科學事業單位科研設備信息化盤點方法探討

江海波

摘 要：科研設備作為科學事業單位從事科學技術研究的必備物質基礎，對科研事業的發展起到關鍵性保障作用。科研設備的盤點是保障設備安全，實現設備資產賬卡物相符的重要手段。傳統的科研設備盤點方法高度依賴資產管理人員的責任心等個人素質，難以實現對科研設備精細、高效、優質的管理。針對該問題，本文基于編碼識別技術的應用和發展，依托LIMS（實驗室信息管理系統）系統提出科研設備信息化盤點的實施方法。

關鍵詞：科研設備盤點;LIMS系統;信息化

一、引語

科研設備是科學事業單位從事科學技術研究的必備物質基礎，是科學事業單位固定資產管理業務的重中之重。科研設備有著嚴格的存放條件和使用年限等要求，開展周期性的清查盤點、確保賬實相符是資產管理部門的核心工作之一。科學事業單位的科研設備價值較高、類別繁雜、數量龐大、新增迅猛，甚至部分科研設備經常在各專業實驗室間流轉使用，導致科研設備信息變動頻繁。因普遍存在“重購置，輕管理”的現象，科研設備盤點困難，難以真實反映庫存預警、保障水平等真實、準確和完整的數據信息。既要強化對科研設備的清查盤點，又要簡化實施操作，如何高效、準確地清查盤點并查看其相關屬性狀態是科學事業單位科研設備管理面臨的重要課題。

二、科研設備傳統盤點方法的弊端

傳統盤點方法完全依賴人工進行，盤點人員手持科研設備清單，按照清單登記的設備品種、入賬價值、存放位置、取得方式、使用年限、使用狀態、保管責任人等信息逐臺逐套核對實物，手工登記后再回到辦公室與臺賬信息比對。傳統盤點方式不僅繁重瑣碎，需耗費大量的人力物力，還容易發生漏盤、錯盤等差錯。科學事業單位受機構、人員編制控制，大多沒有成立專門的資產管理部門，資產管理職能分散在單位內部各職能部門;實驗室開展科研活動過程中流轉使用的部分儀器設備，用后未及時歸還至指定存放位置導致盤點時臺賬信息與實際存放情況不一致;管理人員數量有限，與龐大的固定資產數量不成比例，人工盤點記錄與臺賬核對時間較長，盤點誤差率較大，因而往往做不到賬、卡、物的一一準確對應。

為提高科研設備管控水平，做到賬卡物相符，亟須采用信息化技術手段完成清查盤點工作。目前已投入使用的LIMS系統（實驗室信息管理系統）已為科研儀器設備的數字化盤點奠定堅實的信息技術基礎。

三、科研設備信息化盤點架構

科研設備信息化盤點設計思路為：在LIMS系統中組成科研設備清查盤點小組，按職能分工完成盤點工作計劃的編制;將計劃信息傳輸到便攜式無線數據采集終端后，盤點人員手持該數據終端掃描科研設備上粘貼的固定資產標簽，終端實時將掃描數據上傳LIMS系統，LIMS系統后臺比對數據庫與現場掃碼信息，并自動標識異常信息供清查盤點人員處理。

LIMS系統中的儀器設備管理板塊為每一臺（件、套）儀器設備生成帶有二維碼的固定資產標簽。固定資產標簽左列為儀器設備基礎信息，包括：設備名稱、規格型號、入賬價值、入賬時間、固定資產編號、使用部門、使用年限、存放地點、保管責任人等;標簽右列為該臺（件、套）儀器設備專屬二維碼，通過掃描二維碼可以得到LIMS系統中該設備的所有信息。近年來，RFID（射頻識別）技術日趨成熟，因此將標簽中的二維碼改為電子標簽即構成RFID固定資產標簽，同樣能實現和前述固定資產標簽相同的功能。

