互聯網時代檔案管理面臨的挑戰與對策

徐代珍

（湖南工藝美術職業學院，湖南益陽 413000）

互聯網時代，各個領域的發展都離不開互聯網。在實際工作中運用互聯網技術存儲、處理各類數據，顯著提高辦公效率。當前，很多企業在檔案管理方面已經引入互聯網技術了，也取得一定效率。但是，由于實際運用中尚存諸多不足，所以尚未能真正發揮互聯網技術的作用，提高檔案管理的辦公效率與質量。總體上說，當前企業在通過互聯網技術進行檔案管理方面尚存下述問題。

1 借助互聯網技術進行檔案管理所需要解決的問題

近年來，網絡信息技術、計算機技術已經取得了較高的水平。在社會生活各個領域都廣泛應用互聯網。互聯網技術的應用極大的改變了傳統檔案管理。

1.1 轉變傳統檔案管理觀念

當前在檔案管理中已經普遍應用網絡信息技術，并逐漸完善管理模式與管理方法。隨著互聯網技術的應用必然會轉變傳統的檔案管理方法與觀念。

1.2 變更檔案管理的模式與管理方法

基于互聯網的檔案管理是區別于傳統的檔案管理模式與方法的，其強調在文件辦理結案后及時做好歸檔工作，并利用網絡向檔案部門傳遞信息，通過電子編碼技術可實現在不留痕跡的情況下進行編輯修改，更新檔案信息。

1.3 要求檔案管理人員提高綜合素質

計算機檔案管理要求管理人員必須具備較高的綜合素質，具有較高的安全意識，能夠全面了解互聯網管理流程。受長期管理模式的影響，傳統的檔案管理人員很難適應互聯網時代計算機檔案管理對人才的要求。新時期，要求企業必須構建標準化管理模式，只有這樣才能進行檔案管理，提高管理效率。提高檔案管理的素質與管理能力，是新時期做好檔案管理的關鍵之所在。

1.4 檔案管理必須做好網絡安全

互聯網時代要求檔案管理必須確保檔案信息安全，保證網絡安全。就這一方面來看，檔案管理主要面臨著被黑客攻擊，被病毒入侵等問題。這些問題均屬于網絡安全問題的范疇，一旦出現必然會對企業的檔案管理造成不利的影響。

2 優化檔案管理的策略

正如上文所述當前在檔案管理工作中越來越需要運用到互聯網技術。互聯網技術的運用極大的改進了檔案管理效率。其優勢作用主要體現在如下幾大方面：

首先，依托互聯網技術可組建檔案館網站，實現高效的開展網絡服務工作，方便檔案管理部門及時收集數據、信息，利用網上同步進行檔案管理服務。

其次，構建檔案管理數據庫。檔案管理部門可借助互聯網技術與其他信息管理部門形成緊密的合作關系，共同構建數據庫管理中心，提高查詢文件及共享電子文件信息的效率。

第三，可實現在線服務。借助互聯網的優勢，利用網上進行檔案管理服務，即實現在線管理服務。方便用戶進行咨詢，了解更多信息。此外，檔案管理部門還可通過互聯網匯編專題，查詢數據庫，利用電子信箱為用戶提供專業的服務，實現高效的管理工作。

第四，最后引入互聯網技術有助于豐富管理技術，轉變傳統的僅使用單一的方法進行檔案管理的問題。依托互聯網技術可提高輸入、檢索、存儲數據信息的效率。可直接利用網絡檢索取代傳統的利用人工逐一翻閱檔案，快速的獲取檔案信息，這有助于減輕檔案管理人員的工作壓力，提高工作效率。此外，還可進一步豐富存儲形式，比如利用音頻、視頻等方式進行存儲。

