來華留學生的檔案管理

楊揚　湯胤

摘? ? 要： 留學生高等教育是我國高等教育的重要組成部分。為提高來華留學生高等教育質量，優化來華留學生高等教育管理，本文闡述留學生檔案管理的含義、內容和作用，以杭州部分高校為調研對象展開實證研究，了解留學生檔案管理現狀及存在的問題，從發展的角度提出完善留學生檔案管理的途徑。

關鍵詞： 來華留學生? ? 檔案管理? ? 杭州高校

一、來華留學生檔案管理概述

（一）來華留學生檔案的含義

檔案是指具有保存價值的原始記錄，留學生檔案是指“凡是記述和反映留學生來華學習、活動，具有保存價值的，并按照一定的規律，集中保管起來的文件材料都是留學生檔案”[1]。由此可知，留學生檔案真實記錄了留學生在華期間學習、生活、就業等方面的信息，是高校學生檔案的重要組成部分，對留學生教育管理有重要意義。但由于留學生檔案屬于外事檔案，留學生檔案的內容、管理模式等均具有自身的特點。

（二）來華留學生檔案管理的內容

教育部在高校外事工作基本原則中對高校留學生檔案管理提出了明確要求，即“外事檔案必須實行集中統一管理，確保完整、系統、準確和安全，便于開發利用……”[2]。但在具體管理過程中，由于留學生教育本身的特殊性和各校的實際工作情況，留學生檔案的歸檔類目和歸檔范圍缺乏統一標準，主要可以分為以下幾種檔案管理模式。

1.按留學的整個過程劃分，留學生檔案分為入學前材料收集和檔案建立、入學后檔案管理、離校后檔案保存和利用[3]。

2.按留學的學歷特點劃分，留學生檔案管理分為學歷層次類檔案管理、非學歷層次類檔案管理。

3.按檔案保存形式劃分，分為紙質檔案管理、電子檔案管理。

4.按教育管理內容劃分，分為日常管理類檔案管理、教學類檔案管理。

（三）來華留學生檔案管理的作用

留學生檔案是記錄留學生在華期間學習和生活的重要憑證，加強留學生檔案管理對深化留學生教育管理意義重大：（1）留學生檔案中關于文化背景、語言水平、風俗習慣等信息能為分班、專業設置、教學計劃制定提供依據，推動留學生教學服務和管理;（2）對留學生國籍、就業等情況進行分析，可適時調整招生政策，進一步拓展留學生招生市場;（3）科學規范管理和利用留學生檔案能有效促進國際人才交流，提高國際化教育水平。

二、杭州地區高校留學生檔案管理現狀

隨著我國的國際化地位的不斷提升和對外開放戰略的不斷升級，來華留學生的比例逐年增加。浙江省于2011年啟動“留學浙江行動計劃”以來，根據中國高等教育學會外國留學生教育管理分會于2019年3月發布的《來華留學年度報告》統計數據顯示，截至2017年，浙江招收來華留學生的高校共計51所，其中杭州是省會城市，高校相對較多又具有代表性。本文通過問卷調查和結構化訪談的形式對杭州部分高校展開實證調研，了解杭州高校來華留學生檔案管理現狀。

（一）留學生檔案管理參考依據

《高等學校檔案管理辦法》第八條明確規定，高校檔案機構的管理職責：負責接收（征集）、整理、鑒定、統計、保管學校的各類檔案及有關資料[4]。從杭州部分高校實證調研結果看，杭州各高校的檔案管理工作主要參考《高等學校檔案管理辦法》和《高等學校檔案實體分類法》與《高等學校檔案工作規范》三個政策文件。在實際工作中，杭州各高校普遍反映已有的關于留學生檔案管理的國家政策文件已不能完全有效指導當前的檔案管理工作，但沒有制定符合本校發展實際的關于留學生檔案管理的制度。

（二）留學生檔案管理模式

杭州各高校的留學生檔案管理由校檔案館統一管理，各相關部門分級管理，負責留學生檔案管理工作的多由行政人員兼職，管理模式如下：

1.由本校外事部門（國際交流處或國際教育學院）先統一管理留學生檔案，再于學年末將完整的檔案移交本校檔案館;

2.由本校外事部門（國際交流處或國際教育學院）或本校教學系部（各學院或各系）先各自統一管理留學生檔案，再各自于學年末統一交校檔案館保存。

3.由本校外事部門（國際交流處或國際教育學院）或本校教學系部（各學院或各系）獨立保存管理，不移交校檔案館。

（三）留學生檔案分類及歸檔范圍

留學生在華期間形成了各類文件材料，但依據本校實際，在杭高校的留學生檔案分類標準及歸檔范圍幾乎沒有完全相同的。

在留學生檔案分類標準上，部分高校的歸類標準是依據外事檔案的第五個二級類目（W15）要求;部分高校的歸檔標準是依據進修生、本科生、研究生的學歷層次分類。

在留學生檔案歸檔范圍上，比較統一的歸檔材料包括：護照復印件、HSK證書、高中畢業證書復印件、體檢表、入學申請表、成績單、個人獎懲材料、學籍管理材料（入學、轉學、休學、復學、退學等）、畢業論文材料、學位證書復印件、學歷證書復印件;有所區別的歸檔材料包括：畢業照、留學生畢業去向記錄表（家庭地址、工作單位、聯系方式等）、社會實踐報告、社會活動記錄等。