四、科研設備二維碼標簽制作

相比條形碼，二維碼最大的優勢是信息儲量大，同樣規格的二維碼，儲存的信息量是條形碼的幾十倍之多。二維碼所表達的信息不再僅僅是一組簡單信息，而是一組加密鏈接和特定字符串，極大提高了數據采集和信息處理的速度，因而廣泛用于移動平臺應用，特別是終端掃碼設備更加常見，也更符合大眾現有的使用習慣。

科研設備類型繁雜、型號眾多。科研業務工作中大量存在同一型號的儀器設備擁有多臺以及部分儀器設備可以拆分使用的情況。為此，科研設備標簽采用傳統文字和二維碼相結合的制作方式。文字部分用于儀器設備基礎信息的描述，同時為確保每臺儀器設備的唯一性，將其出廠編號納入基礎信息中，方便與儀器設備銘牌中的信息比對。

科研設備清查盤點動態信息采用掃描固定資產標簽右側二維碼提取LIMS系統中對應字段方式進行讀取，并展示在手持終端上。不僅盤點人員可以快速讀取儀器設備的所有信息，儀器設備因科研業務需要處于流轉過程中的相關使用人員也可以輕松讀取信息。

科研設備投入使用時即可粘貼二維碼標簽，在設備生命周期內無須重新制作標簽，不僅節省時間，也避免標簽信息更新不及時的問題。

五、科研設備信息化盤點的實現

1.設立盤點小組和編制盤點計劃

通過LIMS系統安排本次科研設備盤點小組人員，結合科研設備分布及工作實際，由儀器設備管理人、使用人、財務等部門的相關人員組成的盤點小組，設置合理的盤點權限，明確小組成員操作、監督和審核分工。資產管理部門負責在LIMS系統中編制盤點計劃，確定盤點計劃的組織形式，可按照存放地點、使用部門、入賬時間、資產類別等為分類依據制定盤點計劃，確定盤點計劃涉及的科研設備、使用部門、使用人、盤點時間等。財務部門負責審核盤點計劃的合理性，確定有無漏項、錯項，負責對盤點結果進行對比核驗。盤點計劃審核通過后系統以通知形式下發至資產使用人，明確需配合盤點事項及時間，確保資產使用人在計劃指定的時間、指定的地點配合盤點。

2.實施盤點計劃

基于安卓平臺的便攜式無線數據采集終端可通過配置無線網絡，利用http協議發送和接收json數據，對LIMS系統科研設備管理模塊中的數據進行驗證、查詢和修改。通過掃描科研設備二維碼，將信息轉譯為字符串，自動與盤點計劃數據進行對比，終端彈出對比結果。盤點小組人員逐項操作后，完成使用部門、使用人、存放地點等信息的校驗并生成記錄。對于信息相符的，由LIMS系統自動判斷為校驗通過;對于信息不符的由盤點操作人點擊不通過，彈出不符項對話框，由盤點工作人員更正信息，系統生成記錄留痕并上傳。根據驗證結果，系統自動對每條記錄添加不同顏色的盤點結果標識;對于非本次盤點計劃內的設備項，系統提示其應所在的盤點計劃及信息，由操作人選擇是否添加盤點結果標識并納入本次盤點計劃。對于計劃中的漏項、錯項，經系統提示后由盤點人員進行相應處理，系統同時記錄相關信息。

3.盤點結果處理

在LIMS系統中可實時查詢盤點計劃完成情況及統計信息。盤點計劃全部執行完成后，LIMS系統自動生成盤點報告，包括科研設備盤盈盤虧、存放地點、使用狀態等統計信息;能重新將科研設備按使用部門、按存放地點、按分類生成清查清單，對比和標識變更項，備注顯示變更信息，提供變更記錄留痕查詢。

為改變科研設備傳統盤點方法對資產清查人員的依賴，本文探討了基于二維碼識別技術，利用LIMS系統實現科研儀器設備盤點的信息化，詳細闡述了信息化盤點的實現過程，不僅為更有效地管理科研設備提供了一種便于實現和操作的技術手段，更建立了完整的信息數據庫，實現高效便捷的數據查詢和反饋，完成由手工作業向信息化管理的轉變。

參考文獻

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