3 互聯網時代如何提高檔案管理效率

3.1 更新管理理念

毋庸置疑絕大多數企業都將獲取經濟效益作為基本目標。受此影響，部分企業的領導者錯誤的認為是否做好檔案管理無關緊要，其潛意識認為檔案管理工作并不能顯著的提高企業的經濟效益。因此日常工作中極易出現忽視檔案管理工作的情況，甚至不愿意投入技術、資金支持該項工作。此外，部分企業仍以紙質的方式進行檔案管理。隨著時間的推移，這些紙質的資料極易變黃，甚至變得模糊不清，其無法保證數據、信息的準確性。基于此，筆者認為領導者應該充分改變管理理念，尤其是廣大檔案管理人員應該順應時代發展，更新理念，形成信息化意識。充分意識到引入信息化管理的重要性。即有助于永久存儲檔案信息，且不會增加損耗，實現以最小的人力投入，提高檔案管理效率。總之檔案管理者應該順應互聯網背景，積極轉變自我管理理念、管理方式，推行信息化管理，從而全面提升檔案管理水平。

3.2 遵循“安全第一”的原則，切實做好檔案管理

企業應該結合檔案管理的特點，建立相關制度，保證其保密性。此外，各單位，還應結合實際情況有針對性的構建實用性的規章制度。加大宣傳，普及制度內容，讓廣大員工形成較高的法律意識。制度并執行制度，由專人監督管理。健全問責制度，明確各崗位所應該履行的職責，有效預防信息泄露的情況。一個企業通過檔案管理存放歷史數據，從這一方面來說保證檔案的安全性至關重要，其關乎企業未來發展。假設存在泄露檔案信息的情況，那么極有可能威脅到企業的利益，甚至影響其生死存亡。企業應該遵循“安全第一”的原則，切實做好網絡安全防護工作，營造良好的檔案存儲環境，積極引入先進的保密技術，定期檢測病毒，嚴格排查外來文件，始終保持較高的警惕性。

3.3 建立穩定性強的數據庫

互聯網時代，以數字的形式存儲檔案信息，利用計算機網絡傳輸數據信息，實現及時傳播與發布。客觀上說只有建立數據庫，才能實現數字化檔案管理。企業應該積極建立數據庫，并保證其穩定性。結合網絡傳輸標準建立數據庫，方便管理人員及時檢索檔案信息。21世紀，各種技術得以高速的更新迭代，所以應該盡量引用先進的管理軟件建立數據庫，以減少更換頻率。當前各領域普遍運用計算機網絡技術。雖說使用技術能夠實現高效的開展檔案管理工作，但是其中存在較大的安全問題也是不可忽視的。基于此，應該重視檔案數據管理，減少由于數據庫的建立而丟失數據的情況，繼而增加檔案管理的難度。

3.4 實行鼓勵機制

工作人員在計算機中錄入檔案信息、數據需要花費較長的時間與較多精力。另外，在具體輸入信息的過程中一旦出現差錯，就會造成很大的影響，所以還必須嚴格錄入，保證錄入的準確性。然而實際檔案工作中，往往需要錄入諸多復雜的信息，其不僅難度大，且極易出錯。加之錄入工作的特殊性，極易使工作人員產生疲勞感，加大出錯的機率。一旦出錯，又會形成連鎖反應，比如需要重新錄入等。如此一來，極有可能使工作人員積極性受挫。基于此，建議企業適當增加鼓勵機制，給予員工現金或者物質、精神等層面的鼓勵。從某種層面來說員工保持工作熱情，以十二分的熱情融入工作，是保質保量的完成檔案管理工作的前提條件。

3.5 提高工作人員素質

任何一項工作都離不開人。檔案管理也是一樣的，能否順利開展本項工作關鍵在于人力管理。隨著時代的發展，對檔案管理的綜合素質提出較高的要求。企業應該重視人才培養，定期委派專業人士開展員工培訓工作，引導員工及時掌握社會發展對人才的需要，及時更新管理理念，提高應對信息技術的能力。此外，通過適時的培訓，提高人員的安全意識及安全防范能力。做好人力管理，是企業切實做好檔案管理工作，優化工作效率，實現可持續發展的前提。

4 結語

檔案管理工作者應該順應互聯網時代，積極更新管理理念，深刻認識自身問題，積極引入先進的技術，提高自我綜合素質。只有這樣，才能提高檔案管理工作質量，順應社會發展需要，切實做好檔案管理，為企業發展保駕護航。