（四）留學生檔案管理利用

從實證調研的結果看，杭州各高校對留學生檔案的管理以紙質辦公為主，只有部分高校推行電子化辦公，有效并且深入利用了“來華留學生管理信息系統”。此外，各高校對留學生檔案的管理利用主要體現在編撰校史或年鑒、出具相關證明方面，并未在開展學術研究、拓展國際交流、調整招生或教學計劃等方面深入挖掘利用。

三、杭州地區高校留學生檔案管理中存在的問題

基于杭州部分高校留學生檔案管理實證調研現狀，本文了解到當前留學生檔案管理工作中存在的問題。

（一）留學生檔案管理參考依據不健全

當前，來華留學生的國籍類別日益增多，留學生的留學形式日益多樣化，作為指導留學生檔案管理工作的《高校檔案實體分類法》（1994年版）、《高等學校檔案工作規范》（1994年版）和《高等學校檔案管理辦法》（2008年版）的制度建設標準和檔案工作要求已不能完全適應當前留學生檔案管理的實際，已不能完全有效指導留學生檔案管理工作。

（二）留學生檔案管理模式不完善

縱觀留學生檔案管理模式，杭州高?；緦嵭行n案館統一領導、各相關部門分級管理的管理模式，但在實際操作過程中，表現為：（1）校檔案館的主要作用體現為接收、管理各相關部門移交的檔案，其指導、業務培訓的主導作用缺失;（2）主管留學生檔案的校檔案館、外事部門、教學系部缺乏溝通交流，存在各自為政的現象，易導致留學生檔案缺失、遺失;（3）負責留學生檔案管理的工作人員多由行政人員兼職，兼職行政人員通常不具備檔案管理專業背景，平時又缺乏上崗之后的專業培訓，導致專業能力不強。

（三）留學生檔案歸檔不完整

根據調研結果，在實際工作中，杭州各高校的留學生檔案歸檔材料存在歸檔類目雜亂、檔案材料收集不及時、畢業去向材料缺失等問題，其主要原因是檔案歸檔類目標準和范圍不明確，收集整理留學生檔案所牽扯的部門較多但缺乏溝通銜接，工作人員缺乏專業能力致使檔案管理意識不強等。

（四）留學生檔案開發利用率低

從杭州各高校對留學生檔案的管理利用看，各高校對留學生檔案的歸檔、整理、保存以紙質檔案為主，電子檔案為輔，信息化程度較低。此外，各高校對留學生檔案的利用基本上停留在查閱、出具證明等方面，較少積極主動地通過調研、統計等形式深入挖掘留學生的檔案信息。

四、優化來華留學生檔案管理工作的途徑

（一）完善留學生檔案管理制度

加快制度建設是完善留學生檔案管理工作的基礎和保障。基于發展實際，各高校要以《高等學校檔案管理辦法》《高等學校檔案實體分類法》《高等學校檔案工作規范》為參照，制定符合本校實際的留學生檔案管理制度，從制度建設上明確留學生檔案管理工作的原則和各管理部門的職責，明晰留學生檔案歸檔類目、歸檔期限、歸檔范圍和歸檔流程等，進而保證留學生檔案齊全完整。

（二）強化留學生檔案管理部門工作職責

當前，留學生檔案是由各相關職能部門收集整理再移交檔案館或獨自存放于各相關職能部門，這樣的管理模式極易造成檔案材料缺失或遺失。對此，作為具有統一領導職責的校檔案館應主動深入各相關職能部門進行專業指導，定期組織召開各相關職能部門工作交流協調會議，全過程監管留學生檔案管理的質量。同時，各高校應加強檔案管理工作人員的專業知識培訓，強化檔案管理工作人員的檔案管理意識。

（三）標準化留學生檔案歸檔類目和范圍

現階段，大多數高校的留學生檔案歸檔類目和范圍是參考《高等學校檔案實體分類法》和《高等學校檔案工作規范》中的W15要求，其歸檔類目和范圍比較簡單。隨著來華留學生比例逐年增加，各高校應根據自身實際，拓展細化留學生檔案的歸檔類目和范圍，并對入學前、入學后和離校后的留學生檔案及不同學歷層次的留學生檔案給予同等程度的重視。

（四）提高留學生檔案開發利用率

留學生群體的特殊性決定了留學生檔案相較于其他學生檔案更需要實現檔案資源的開放和共享，但就目前的工作實際看，各高校電子化辦公程度不高，對檔案的管理利用絕大部分仍處于保存階段，這就要求加強電子檔案建設，深入利用“全國來華留學生管理信息系統”，提高檔案管理工作的效率。要求我們利用現有檔案信息，通過數據統計、調研的方式，發揮其在招生宣傳、教學管理、日常管理、國際交流等方面的作用。

參考文獻：

[1]王利偉.建立來華留學生檔案追蹤機制探析[J].蘭臺世界，2011（4）.

[2]張曉嫻，郭海云，吳娜.高校留學生檔案管理的現狀及對策——以昆明醫科大學為例[A].新形勢下檔案資源管理服務[C].2014.

[3]楊保樂.廣西高校留學生檔案管理探析[J].檔案研究，2014（1）.

[4]中華人民共和國教育部.中華人民共和國教育部令第27號[EB/OL].http：//www.moe.gov.cn/srcsite/A02/s5911/moe_ 621/200808/t20080820_81841.html，2008.08.20.

基金項目：2018年浙江旅游職業學院青年教管課題2018JGYB04。