法，主動到施工現(xiàn)場了解施工進度，及時掌握施工信息，指導和督促施工現(xiàn)場資料員，有針對性地收集檔案資料，從而保證檔案資料的完整性。

在新形勢下水務工程檔案管理工作是水務企業(yè)管理制度的重要組成環(huán)節(jié)，它對未來水務企業(yè)的發(fā)展具有十分深遠的意義。因此水務企業(yè)要優(yōu)化水務工程檔案管理工作、重點提高水務工程檔案管理工作的質(zhì)量和效率、提升水務工作人員整體的專業(yè)知識水平和服務素質(zhì)，使水務工程檔案管理發(fā)揮積極作用！

作者簡介：

潘琨，女，山東青島人，職稱：初級（檔案館助理館員），研究生